Андрей представил свою будущую систему учета вполне четко. Это веб-оболочка или сайт, расположенный на внутренних серверах компании. Со своего компьютера он через браузер или специальное веб-приложение в свою бизнес-систему интерактивный центр управления его мебельным производством.
Логин-пароль и перед ним открывается личный кабинет руководителя. Здесь собрано всё, что необходимо видеть руководителю производственной компании, чтобы держать руку на пульсе бизнеса: заказы, производство, склад, финансы.
Как в идеале может выглядеть решение?
Главная страница. Дашборд - всё на виду
На главной странице Андрей видит дашборд, где ключевые показатели его бизнеса собраны в одном окне:
Финансы: доходы, расходы, чистая прибыль.
Заказы: неоплаченные заказы, подтвержденные заказы, которые еще не в работе, сколько единиц мебели в производстве, сколько уже готово, сколько отправлено клиентам.
Производство: количество выполненных изделий, загрузка каждого цеха, отставание от сроков.
Склад: остатки материалов — древесины, фурнитуры, лаков и красок.
Каждый индикатор - это живая цифра. Если что-то пошло не так, система подсвечивает это красным. Андрей сразу видит, где возникла проблема и требуется его внимание.
Детали. Поиск причины проблемы
Каждый блок дашборда главной страницы позволяет посмотреть подробности, выяснить причины и своевременно вмешаться.
Андрей замечает, что на диаграмме по выполнению заказов появилась красная зона — один из заказов на набор столов и стульев задерживается уже третий день. Он кликает на этот показатель и проваливается в раздел "Производство".
Перед ним открывается таблица с задачами по каждому цеху:
Цех деревообработки: распиловка и подготовка деталей.
Цех сборки: сборка каркасов.
Цех покраски: нанесение лака и финальная отделка.
На экране видно, что Цех покраски не успевает выполнить свою часть работы. Андрей кликает на этот участок и видит детализированный отчёт:
Конкретная партия мебели задерживается.
Ответственный за покраску — Иван Семёнов.
Причина: закончился лак нужного оттенка.
Теперь Андрей видит, где именно произошёл сбой, и может быстро решить проблему: заказать новый лак или перераспределить задачи между другими сотрудниками.
Анализ склада причина проблемы
Андрей переключается на раздел «Склад» и видит остатки материалов. В отчёте сразу бросается в глаза: лак цвета «Орех» закончился ещё неделю назад. Заявка на него отправлена, но на складе поставщика его нет.
Система показывает:
Когда был последний заказ на этот лак.
Кто отвечал за его контроль.
Почему новый заказ не был оформлен вовремя.
Андрей понимает, что проблема не в Иване — он просто не получил нужный материал для работы. Теперь он знает, что нужно улучшить: настроить автоматические уведомления о критических остатках материалов, чтобы подобное не повторялось, а также то, что нужно включиться в решение проблемы, связаться с поставщиком или найти альтернативу.
Финансы. Все под контролем
В разделе «Финансы», Андрей может отслеживать:
Доходы и расходы по каждому заказу.
Просроченные платежи от клиентов.
Планируемые расходы на ближайший месяц.
В одном из отчётов подсвечивается просроченный платёж от крупного клиента. Андрей открывает карточку клиента и видит:
Когда была отправлена продукция.
Какие уведомления уже были отправлены клиенту.
Кто из менеджеров отвечает за это взаимодействие.
Теперь он может связаться с ответственным менеджером и уточнить, почему оплата до сих пор не поступила и при необходимости подключить других специалистов или урегулировать вопрос самостоятельно.
Уведомления. Быть в курсе важных событий
Система также присылает Андрею внутренние уведомления, которые помогают ему быть в курсе всего:
"На складе критические остатки лака цвета «Орех». Срочно требуется пополнение!"
"Заказ №304 задерживается на этапе покраски."
"Клиент Иванов не оплатил счёт на сумму 120 000 руб."
Каждое уведомление ведёт к источнику проблемы. Теперь Андрей реагирует на сбои сразу, а не разбирает их через несколько дней, когда ущерб уже нанесён.
Андрей точно знает, что каждый сотрудник работает в своём личном кабинете и отвечает строго за свою зону ответственности:
Кладовщик видит состояние склада, регистрирует поступление древесины, фурнитуры, лаков и других материалов, а также кто, когда выписывал те или иные позиции. Так можно отследить движение продукции на предприятии.
Начальник цеха следит за загрузкой производства, распределяет задачи и контролирует сроки.
Бухгалтер (его мама) работает с отчётами по затратам и доходам, контролирует платежи и формирует отчёты для налоговой.
Менеджер по работе с клиентами фиксирует заказы и изменение их статуса, отправляет их в работу и следит за своевременной отгрузкой заказов.
Каждый сотрудник видит только ту информацию, которая относится к его зоне ответственности. Никто не может случайно стереть важные данные, изменить отчёт или влезть в чужие задачи, что минимизирует количество ошибок, облегчает их поиск и корректировку.
Фокус на рост бизнеса
Андрей как руководитель видит целостную картину. В своём личном кабинете он может:
Оценить общее состояние бизнеса за день, неделю, месяц.
Быстро выявить узкие места и причины ошибок, задержек, возникающих регулярно или разово проблем.
Контролировать финансы и работу ключевых сотрудников.
Теперь он не тратит часы на поиски ошибок в таблицах, а принимает решения на основе актуальных данных в реальном времени. Это позволяет оперативно реагировать на ситуацию и принимать стратегически верные и своевременные шаги. способствующие росту бизнеса.
Стратегический взгляд
В своей системе Андрей наконец-то видит то, к чему стремился:
Прозрачность на всех уровнях бизнеса.
Контроль над каждым этапом производства мебели.
