Страница-источник на сайте falconspace.ru
Штраф за просроченный патент иностранного работника для юридического лица — до 1 миллиона рублей. А если таких патентов несколько десятков? У нас был клиент — АНО «РЕЗЕРВ», который постоянно попадал на штрафы, потому что учёт в Excel не выдерживал. Даты путались, менеджеры забывали продлевать, бухгалтер не успевала.
Мы перевели их учёт в CRM на Falcon Space. Система сама напоминает о приближающихся датах, хранит все документы в одном месте и исключает ошибки. Расскажу, как за 2 месяца и 170 тысяч рублей мы навели порядок и почему этот кейс полезен любому, кто работает с документами, имеющими сроки действия.
В агентстве работало 2 менеджера и бухгалтер. Информация о мигрантах была размазана по пяти таблицам:
Менеджеры постоянно переключались между файлами, теряли связи, забывали обновлять данные. А главное — никто не следил за датами окончания патентов. За 6 месяцев агентство выплатило около 300 тысяч рублей штрафов только по одной компании. Руководство решило: автоматизация окупится с лихвой.
Мы создали систему, где вся информация об одном мигранте собирается в одной карточке. Больше не нужно открывать пять таблиц. Проект занял 2 месяца, бюджет — около 170 тыс. рублей (лицензия + доработки).
Карточка мигранта
В ней собрано всё: ФИО, гражданство, дата рождения, паспортные данные. Отдельные блоки:
Менеджер тратит секунды, чтобы найти нужную информацию. Раньше уходили минуты или часы.
Автоматические напоминания
Система каждый день проверяет все патенты и регистрации. За 30, 14, 7 и 3 дня до окончания срока менеджер получает уведомление (в Telegram, на почту, или прямо в личном кабинете). «У мигранта Иванова патент истекает через 14 дней». Менеджер сразу связывается с заказчиком и запускает продление.
После внедрения штрафы за просрочку прекратились полностью. Первый месяц система «сэкономила» 50 тысяч рублей — именно столько раньше платили за этот период.
Календарь контрольных дат
У каждого менеджера есть персональный календарь, где видны все приближающиеся события по его клиентам. Можно фильтровать по заказчику, по стране мигранта, по типу события (патент, регистрация).
Работа с заказчиками (работодателями)
Заказчики — отдельная сущность. К каждому привязаны мигранты, которые у него работают. Менеджер видит, сколько мигрантов у заказчика, какие патенты скоро истекают. Можно отправить массовое уведомление: «Уважаемый Иван Иванович, у трёх ваших сотрудников через месяц заканчиваются патенты. Нужно продлить». Раньше для этого требовалось полдня ручной работы — теперь одна кнопка.
Бухгалтерский блок
Бухгалтер видит все финансовые операции: кто оплатил патент, кто должен, какие платежи предстоят. Отчёт по начисленным штрафам (которых теперь нет). Раньше бухгалтер собирала данные из разных файлов по 2 дня в конце месяца. Теперь — 15 минут.
Из отзыва руководителя АНО «РЕЗЕРВ» (Startpack): «Прекрасная команда разработчиков, доступная стоимость, креативный подход. Любая инициатива прорабатывается и воплощается в жизнь. Платформа Falcon Space удачно занимает промежуточную нишу между коробочным, но негибким решением и функциональной, но дорогостоящей разработкой "под заказ". Рекомендую!».
Цифры:
Окупаемость системы — около 4 месяцев (за счёт прекратившихся штрафов и сэкономленного времени).
По такому же принципу можно вести учёт любых объектов, у которых есть сроки действия:
Логика та же: заводите сущность с датой окончания, настраиваете уведомления за N дней, привязываете к клиенту. Всё.
Если вы хотите навести порядок в учёте клиентов, договоров и контрольных дат:
Итого: 230-300 тыс. руб. Проект занимает 1-2 месяца. Окупаемость — за счёт предотвращённых штрафов и сэкономленных часов менеджеров (обычно 3-6 месяцев).
Excel — это прошлый век. Когда на кону реальные деньги и репутация, лучше довериться системе, которая ничего не забывает. Мы уже помогли АНО «РЕЗЕРВ». Поможем и вам.
