Глава 5. Приступаем к проектированию системы учета. #ПобегИзExcel

Глава 5. Приступаем к проектированию системы учета. #ПобегИзExcel

Разберем на примере проектирование системы учета для предприятия.

Итак, в прошлых частях вы познакомились с предпринимателем Андреем и его проблемами с учетом. Давайте узнаем какой выход он нашел.

Андрей представил свою будущую систему учета вполне четко. Это веб-оболочка или сайт, расположенный на внутренних серверах компании. Со своего компьютера он через браузер или специальное веб-приложение в свою бизнес-систему интерактивный центр управления его мебельным производством.

Логин-пароль и перед ним открывается личный кабинет руководителя. Здесь собрано всё, что необходимо видеть руководителю производственной компании, чтобы держать руку на пульсе бизнеса: заказы, производство, склад, финансы.

Как в идеале может выглядеть решение?

Главная страница. Дашборд - всё на виду

На главной странице Андрей видит дашборд, где ключевые показатели его бизнеса собраны в одном окне:

  • Финансы: доходы, расходы, чистая прибыль.
  • Заказы: неоплаченные заказы, подтвержденные заказы, которые еще не в работе, сколько единиц мебели в производстве, сколько уже готово, сколько отправлено клиентам.
  • Производство: количество выполненных изделий, загрузка каждого цеха, отставание от сроков.
  • Склад: остатки материалов — древесины, фурнитуры, лаков и красок.

Каждый индикатор - это живая цифра. Если что-то пошло не так, система подсвечивает это красным. Андрей сразу видит, где возникла проблема и требуется его внимание.

Детали. Поиск причины проблемы

Каждый блок дашборда главной страницы позволяет посмотреть подробности, выяснить причины и своевременно вмешаться.

Андрей замечает, что на диаграмме по выполнению заказов появилась красная зона — один из заказов на набор столов и стульев задерживается уже третий день. Он кликает на этот показатель и проваливается в раздел "Производство".

Перед ним открывается таблица с задачами по каждому цеху:

  • Цех деревообработки: распиловка и подготовка деталей.
  • Цех сборки: сборка каркасов.
  • Цех покраски: нанесение лака и финальная отделка.

На экране видно, что Цех покраски не успевает выполнить свою часть работы. Андрей кликает на этот участок и видит детализированный отчёт:

  • Конкретная партия мебели задерживается.
  • Ответственный за покраску — Иван Семёнов.
  • Причина: закончился лак нужного оттенка.

Теперь Андрей видит, где именно произошёл сбой, и может быстро решить проблему: заказать новый лак или перераспределить задачи между другими сотрудниками.

Анализ склада причина проблемы

Андрей переключается на раздел «Склад» и видит остатки материалов. В отчёте сразу бросается в глаза: лак цвета «Орех» закончился ещё неделю назад. Заявка на него отправлена, но на складе поставщика его нет.

Система показывает:

  • Когда был последний заказ на этот лак.
  • Кто отвечал за его контроль.
  • Почему новый заказ не был оформлен вовремя.

Андрей понимает, что проблема не в Иване — он просто не получил нужный материал для работы. Теперь он знает, что нужно улучшить: настроить автоматические уведомления о критических остатках материалов, чтобы подобное не повторялось, а также то, что нужно включиться в решение проблемы, связаться с поставщиком или найти альтернативу.

Финансы. Все под контролем

В разделе «Финансы», Андрей может отслеживать:

  • Доходы и расходы по каждому заказу.
  • Просроченные платежи от клиентов.
  • Планируемые расходы на ближайший месяц.

В одном из отчётов подсвечивается просроченный платёж от крупного клиента. Андрей открывает карточку клиента и видит:

  • Когда была отправлена продукция.
  • Какие уведомления уже были отправлены клиенту.
  • Кто из менеджеров отвечает за это взаимодействие.

Теперь он может связаться с ответственным менеджером и уточнить, почему оплата до сих пор не поступила и при необходимости подключить других специалистов или урегулировать вопрос самостоятельно.

Уведомления. Быть в курсе важных событий

Система также присылает Андрею внутренние уведомления, которые помогают ему быть в курсе всего:

  • "На складе критические остатки лака цвета «Орех». Срочно требуется пополнение!"
  • "Заказ №304 задерживается на этапе покраски."
  • "Клиент Иванов не оплатил счёт на сумму 120 000 руб."

Каждое уведомление ведёт к источнику проблемы. Теперь Андрей реагирует на сбои сразу, а не разбирает их через несколько дней, когда ущерб уже нанесён.

Личные кабинеты сотрудников. Порядок, дисциплина, разграничение зон ответственности

Андрей точно знает, что каждый сотрудник работает в своём личном кабинете и отвечает строго за свою зону ответственности:

  • Кладовщик видит состояние склада, регистрирует поступление древесины, фурнитуры, лаков и других материалов, а также кто, когда выписывал те или иные позиции. Так можно отследить движение продукции на предприятии.
  • Начальник цеха следит за загрузкой производства, распределяет задачи и контролирует сроки.
  • Бухгалтер (его мама) работает с отчётами по затратам и доходам, контролирует платежи и формирует отчёты для налоговой.
  • Менеджер по работе с клиентами фиксирует заказы и изменение их статуса, отправляет их в работу и следит за своевременной отгрузкой заказов.

Каждый сотрудник видит только ту информацию, которая относится к его зоне ответственности. Никто не может случайно стереть важные данные, изменить отчёт или влезть в чужие задачи, что минимизирует количество ошибок, облегчает их поиск и корректировку.

Фокус на рост бизнеса

Андрей как руководитель видит целостную картину. В своём личном кабинете он может:

  • Оценить общее состояние бизнеса за день, неделю, месяц.
  • Быстро выявить узкие места и причины ошибок, задержек, возникающих регулярно или разово проблем.
  • Контролировать финансы и работу ключевых сотрудников.

