.png)
Страница-источник на сайте falconspace.ru
.jpg "Глава 3. Как быть, если есть проблемы с организацией учета малого бизнеса?! #ПобегИзExcel")
Итак, в прошлых частях вы познакомились с предпринимателем Андреем и его проблемами с учетом. Давайте разберем какие могут пути решения этой ситуации.
Андрей сидел за своим рабочим столом, окружённый мониторами, блокнотами и таблицами. Он устало просмотрел очередную сводку продаж. Бизнес процветал, однако каждое утро начиналось с исправления многочисленных ошибок. Неточности в отчетах и сбои в процессах отнимали массу времени, что мешало сосредоточиться на развитии.
Легко контролировать все аспекты работы, когда мало сотрудников, а задачи единичные - можно проверить каждый важный шаг. С ростом численности сотрудников и усложнением бизнес-процессовсохранять контроль становилось все сложнее.
Андрей осознал, что сбои в работе связаны не только с техническими нюансами. Это систематическая проблема, угрожающая нанести ущерб всему бизнесу. Требовалось найти эффективный способ укрепления системы управления.
Он приступил к изучению возможностей автоматизации процесса учёта и управления данными, включая специализированные бизнес-платформы, способные предложить больше возможностей, чем классический Excel и облачные таблицы. Ему было важно понять, как перераспределить рутину, чтобы сосредоточиться на стратегических вопросах и долгосрочном планировании.
Новое решение должно было обеспечить контроль над процессами, снизить количество ошибок и автоматизировать рутинные задачи. В идеале, он хотел решить с помощью нового ПО целый ряд задач:
Андрей вынужден был признать, что Excel хороший инструмент на старте бизнеса, но он его уже перерос, его компания вышла на новый уровень, требовалось нечто большее.
Продвинутые облачные решения, специализированные CRM или ERP-системы. Вариантов было много, но каждый из них имел свои плюсы и минусы.
Что хорошего?
После работы с Google Таблицами, Андрей нашёл несколько продвинутых аналогов, таких как Airtable и Smartsheet. Они выглядели более гибкими и предлагали расширенные возможности, включая автоматизацию задач, уведомления о сроках, и возможность легко создавать различные отчёты. Всё это показалось ему интересным почти как Excel, только с дополнительными возможностями. В них можно было встроить автоматические процессы, чтобы система сама напоминала о просроченных задачах или запрашивала у сотрудников недостающие данные. Ещё одно преимущество возможность работать в облаке с любого устройства, но при этом без риска случайно потерять данные.
Что не понравилось?
Андрей быстро понял, что и у таких решений есть свои ограничения. Они всё равно строились на базе таблиц. Это по-прежнему ручной ввод данных, множество полей, которые сотрудники могут заполнять неправильно, и отсутствие строгой системы контроля. Андрей не был уверен, что, несмотря на все эти улучшения, его сотрудники перестанут допускать ошибки, а он сможет сократить время на управление таблицами.
Что хорошего?
Следующим шагом в его поиске стали CRM-системы (Customer Relationship Management), которые многие бизнесмены советовали для автоматизации работы с клиентами и продажами. Андрей изучил несколько популярных решений, таких как Битрикс24 и AmoCRM. Преимущества были очевидны: CRM позволяла не только хранить всю информацию о клиентах в одном месте, но и автоматизировать продажи, управлять заказами, контролировать выполнение задач. Всё это сулило уменьшение ручной работы и более точное ведение учёта. Андрей мог бы настроить автоматические напоминания о заказах, отправке продукции и даже интегрировать систему с маркетплейсами.
Что не понравилось?
Однако CRM-системы слишком сосредоточены на клиентах и продажах, но не решают его главной проблемы автоматизации учёта производства и склада. Это значит для контроля за производственными процессами ему всё равно придётся использовать сторонние инструменты, что приведет к дополнительной путанице.
Что хорошего?
Внимание Андрея привлекли ERP-системы (Enterprise Resource Planning). Это были настоящие «монстры» мира учёта: интегрированные платформы, которые управляли всеми аспектами бизнеса — от производства и складов до финансов и продаж. Решения вроде 1С, Odoo или SAP выглядели привлекательно. ERP-система позволила бы централизовать все данные, и он наконец избавился бы от необходимости вручную обновлять таблицы.
Что не понравилось
Сложность внедрения. ERP-системы требовали серьёзной настройки, обучения сотрудников и внедрения новых процессов. Долгий процесс интеграции в сочетании с высокой стоимостью - неоправданно высокие затраты для его бизнеса.
Что хорошего?
Андрей не сдавался и нашёл несколько гибридных решений. Это были системы, которые можно было кастомизировать под его нужды например, сочетание CRM с лёгкой ERP, где часть функционала позволяла управлять клиентами и продажами, а другая контролировать производство и склад. Платформы вроде Odoo или Zoho обещали гибкость настройки и расширение возможностей, когда бизнес вырастет ещё больше.
Что не понравилось?
Но Андрей снова вернулся к вопросу времени и сложности. Гибридные решения требовали серьёзной кастомизации, которую он не мог сделать сам. Это значило снова привлекать специалистов, тратить время на внедрение и обучение. Андрей чувствовал, что такие системы могут стать решением в будущем, но на данном этапе он не был готов к такому резкому переходу.
От избытка предложений и возможностей Андрей чувствовал себя растерянным. Каждый вариант казался заманчивым, но у каждого были свои ограничения. На одном из форумов он обратился к коллегам по цеху, чем пользуются они и что посоветуют.
Он даже не мог предположить, что в мебельном бизнесе все так печально.
И никто не смог сказать, что у него все удобно и хорошо настроено, работает без сбоев. Такая информация ввела его в замешательство.
Андрей понимал, что ему нужен комплексный подход: не просто учёт клиентов, не просто производство, а система, которая могла бы объединить всё это и без “костылей”. Ему хотелось контролировать развитие бизнеса, иметь возможность масштабироваться с минимальными затратами и не зависеть от изменений направления политических взглядов России и Запада.
Андрей понял, что зависимость от внешних факторов - высокие риски и сильная уязвимость, поэтому принял решение, что данные должны храниться на серверах компании, а не на внешних серверах.
Теперь, когда он рассмотрел все возможности, Андрей имел представление, что он хочет видеть в своей системе, понимал, какой функционал ему нужен и какие ожидания реальны.
Своя система учета - это стратегический шаг вперед.
Изучая многочисленные предложения (см. Приложение 1), Андрей обратил внимание на кастомизированную систему учета на базе платформы Falcon Space. Отечественная разработка предлагала ряд важных преимуществ:
Одна из главных проблем в Excel и Google Таблицах заключалась в том, что ошибки сотрудников часто оставались незамеченными до тех пор, пока не возникали серьезные сбои в процессах.
Это стоило времени, денег и, порой, клиентских нервов. Больше всего Андрею импонировало то, что разработка не велась с нуля. Платформа уже имела ряд готовых решений, которые нужно было адаптировать под конкретные задачи. Из них, как из конструктора, можно было за сравнительно короткое время укомплектовать систему, которая бы решала бизнес-задачи компании Андрея, а затем подстроить в деталях под решение мини-задач, за счет которых каждому работающему с системой было бы удобно работать без дополнительных инструментов.
В следующей части рассмотрим примеры конкретной системы
.jpg)
