Вы можете использовать либо универсальный механизм импорта-экспорта через Excel либо через API, причем адаптировав его под свои конкретные нужды.
В случае с Excel система выдает некий шаблон экспорта, который вы заполняете данными и загружаете в систему по бизнес-логике, которая будет прописана для данного импорта.
В случае с API вы можете программно из другой системы передавать данные по HTTPS протоколу в формате XML, JSON.