Глава 4. Как может выглядеть система автоматизации учета предприятия? #ПобегИзExcel

Вместе с нашим героем найдем выход из сложной ситуации с учетом предприятия

Итак, в прошлых частях вы познакомились с предпринимателем Андреем и его проблемами с учетом. Давайте узнаем какой выход он нашел.

Итак, Андрей увидел прототип своей будущей системы учета в виде веб-сервиса с личными кабинетами. Он связался с менеджером, задал все интересующие вопросы и остался доволен беседой. Ему предложили описать видение того, как все могло бы быть в его представлении.

Концепт будущей системы - важный этап подготовки к работе. Он позволяет разработчикам увидеть целостную картину, что нужно заказчику.

С чего начать составление концепции? Что можно улучшить?

Разрозненные мысли Андрея с инсайтами и идеями нужно было зафиксировать и оформить в понятное описание. Это только на первый взгляд казалось простой задачей. Бизнесмен очень быстро осознал, что очень слабо представляет, как все должно выглядеть. Но он не сдался и начал фиксировать все свои идеи хаотично. Это заняло больше недели. Затем он начал свои идеи систематизировать по блокам.

Структурированные мысли стали скелетом для написания связной концепции от цели и идеи системы до описания ее основных и второстепенных функций.

Текущая система учёта больше не справляется с потребностями его растущего бизнеса. Таблицы, которые раньше помогали ему контролировать процесс, теперь стали причиной задержек, ошибок и путаницы. Андрей начал описание концепции с тех проблем, которые были для него самыми болезненными и острыми. Он описывал проблему, которая существует и описывал то, как он видит идеальное решение.

Он брал крупную проблему, затем разбивал ее на микропроблемы и все описывал. Работа была сложная, но увлекательная. Такое упражнение по декомпозиции крупных проблем помогло Андрею глубже вникнуть в ситуацию и обратить внимание на моменты., которые он оставлял без внимания.

Вот несколько ключевых направлений, которые он рассматривал:

Автоматизация рутинных процессов

Чем больше процессов можно автоматизировать, тем меньше вероятность человеческих ошибок. Например, вместо того чтобы вручную вносить данные о поступлениях материалов на склад, можно было бы интегрировать систему с поставщиками и маркетплейсами, чтобы данные обновлялись автоматически. Также можно было бы настроить автоматическую проверку складских остатков и отправку уведомлений о необходимости пополнения.

Создание накладных, заполнение типовых документов, подготовка типовых договоров с ручным вводом занимает время. Автоматизация заполнения документов и вывод их на печать сэкономила бы сотрудникам до 2 часов рабочего времени. А значит и обработка заказов ускорилась бы. Вместо 10 заказов в день они могли бы обрабатывать 15 и более.

Автоматизация могла бы существенно снизить нагрузку на сотрудников, а Андрею позволила бы сосредоточиться на более стратегических задачах.

Плюсы:

Снижение количества ошибок
Экономия времени
Меньше рутинной работы для сотрудников

Минусы:

Не все процессы легко автоматизировать.
Потребуются начальные вложения в интеграцию с другими системами.

Интеграция с внешними системами

Это могло бы упростить работу с партнёрами и маркетплейсами. Например, если система напрямую подключена к маркетплейсам, то заказы автоматически будут попадать в систему учёта, а информация о поставках будет обновляться в реальном времени. Такой подход сократит необходимость вручную переносить данные и снизит риск ошибок. В то же время одна и та же складская позиция не будет попадать на маркетплейс и в интернет-магазин, что избавит от путаницы и сбоев в поставках

Кроме того, интеграция могла бы быть полезной и для финансового учёта. Все данные о доходах, расходах и выполненных заказах автоматически синхронизировались бы с бухгалтерской системой, что упростило бы работу бухгалтера.

Плюсы:

Объединение разрозненных процессов в одну систему.
Ускорение обработки заказов и улучшение работы с контрагентами.
Снижение риска ошибок при вводе данных.

Минусы:

Интеграция требует времени на настройку и начальных затрат.
Потребуется обучение сотрудников для работы с новыми системами.

Создание чёткой системы контроля и уведомлений

Андрей всё чаще замечал, что его сотрудники забывают или неправильно заполняют данные, что приводило к проблемам с заказами и производством. Чтобы улучшить ситуацию, он решил рассмотреть систему внутренних уведомлений и контроля. Такая система будет автоматически сообщать о проблемах: например, если на складе заканчиваются материалы или производство задерживается. Это дало бы возможность реагировать на проблемы до того, как они станут критическими.

