Как мы сделали CRM для нефтетрейдеров: учёт закупок, продаж, склада и клиентов за 3 месяца

Торговля нефтепродуктами — это B2B с длинными сделками, сложной логистикой и кучей документов. Клиенты (юрлица) закупают топливо оптом, поставщики отгружают, цены плавают каждый день. В такой нише без нормальной учётной системы — катастрофа.

Компания «НЕФТЕКОР ВВ» вела учёт в Excel. 6 файлов, 2000 строк, 4 менеджера путались в остатках, теряли счета. Мы разработали для них CRM на Falcon Space с 4 личными кабинетами — для менеджера по продажам, менеджера по снабжению, директора и бухгалтера. За 3 месяца и 350 тыс. рублей. Расскажу, как это изменило их работу.

Исходный ад: Excel, почта, потерянные заявки

Как работала компания до автоматизации:

• Менеджер по продажам получал заявку от клиента (по телефону), записывал в Excel-файл «Заказы».
• Передавал заявку менеджеру по снабжению (устно или по email). Тот искал поставщика, записывал в файл «Закупки».
• После поставки товар приходовался на склад (файл «Склад»), потом отгружался клиенту.
• Платежи фиксировались в отдельной таблице «Финансы».
• Директор раз в неделю просил свести всё вместе, чтобы понять прибыль. Это занимало полдня.

Ошибки были на каждом этапе: цену в заказе указали старую, товара на складе не оказалось, платёж не провели вовремя. Клиенты уходили к конкурентам.

Что мы сделали: 4 кабинета, единая база

Мы создали на Falcon Space систему, где все данные хранятся в одной базе, а каждый сотрудник видит только свою часть. Проект занял 3 месяца, бюджет — 350 тыс. руб.

Личный кабинет менеджера по продажам

Менеджер видит список клиентов, их заказы, историю платежей. Может создать новую продажу: выбрать клиента, указать вид топлива, объём, цену (цена подтягивается из прайса, но можно изменить вручную). Система автоматически проверяет: есть ли нужный объём на складе? Если нет — создаётся задача для менеджера по снабжению.

После отгрузки менеджер выставляет счёт, система отправляет его клиенту на email. Менеджер также видит, кто из клиентов просрочил оплату, и может отправить напоминание.

Личный кабинет менеджера по снабжению

Этот сотрудник занимается закупками. Он видит список поставщиков, их цены, условия. Может создать закупку: выбрать поставщика, объём, цену. Система резервирует товар на складе (уменьшает доступный остаток).

При поступлении товара от поставщика менеджер отмечает приход. Система увеличивает остатки на складе и автоматически «подтягивает» заказы клиентов, которые ждали этот товар.

Также менеджер по снабжению видит дефицитные позиции и может заказать их заранее, до того, как клиент начнёт жаловаться.

Личный кабинет директора

Директор видит дашборд: выручка за месяц, себестоимость, валовая прибыль, количество отгруженных тонн, дебиторская задолженность. Все цифры в реальном времени. Может детализировать — кликнуть на выручку и увидеть список заказов, кликнуть на клиента — увидеть его историю.

Директор также управляет сотрудниками (добавляет, меняет роли) и справочниками (цены на топливо, список поставщиков).

Личный кабинет бухгалтера

Бухгалтер видит все финансовые операции: платежи клиентов, оплаты поставщикам, комиссии. Может выгрузить отчёт по НДС, сформировать акт сверки для клиента, подготовить платёжные поручения. Система автоматически считает себестоимость каждой партии (FIFO) и помогает распределять транспортные расходы.

Раньше бухгалтер тратил 2 дня в конце месяца на закрытие. Теперь — 2 часа.

Результаты через 4 месяца после внедрения

Из отзыва директора (устно): «Мы стали видеть реальную прибыль по каждой сделке, а не общую «среднюю по больнице». Менеджеры перестали спорить, кто прав. Всё в системе. Сэкономили время на отчётах».

Цифры:

• Время на выписку счета сократилось с 15 минут до 1 минуты (шаблон + автозаполнение).
• Ошибки в отгрузках (не тот товар, не то количество) снизились на 95%.
• Запасы на складе оптимизировали — дефицит исчез, залежавшихся позиций стало меньше на 30%.
• Директор получил возможность принимать решения по ценам мгновенно (видит реальную себестоимость).
• Окупаемость CRM — 8 месяцев.

Особенно ценно, что система интегрирована с 1С? Нет, на начальном этапе мы обошлись без интеграции. Но при необходимости добавим.

Почему эта CRM подойдёт не только для нефтетрейдеров

По такой же схеме можно построить учёт для любой торговой компании (оптовой или розничной): стройматериалы, продукты питания, медицинское оборудование. Нужно только поменять справочники (товары, поставщики) и добавить специфику (например, серийные номера для оборудования).

Основные принципы везде одни: продажи, закупки, склад, финансы, отчёты для директора. В Falcon Space это собирается из готовых компонентов за 2-3 месяца.

Если вы устали от Excel и хотите прозрачный учёт — напишите нам. Мы адаптируем это решение под вашу нишу. Стоимость — от 300 до 500 тыс. руб, окупаемость — от 4 до 8 месяцев.

Насколько полезной была статья?