Кейс: сервис для аутстаффинга – как мы сделали электронный журнал учёта мигрантов за 2 месяца

Когда вы работаете с мигрантами, каждая просроченная дата — это штраф. Когда вы работаете с заказчиками, каждый потерянный документ — это скандал. АНО «РЕЗЕРВ» занимается помощью иностранным гражданам: патенты, регистрации, разрешения на работу. У них десятки мигрантов, сотни документов, куча контрольных дат. И всё это велось в Excel — 5 файлов, которые постоянно путались.

Мы перевели их учёт в CRM на Falcon Space за 2 месяца. Бюджет — около 170 тысяч рублей. Теперь система сама напоминает о сроках, не даёт потерять ни одного документа, а менеджеры экономят часы каждый день. Расскажу, как это работает.

Почему Excel перестал спасать

В агентстве работало два менеджера и бухгалтер. Информация о мигрантах была размазана по разным таблицам:

• Один файл — личные данные мигранта (ФИО, страна, паспорт).
• Второй — патенты (номер, дата выдачи, дата окончания).
• Третий — регистрация по месту жительства (адрес, сроки).
• Четвёртый — заказчики (работодатели, контакты).
• Пятый — платежи (когда, сколько, за что).

Менеджеры постоянно переключались между файлами, теряли связи, забывали обновлять данные. Патенты заканчивались — никто не напоминал. В итоге платили штрафы. Иногда до 50 тысяч рублей за одну просрочку.

Руководство решило: автоматизация окупится с лихвой.

Как выглядит CRM для учёта мигрантов

Мы создали систему, где вся информация об одном человеке собрана в одной карточке. Больше не нужно открывать пять таблиц.

Карточка мигранта включает:

• ФИО, гражданство, дата рождения, паспортные данные.
• Список всех патентов (их может быть несколько, если продлевал). По каждому патенту видно: номер, дата выдачи, дата окончания, статус (активен, истекает, просрочен). Сроки подсвечиваются цветом: зелёный — всё в порядке, жёлтый — осталось меньше месяца, красный — пора бить тревогу.
• Информация о регистрации: адрес, срок действия, статус.
• Ссылка на заказчика (работодателя), у которого мигрант работает.
• История платежей: когда и сколько заплатил за патент.
• Заметки и файлы (скан паспорта, фото патента, договор с заказчиком).

Всё в одном окне. Менеджер тратит секунды, чтобы найти нужную информацию.

Умные напоминания

Система автоматически отслеживает даты окончания патентов и регистрации. За 30, 14, 7 и 3 дня менеджер получает уведомление (прямо в Telegram или на почту): «У мигранта Иванова заканчивается патент через 14 дней». Он связывается с заказчиком и запускает процедуру продления. Штрафы ушли в прошлое.

Календарь контрольных дат

У каждого менеджера есть личный календарь, где видны все приближающиеся события: чей патент истекает, кому нужно продлить регистрацию, кому пора оплатить авансовый платёж. Можно фильтровать по дате, по заказчику, по стране мигранта.

Работа с заказчиками

Заказчики (работодатели) — отдельная сущность. У каждого свои реквизиты, контакты, договоры. К заказчику привязаны мигранты, которые у него работают. Менеджер видит, сколько мигрантов у каждого заказчика, какие патенты скоро истекают, и может отправить массовое уведомление: «Уважаемый Иван Иванович, у трёх ваших сотрудников через месяц заканчиваются патенты. Нужно продлить».

Раньше это делалось вручную через Excel и email — уходило полдня. Теперь — одна кнопка.

Как бухгалтер перестал ошибаться

Бухгалтер в этой системе видит финансовую часть:

• Кто и когда оплатил патент (сумма, дата, статус).
• Кто должен оплатить в ближайшее время.
• Отчёт по начисленным штрафам (которых больше нет).

Раньше бухгалтер собирала платёжки из разных файлов, сверяла вручную. Теперь всё в одном отчёте. Ошибок стало в 10 раз меньше.

Результаты через три месяца

По словам руководителя АНО «РЕЗЕРВ» (из отзыва на Startpack): «Прекрасная команда разработчиков, доступная стоимость, креативный подход. Любая инициатива прорабатывается и воплощается в жизнь. Платформа Falcon Space удачно занимает промежуточную нишу между коробочным, но негибким решением и функциональной, но дорогостоящей разработкой "под заказ". Рекомендую!».

Цифры:

• Штрафы за просроченные патенты снизились до нуля (раньше были каждый месяц).
• Время на подготовку отчётности для заказчиков сократилось с 3 часов до 15 минут.
• Менеджеры перестали тратить время на поиск дат и теперь занимаются развитием отношений с заказчиками.
• Бухгалтер перестал путаться в платежах, всё привязано к карточке мигранта.

Почему эта CRM подойдёт не только для мигрантов

По такому же принципу можно вести учёт любых объектов, у которых есть сроки годности или действия:

• Аренда недвижимости (когда заканчивается договор аренды).
• Обслуживание автопарка (когда пора проходить ТО).
• Медицинские страховки (срок действия полиса).
• Сертификаты и лицензии у ваших сотрудников.

Достаточно заменить таблицу «патенты» на «договоры аренды» или «страховки». Остальная логика остаётся той же: цветовая индикация, уведомления, привязка к клиенту.

Сколько стоит такая система для вашего бизнеса

Если вы хотите навести порядок в учёте клиентов, контрактов и контрольных дат:

• Лицензия Falcon Space — от 150 000 руб.
• Настройка под ваши сущности (мигранты, патенты, заказчики) — от 50 до 100 тыс. руб.
• Настройка уведомлений (Telegram, email) — 20-30 тыс. руб.
• Обучение сотрудников — 10-15 тыс. руб.

Итого: 230-300 тыс. руб. Проект занимает 1-2 месяца. Окупаемость — за счёт предотвращённых штрафов и сэкономленных часов менеджеров (обычно 3-6 месяцев).

Excel — это прошлый век. Когда на кону реальные деньги и репутация, лучше довериться системе, которая ничего не забывает. Мы уже помогли АНО «РЕЗЕРВ». Поможем и вам.

Насколько полезной была статья?