Страница-источник на сайте falconspace.ru
.png "Создание системы показателей для учета в малом бизнесе")
Если коротко, система показателей - это набор таблиц, графиков по ключевым аспектам вашей деятельности. В статье разберем с чего начать создание системы показателей и что это дает.
Сколько нужно в следующем месяце вложиться в рекламу? Нужен ли нам еще один человек на производство? Сколько мы ориентировочно сможем заработать в следующем квартале? На что мы можем рассчитывать? Что нужно для того, чтобы сделать выручку N за год?
Все эти вопросы сложно решать, не имея данных, и без понимания из чего складывается конечный результат.
Показатели по сути раскладывают весь проект на цифровые составляющие.
Конечный результат - прибыль N руб.
Эти N руб получаются как разница Приход - Расход. Это тоже числа. И их тоже можно дальше декомпозировать.
В итоге мы придем к часам исполнителей, единицам товаров и т.д.
Для начала надо сделать такую декомпозицию и у каждого она будет своя.
Важный момент - мы не считаем цифры в отрыве от главного показателя. Мы из главного показателя получаем все остальные.
Конечно возникает соблазн начать учет того, что легко считать (например, оценки по удовлетворенности клиентов) - но как это влияет на прибыль? Есть ли прямая зависимость? Лучше сосредоточиться на тех показателях, которые напрямую влияют на конечный результат.
Получив такую декомпозицию (или ФОРМУЛУ) мы можем подставить текущие данные и понять почему мы имеем то, что имеем. Наш текущий результат - не случайность, а результат действия вашей формулы и текущих показателей.
Так зачем нужны эти показатели? Мы можем начать их подкручивать в нужную сторону. Сначала мысленно (в Excel), а затем на практике.
Мы получим количественные оценки влияния на прибыль. И сможем оценить и принять решение - пробовать это внедрять или нет.
Если мы не понимаем структуру своей прибыли, то будем как слепые котики все подряд пробовать - при достаточном количестве ресурсов (деньги, время, энергия, люди) мы тоже получим какой-то результат. Но зачем бродить в темноте, когда есть прекрасный маяк в виде системы показателей, ясно демонстрирующих куда надо двигать, чтобы получить дополнительную прибыль.
Звучит неплохо, но как все это учитывать и построить такую систему показателей?
Наверняка вы уже ведете учет каких-то показателей или вели, но периодически забывали заносить данные.
В моей практике ручной учет возможен только тогда, когда занесение данных будет 1 раз в месяц и только по самым ключевым параметрам. Если это будет чаще, то скорее всего просто будут пропуски и со временем система не будет работать.
Крайне важно, чтобы данные собирались автоматически (ну или хотя бы полуавтоматически, чтобы их можно было потом извлечь в любое время за прошлые периоды).
Данные должны храниться в цифровом виде с привязкой к датам. Иначе это не будет работать.
Где можно хранить эти цифровые данные
Желательно, конечно, минимизировать затраты за учет. Если это дорогой и ручной учет, то внедрение такой системы учета будет двигаться со скрипом. В идеале данные должны собираться косвенно и не требовать каких-то дополнительных внесений записей в систему.
К примеру, пользователи создают задачи, выполняют их, меняют статусы - это уже куча данных в системе, которые оседают в ней и на основе которых можно строить свои показатели.
Если есть бюджет и специалисты, то собирать данные в свою базу данных и создавать отчеты по ключевым показателям.
Если нет бюджета, то Excel в помощь - все показатели можно считать и там, просто будет больше ручного труда, не будет разграничение доступа, но для старта вполне подойдет.
Посмотрите на свою Формулу и подумайте, какие показатели вы уже можете автоматически собирать? Какие показатели вы могли бы потенциально начать вести учет в цифровом виде и каких ресурсов это потребует?
Каждый показатель мы должны измерять во времени. В целом не так важно абсолютное значение показателя, как его изменение во времени.
Конечные отчеты будут выглядеть примерно так:
Пример таблицы (и как ее реализовать на нашей платформе) можно посмотреть здесь.
У каждого показателя можно добавить подтаблицу, чтобы можно было понять из чего получилось это значение (кто сделал результат по нему, или кто недоработал).
В итоге у вас будет несколько подобных таблиц:
В нашей системе исполнения проектов считаются большинство параметров по основным областям. Плановые показатели ставятся на год. Цели на конкретное исполнение ставятся на месяц.
Весь учет показателей идет в базе данных, некоторые данные забираются по АПИ из других систем (например, Яндекс Метрика).
Если вы планируете начать создавать свою систему показателей, то план действий примерно будет такой:
