.jpg)
Страница-источник на сайте falconspace.ru
С чего начать автоматизацию бизнес-процессов? Чуть коснусь нашего опыта - мы программисты, и нам проще начать что-то считать, но понимание, что именно считать пришло далеко не сразу. Осознание этого стало отправной точкой для изменения нашего подхода.
Мы начинали вести подсчет производственных метрик (сколько задач сделано, часов затрачено и т.д.). Но не они должны делать погоду. У нас была куча метрик различных по исполнителям, проектам, таймлогу и т.д. Но при этом это не давало ожидаемый финансовый результат. Почему? Потому что это были метрики, не привязанные к ключевым показателям бизнеса.
Начать стоит с верхних показателей. Заведите таблицу Excel (лучше Google Disk таблицу для работы онлайн). Именно с этого и начинается ответ на вопрос, с чего начать автоматизацию бизнес-процессов — с финансового фундамента, а не с побочных метрик.
Главные показатели по месяцам (недель, кварталов - зависит от специфики бизнеса):
Для начала просто знайте их и ведите на регулярной основе. Это первый главный шаг.
Например, Расход - это ФОТ, Закупка материалов, Расходы на офис и т.д. Доход можно разбить по ключевым областям деятельности.
Примечание. Не нужно сейчас пытаться набить как можно более полную коллекцию показателей + использовать то, что плохо понимаете и не знаете, как использовать. Чем меньше показателей, тем лучше (они все должны быть живыми, а не для количества).
И фиксируйте ключевые метрики, от которых зависит ваш финансовый результат.
Пример: мы делаем проекты, проекты разбиты на этапы, а в этапах есть набор работ с оценкой часов. Чем больше часов мы закроем за месяц по этапам, тем больше будет выручка.
Таким образом, закрытые часы по смете (это еще не прямые деньги) - одна из ключевых наших метрик.
К элементу этапа привязаны задачи, по которым ведется таймлог (учет времени). Чем больше фактического времени затрачено на задачи в этапе, тем больше будет закрытых часов по этапу.
Т.е. это уже показатель 3 уровня - фактические часы задач влияют на оценочные часы элемента этапа, а те, в свою очередь, влияют на выручку.
Факт часы в этапах за месяц - тоже важный показатель, который нам надо измерять (и всегда больше декларативных оценочных часов - можно по истории отслеживать этот коэффициент и находить аномалии).
Если первые 2 шага в целом можно делать вручную (т.е. раз в месяц в Excel все отметить исходя из данных по банку), то шаг 3 уже потребует некоей автоматизации. Значимая информация должна как-то попадать в систему в виде числовых данных, на основе которой можно автоматизировать метрики.
Как можно собирать эти данные - самый простой вариант, обязать команду заносить данные в Excel в определенные формы. И затем используя разные вычисления обрабатывать их в Excel.
Этот способ имеет массу недостатков, но для начальной работы вполне подходит (напомню, что у нас задача - получать ключевые показатели и принимать на основе них правильные решения, а не идти в ногу со временем).
Альтернативный вариант - это создание системы учета, где у каждого сотрудника есть свой личный кабинет и он работает только через него. Все данные оседают в системе и их потом можно использовать для анализа. Это то, для чего мы создавали платформу FalconSpace.ru — как готовое цифровое решение, которое поможет автоматизировать бизнес-процессы даже для небольших компаний.
Любой показатель имеет набор связанных показателей, которые влияют на него.
Взять вес - на него влияют такие показатели как Количество потребляемых калорий, количество минут бега, количество шагов, количество потребляемой воды и т.д.
Поставьте цель по показателю, определите доп показатели и работайте над их улучшением. Здесь большой простор для фантазии, у каждого бизнеса это будет уникальная ситуация. Главное здесь - чтобы данные по показателям было собирать относительно несложно (иначе это будет очень трудоемкая затея, и вы просто забьете на все это в виду большой текучки). Преимущество такого подхода в том, что вы начинаете работать эффективно.
У вас есть категории продукции, менеджеры, работники и т.д. Кто-то работает лучше, кто-то хуже. Хорошо бы было понять, кто работает плохо. Еще важнее понять, почему что-то работает очень хорошо. Попытаться снять этот опыт и распространить на других.
Кто должен решать этот вопрос - конечно числа, показатели. Никакой субъективщины. Выявляйте лучшее по различным критериям и пытайтесь понять, в чем именно заключается этот локальный успех.
На этом шаге важно уйти от личных моментов, только цифры определяют результат.
Есть вещи, которые напрямую сложно сделать числом. Например, удовлетворенность покупателя. Объективно здесь не может быть оценки.
В этих случаях мы можем ориентироваться на субъективные оценки клиента или менеджера. Имея массу таких оценкой, вы уже можете делать какие-то выводы.
Оценка может быть как максимально полярной (Да или Нет), так и с градацией.
Другой пример - как оценить свою эффективность?
Любую деятельность можно оценить в виде числовых величин. Современные сервисы и программы для управления помогают автоматизировать сбор даже таких, казалось бы, субъективных данных.
Вот примерное такое у меня видение процесса цифровые технологии автоматизации бизнеса. Путь этот непрост.
Главная сложность - чтобы все необходимые данные поступали в систему. Но современные новые технологии дают возможность автоматизировать этот процесс, предоставляя автоматический сбор и обработку информации по каждому запроса к системе.
Но, имея такую систему показателей, вы сможете видеть реальную картину вашего дела, а также точно понимать, что из чего растет без необходимости прибегать к астрологии и другим специфическими способам ведения дел. И неважно, находитесь вы в Москве или в другом городе — цифровые решения предоставляют возможность удаленного доступа к управлению, что является ключевым преимуществом. Таким образом, обдумывая, с чего начать автоматизацию бизнес-процессов, начните с выстраивания этой четкой системы показателей.
.jpg)
.jpg)