Оперативное устранение проблем.
Доступ к данным в один клик.
Он больше не зависит от таблиц и ручного контроля. Теперь у него есть единая бизнес-система, которая позволяет расти, не теряя контроль над деталями.
«Вот как это должно работать. Это не просто программа — это мой главный инструмент управления бизнесом. Время действовать!» подумал Андрей, закрывая ноутбук.
Таблица. Сравнение Excel и учетной системы
Аспект
Учетная система
Excel
Гибкость
Высокая, за счет настраиваемого интерфейса и дашбордов
Высокая, но требует ручной настройки таблиц
Хранение данных
Единая реляционная база данных (например, SQL Server)
Разбросанные файлы, плохо масштабируются
Индивидуальный доступ
Личный кабинет с персонализированными функциями
Все пользователи имеют одинаковый доступ
Интерфейс
Веб-интерфейс с дашбордами, формами и таблицами
Табличная структура с простым вводом данных
Доступность
Доступ с ПК, планшета и телефона
Доступен на устройствах с установленным Excel
Уведомления
Пуш-уведомления и внутренняя система уведомлений
Нет встроенной системы уведомлений
Интеграция с внешними системами
Легкая интеграция, может уменьшить ручной труд
Сложная или невозможная интеграция
Поддержка командной работы
Улучшенные возможности с персонализированными кабинеты
Ограниченное, сложно реализовать совместный доступ
Безопасность данных
Высокая, с разграничением доступа и логированием
Безопасность может быть компрометирована
Автоматизация процессов
Высокая, регулярные операции могут быть автоматизированы
Требует ручного вмешательства и контроля
Теперь он был уверен: его мебельное производство готово к новому этапу развития.
Проектирование кабинетов
Андрей сидел за своим компьютером, вдохновленный идеей создания собственной системы учета. Теперь, когда концепция была ясна, пришло время переходить к проектированию личных кабинетов и ролей для каждого сотрудника. Он решил, что начнёт описание кабинетов с переноса модели, представленной в уже существующих таблицах, а затем дополнит функциями и вспомогательными элементами.
Кабинет начальника цеха
Основная задача: контроль за производственными процессами, распределение задач, обеспечение своевременного выполнения заказов.
Основные поля и разделы:
Панель управления производством:
Заказы
Статус каждого заказа (выполнено, в процессе, задержка).
Возможность отправлять уведомления начальникам цехов, менеджерам и сотрудникам склада.
Оперативные комментарии по проблемным задачам.
Прямые сообщения ключевым сотрудникам.
Документооборот:
Доступ к ключевым отчётам и договорам.
Коммерческие предложения и счета для клиентов.
Отчёты для налоговой и контролирующих органов.
Прогнозы и планирование:
Планирование объёмов производства на месяц и квартал.
Прогнозы по финансам на основе текущих данных.
Оценка рисков по основным показателям.
Дополнительные инструменты:
Возможность выгрузки данных в Excel, PDF, 1С.
Интерактивные графики и отчёты.
Инструмент для создания персонализированных аналитических отчётов.
Возможность быстро назначать задачи сотрудникам.
Сбор обратной связи от сотрудников
Создав эти простые макеты в Excel, Андрей решил показать их своей команде для получения обратной связи. Он пригласил кладовщика, начальника склада и бухгалтера и менеджера по работе с клиентами, чтобы обсудить, насколько удобно было бы работать в таких личных кабинетах.
Сначала они были немного удивлены тем, что Андрей снова использовал Excel, но, увидев, как удобно структурированы данные, быстро включились в процесс. Кладовщик предложил добавить отдельное поле для комментариев, где он мог бы отмечать не только фактические поступления, но и замечания по качеству материалов. Начальник склада высказался за возможность видеть статистику по поставщикам: кто чаще задерживает поставки и кто предоставляет лучшие условия. Бухгалтер предложил упростить интерфейс своего кабинета — слишком много цифр может сбить с толку, и лучше оставить только ключевые показатели.
Андрей внимательно слушал, записывал все предложения и понимал, что проектирование — это живой процесс. Ему предстояло не только настроить систему под свои нужды, но и учесть, как с ней будут работать люди. Однако, полученная обратная связь лишь усилила его уверенность в том, что система с личными кабинетами — это правильный путь.
Визуализация будущей системы
После сбора обратной связи, Андрей снова вернулся к своим наброскам. Теперь он видел, что каждое рабочее место должно быть не просто набором данных, а удобным инструментом, с которым сотрудники смогут эффективно работать каждый день.
Дашборды — теперь он мог добавить ключевые графики и метрики на главные страницы кабинетов, чтобы пользователи сразу видели текущее состояние дел.
Уведомления — он решил встроить функцию внутренних уведомлений, чтобы система автоматически оповещала сотрудников о критических ситуациях.
Простота интерфейса каждый кабинет должен быть максимально простым и понятным, без лишних функций, только то, что нужно для выполнения задач.
Андрей понял, что этот этап проектирования был важным шагом. Он уже видел, как сотрудники начнут работать в своих личных кабинетах, как ошибки сократятся, а производительность вырастет. В ближайшее время ему предстояло обсудить всё это с разработчиками и начать воплощение своей системы в жизнь.
Заключение
Создавая макеты кабинетов в Excel, Андрей не просто наметил структуру будущей системы — он начал думать, как каждый сотрудник будет взаимодействовать с ней. Теперь он был уверен, что своя система — это не просто способ автоматизировать процессы, но и инструмент, который позволит его бизнесу расти без лишних сбоев и хаоса. Читайте в следующей главе о выборе системы.
.jpg)
.jpg "Глава 5. Приступаем к проектированию системы учета. #ПобегИзExcel")
.png)
