Как мы перевели учёт мигрантов и патентов из Excel в CRM и перестали путать даты

Штраф за просроченный патент иностранного работника для юридического лица — до 1 миллиона рублей. А если таких патентов несколько десятков? У нас был клиент — АНО «РЕЗЕРВ», который постоянно попадал на штрафы, потому что учёт в Excel не выдерживал. Даты путались, менеджеры забывали продлевать, бухгалтер не успевала.

Мы перевели их учёт в CRM на Falcon Space. Система сама напоминает о приближающихся датах, хранит все документы в одном месте и исключает ошибки. Расскажу, как за 2 месяца и 170 тысяч рублей мы навели порядок и почему этот кейс полезен любому, кто работает с документами, имеющими сроки действия.

Проблема: пять Excel-файлов и куча штрафов

В агентстве работало 2 менеджера и бухгалтер. Информация о мигрантах была размазана по пяти таблицам:

• Личные данные (ФИО, страна, паспорт).
• Патенты (номер, дата выдачи, дата окончания).
• Регистрация по месту жительства (адрес, сроки).
• Заказчики-работодатели.
• Платежи (когда и сколько заплатили).

Менеджеры постоянно переключались между файлами, теряли связи, забывали обновлять данные. А главное — никто не следил за датами окончания патентов. За 6 месяцев агентство выплатило около 300 тысяч рублей штрафов только по одной компании. Руководство решило: автоматизация окупится с лихвой.

Как мы организовали учёт на Falcon Space

Мы создали систему, где вся информация об одном мигранте собирается в одной карточке. Больше не нужно открывать пять таблиц. Проект занял 2 месяца, бюджет — около 170 тыс. рублей (лицензия + доработки).

Карточка мигранта

В ней собрано всё: ФИО, гражданство, дата рождения, паспортные данные. Отдельные блоки:

• Патенты — список с номерами, датами выдачи и окончания. Статус отображается цветом: зелёный (всё в порядке), жёлтый (осталось меньше месяца), красный (просрочен).
• Регистрация — адрес, срок действия, статус.
• Заказчик — компания-работодатель с контактами.
• Платежи — история оплат.
• Заметки и файлы — сканы паспорта, патента, договора.

Менеджер тратит секунды, чтобы найти нужную информацию. Раньше уходили минуты или часы.

Автоматические напоминания

Система каждый день проверяет все патенты и регистрации. За 30, 14, 7 и 3 дня до окончания срока менеджер получает уведомление (в Telegram, на почту, или прямо в личном кабинете). «У мигранта Иванова патент истекает через 14 дней». Менеджер сразу связывается с заказчиком и запускает продление.

После внедрения штрафы за просрочку прекратились полностью. Первый месяц система «сэкономила» 50 тысяч рублей — именно столько раньше платили за этот период.

Календарь контрольных дат

У каждого менеджера есть персональный календарь, где видны все приближающиеся события по его клиентам. Можно фильтровать по заказчику, по стране мигранта, по типу события (патент, регистрация).

Работа с заказчиками (работодателями)

Заказчики — отдельная сущность. К каждому привязаны мигранты, которые у него работают. Менеджер видит, сколько мигрантов у заказчика, какие патенты скоро истекают. Можно отправить массовое уведомление: «Уважаемый Иван Иванович, у трёх ваших сотрудников через месяц заканчиваются патенты. Нужно продлить». Раньше для этого требовалось полдня ручной работы — теперь одна кнопка.

Бухгалтерский блок

Бухгалтер видит все финансовые операции: кто оплатил патент, кто должен, какие платежи предстоят. Отчёт по начисленным штрафам (которых теперь нет). Раньше бухгалтер собирала данные из разных файлов по 2 дня в конце месяца. Теперь — 15 минут.

Результаты через 3 месяца

Из отзыва руководителя АНО «РЕЗЕРВ» (Startpack): «Прекрасная команда разработчиков, доступная стоимость, креативный подход. Любая инициатива прорабатывается и воплощается в жизнь. Платформа Falcon Space удачно занимает промежуточную нишу между коробочным, но негибким решением и функциональной, но дорогостоящей разработкой "под заказ". Рекомендую!».

Цифры:

• Штрафы за просроченные патенты снизились до нуля.
• Время на подготовку отчётности для заказчиков сократилось с 3 часов до 15 минут.
• Менеджеры перестали тратить время на поиск дат и занялись развитием отношений с заказчиками.
• Бухгалтер больше не путается в платежах.

Окупаемость системы — около 4 месяцев (за счёт прекратившихся штрафов и сэкономленного времени).

Кому ещё подойдёт такой учёт

По такому же принципу можно вести учёт любых объектов, у которых есть сроки действия:

• Договоры аренды (когда заканчивается).
• Страховые полисы (авто, ДМС).
• Сертификаты и лицензии сотрудников.
• Гарантийные обязательства.
• Периодические платежи (подписки, абонементы).

Логика та же: заводите сущность с датой окончания, настраиваете уведомления за N дней, привязываете к клиенту. Всё.

Сколько стоит такая система для вашего бизнеса

Если вы хотите навести порядок в учёте клиентов, договоров и контрольных дат:

• Лицензия Falcon Space — от 150 000 руб.
• Настройка под ваши сущности (мигранты, патенты, заказчики) — от 50 до 100 тыс. руб.
• Настройка уведомлений (Telegram, email) — 20-30 тыс. руб.
• Обучение сотрудников — 10-15 тыс. руб.

Итого: 230-300 тыс. руб. Проект занимает 1-2 месяца. Окупаемость — за счёт предотвращённых штрафов и сэкономленных часов менеджеров (обычно 3-6 месяцев).

Excel — это прошлый век. Когда на кону реальные деньги и репутация, лучше довериться системе, которая ничего не забывает. Мы уже помогли АНО «РЕЗЕРВ». Поможем и вам.

Насколько полезной была статья?