Страница-источник на сайте falconspace.ru
Когда вы работаете с мигрантами, каждая просроченная дата — это штраф. Когда вы работаете с заказчиками, каждый потерянный документ — это скандал. АНО «РЕЗЕРВ» занимается помощью иностранным гражданам: патенты, регистрации, разрешения на работу. У них десятки мигрантов, сотни документов, куча контрольных дат. И всё это велось в Excel — 5 файлов, которые постоянно путались.
Мы перевели их учёт в CRM на Falcon Space за 2 месяца. Бюджет — около 170 тысяч рублей. Теперь система сама напоминает о сроках, не даёт потерять ни одного документа, а менеджеры экономят часы каждый день. Расскажу, как это работает.
В агентстве работало два менеджера и бухгалтер. Информация о мигрантах была размазана по разным таблицам:
Менеджеры постоянно переключались между файлами, теряли связи, забывали обновлять данные. Патенты заканчивались — никто не напоминал. В итоге платили штрафы. Иногда до 50 тысяч рублей за одну просрочку.
Руководство решило: автоматизация окупится с лихвой.
Мы создали систему, где вся информация об одном человеке собрана в одной карточке. Больше не нужно открывать пять таблиц.
Карточка мигранта включает:
Всё в одном окне. Менеджер тратит секунды, чтобы найти нужную информацию.
Умные напоминания
Система автоматически отслеживает даты окончания патентов и регистрации. За 30, 14, 7 и 3 дня менеджер получает уведомление (прямо в Telegram или на почту): «У мигранта Иванова заканчивается патент через 14 дней». Он связывается с заказчиком и запускает процедуру продления. Штрафы ушли в прошлое.
Календарь контрольных дат
У каждого менеджера есть личный календарь, где видны все приближающиеся события: чей патент истекает, кому нужно продлить регистрацию, кому пора оплатить авансовый платёж. Можно фильтровать по дате, по заказчику, по стране мигранта.
Работа с заказчиками
Заказчики (работодатели) — отдельная сущность. У каждого свои реквизиты, контакты, договоры. К заказчику привязаны мигранты, которые у него работают. Менеджер видит, сколько мигрантов у каждого заказчика, какие патенты скоро истекают, и может отправить массовое уведомление: «Уважаемый Иван Иванович, у трёх ваших сотрудников через месяц заканчиваются патенты. Нужно продлить».
Раньше это делалось вручную через Excel и email — уходило полдня. Теперь — одна кнопка.
Бухгалтер в этой системе видит финансовую часть:
Раньше бухгалтер собирала платёжки из разных файлов, сверяла вручную. Теперь всё в одном отчёте. Ошибок стало в 10 раз меньше.
По словам руководителя АНО «РЕЗЕРВ» (из отзыва на Startpack): «Прекрасная команда разработчиков, доступная стоимость, креативный подход. Любая инициатива прорабатывается и воплощается в жизнь. Платформа Falcon Space удачно занимает промежуточную нишу между коробочным, но негибким решением и функциональной, но дорогостоящей разработкой "под заказ". Рекомендую!».
Цифры:
По такому же принципу можно вести учёт любых объектов, у которых есть сроки годности или действия:
Достаточно заменить таблицу «патенты» на «договоры аренды» или «страховки». Остальная логика остаётся той же: цветовая индикация, уведомления, привязка к клиенту.
Если вы хотите навести порядок в учёте клиентов, контрактов и контрольных дат:
Итого: 230-300 тыс. руб. Проект занимает 1-2 месяца. Окупаемость — за счёт предотвращённых штрафов и сэкономленных часов менеджеров (обычно 3-6 месяцев).
Excel — это прошлый век. Когда на кону реальные деньги и репутация, лучше довериться системе, которая ничего не забывает. Мы уже помогли АНО «РЕЗЕРВ». Поможем и вам.
.jpg)