Уведомления могли бы отправляться не только ему, но и ответственным сотрудникам, чтобы каждый вовремя получал нужную информацию и не допускал сбоев в работе.

Плюсы:

Повышение уровня контроля над процессами.
Уведомления помогут предотвращать задержки и ошибки.

Минусы:

Необходимо тщательно прописать бизнес-процессы до мельчайших деталей.
Требуется разработать систему оповещений и её настроить корректную работу.

Разграничение зон ответственности через личные кабинеты

Одной из ключевых проблем Андрея было то, что каждый сотрудник мог вносить изменения в общие таблицы, что часто приводило к ошибкам и путанице. Андрей понимал, что нужно установить чёткие зоны ответственности, чтобы каждый сотрудник отвечал только за свою часть данных.

Идея с личными кабинетами ему давно нравилась и приобретала все более четкие очертания. Каждый сотрудник мог бы работать в своём личном кабинете, имея доступ только к тем данным и функциям, которые ему необходимы. Например, кладовщик видит только информацию о состоянии склада и поступлениях материалов, начальник производства — только данные о производственных заданиях, а бухгалтер — информацию о финансовых операциях.

Такая система не только улучшила бы контроль над работой, но и снизила бы вероятность человеческих ошибок. Более того, ограниченные права доступа помогли бы защитить конфиденциальные данные компании.

Плюсы:

Минимизация ошибок благодаря ограничению доступа.
Более чёткое распределение обязанностей и ответственности.
Повышение безопасности данных.

Минусы:

Необходимость разработки ролей
Понимание, какие функции и зоны ответственности должны быть у каждой из ролей в личном кабинете системы.
Потребуется время на внедрение и обучение сотрудников.

Улучшение прозрачности и аналитики

Андрей также задумался о том, что одним из важнейших элементов успешного управления бизнесом является прозрачность и доступ к аналитике. Он хотел бы видеть все ключевые показатели на одном экране: финансовые результаты, выполнение производственных планов, запасы на складе, показатели продаж и так далее. Для этого можно было бы создать дашборды, которые показывали бы реальное состояние дел в режиме реального времени.

Особенно привлекательно выглядела идея автоматизации создания квартального и годового отчета и отчета в налоговую. Ведь эти виды работы всегда отнимали массу времени и сил.

Андрей представлял себе, как он заходит в личный кабинет и сразу видит, где есть проблемы — например, задержка с выполнением заказа или критические остатки материалов на складе. Это позволило бы не только быстрее реагировать на проблемы, но и принимать более взвешенные решения на основе объективных данных.

Плюсы:

Упрощение принятия решений за счёт доступа к актуальной информации.
Быстрая реакция на сбои в работе.
Возможность анализа результатов работы в динамике.

Минусы:

Разработка аналитических инструментов требует времени и средств
Не факт, что любой отчет можно автоматизировать.

Заключение

Андрей понимал, что для укрепления своей бизнес-системы необходимо комплексное решение. Простое исправление ошибок больше не работало — нужно было вводить автоматизацию, улучшать контроль за сотрудниками, разграничивать зоны ответственности и обеспечивать прозрачность данных. После рассмотрения всех вариантов он пришёл к выводу, что разграничение зон ответственности через личные кабинеты — один из ключевых шагов, который позволит ему повысить точность и снизить риски.

Андрей представил несколько примеров экранов своей системы:

Дашборд для руководителя — на главной странице Андрей видит сводные данные по заказам, производству и складу. Всё, что нужно для управления бизнесом, собрано в одном месте.
Таблица с производственными метриками — здесь отражены задачи каждого сотрудника: статус выполнения, запасы материалов, затраты времени. У каждого сотрудника — своя версия этой таблицы, с ограниченным доступом только к его данным.
Форма для работников — это простой интерфейс, где сотрудники вносят данные о проделанной работе, отмечают завершённые этапы производства и добавляют информацию о расходе материалов. Никто больше не может случайно удалить важные строки или ошибиться в расчётах.

Каждый аспект его бизнеса был бы покрыт одной системой. И самое главное — больше никаких разрозненных таблиц и путаницы с доступами. Одна база данных с чётким разграничением прав.

О проектировании личных кабинетов читайте в следующей главе.

Теги: от Excel к CRM (5)