Теперь он не тратит часы на поиски ошибок в таблицах, а принимает решения на основе актуальных данных в реальном времени. Это позволяет оперативно реагировать на ситуацию и принимать стратегически верные и своевременные шаги. способствующие росту бизнеса.

Стратегический взгляд

В своей системе Андрей наконец-то видит то, к чему стремился:

  • Прозрачность на всех уровнях бизнеса.
  • Контроль над каждым этапом производства мебели.
  • Оперативное устранение проблем.
  • Доступ к данным в один клик.

Он больше не зависит от таблиц и ручного контроля. Теперь у него есть единая бизнес-система, которая позволяет расти, не теряя контроль над деталями.

«Вот как это должно работать. Это не просто программа — это мой главный инструмент управления бизнесом. Время действовать!» подумал Андрей, закрывая ноутбук.

Таблица. Сравнение Excel и учетной системы

Аспект

Учетная система

Excel

Гибкость

Высокая, за счет настраиваемого интерфейса и дашбордов

Высокая, но требует ручной настройки таблиц

Хранение данных

Единая реляционная база данных (например, SQL Server)

Разбросанные файлы, плохо масштабируются

Индивидуальный доступ

Личный кабинет с персонализированными функциями

Все пользователи имеют одинаковый доступ

Интерфейс

Веб-интерфейс с дашбордами, формами и таблицами

Табличная структура с простым вводом данных

Доступность

Доступ с ПК, планшета и телефона

Доступен на устройствах с установленным Excel

Уведомления

Пуш-уведомления и внутренняя система уведомлений

Нет встроенной системы уведомлений

Интеграция с внешними системами

Легкая интеграция, может уменьшить ручной труд

Сложная или невозможная интеграция

Поддержка командной работы

Улучшенные возможности с персонализированными кабинеты

Ограниченное, сложно реализовать совместный доступ

Безопасность данных

Высокая, с разграничением доступа и логированием

Безопасность может быть компрометирована

Автоматизация процессов

Высокая, регулярные операции могут быть автоматизированы

Требует ручного вмешательства и контроля

Теперь он был уверен: его мебельное производство готово к новому этапу развития.

Проектирование кабинетов

Андрей сидел за своим компьютером, вдохновленный идеей создания собственной системы учета. Теперь, когда концепция была ясна, пришло время переходить к проектированию личных кабинетов и ролей для каждого сотрудника. Он решил, что начнёт описание кабинетов с переноса модели, представленной в уже существующих таблицах, а затем дополнит функциями и вспомогательными элементами.

Кабинет начальника цеха

Основная задача: контроль за производственными процессами, распределение задач, обеспечение своевременного выполнения заказов.

Основные поля и разделы:

  1. Панель управления производством:
  • Заказы
  • Статус каждого заказа (выполнено, в процессе, задержка).
  • Приоритетность заказов (срочные, стандартные, VIP).
  • Запланированные даты начала и окончания работ по каждому заказу.
  • Планирование расхода материалов по каждому заказу.
  • Количество единиц на складе
  1. Задачи для сотрудников цеха:
  • Список сотрудников
  • Должность
  • Список задач каждому сотруднику (например, покраска стола, сборка каркаса шкафа).
  • Сроки выполнения каждой задачи.
  • Статус выполнения задачи (в работе, завершено, задержка).
  • Комментарии к задачам.
  1. График работы сотрудников:
  • Табель сотрудников (рабочие часы, переработки).
  • Плановая и фактическая загрузка цеха.
  • Отчеты по производительности сотрудников.
  1. Журнал качества:
  • Замечания по качеству выполнения работ.
  • Фиксация брака и проблемных ситуаций.
  • Фотографии дефектов и бракованных изделий.
  1. Внутренние уведомления:
  • О просрочках по задачам.
  • О необходимости пополнения материалов.
  • О завершении этапов производства.

Дополнительные инструменты:

  • Возможность пересмотреть приоритет задач.
  • Отчеты о выполненных работах за период.
  • Интерактивный график производственной активности.
  • Возможность оформить заказ материалов на склад.
  • Уведомление о сроках поставки материалов.
  • Уведомление о  появлении заказанных материалов на складе по запросу к заказу.

Кабинет менеджера по работе с клиентами

Основная задача: коммуникация с клиентами, контроль выполнения заказов, обеспечение качественного клиентского сервиса.

Основные поля и разделы:

  1. Список клиентов:
  • ФИО клиента / название компании.
  • Контактные данные (телефон, email).
  • История взаимодействий (звонки, письма, встречи).
  • Текущий статус клиента (новый, в работе, завершён, повторный).
  1. Заказы клиентов:
  • Список текущих заказов с детализацией (наименование изделий, количество, стоимость).
  • Статус выполнения заказа (в производстве, на складе, отправлено, завершено).
  • Планируемая и фактическая дата отгрузки.
  • Проблемы по заказу (например, задержка производства, нехватка материалов).
  1. Коммуникация:
  • Журнал звонков и переписки с клиентом.
  • Шаблоны писем и уведомлений (например, сообщение о готовности заказа).
  • Возможность добавлять комментарии к заказам.
  1. Документы и оплата:
  • Коммерческие предложения.
  • Договоры.
  • Счета и акты выполненных работ.
  • Статус оплаты заказа (оплачено, частично оплачено, ожидает оплаты, отгружен/доставлен).
  1. Уведомления:
  • О задержке по заказу.
  • О завершении производства заказа.
  • О поступлении оплаты от клиента.

Дополнительные инструменты:

  • Быстрый доступ к карточке клиента.
  • Инструменты для формирования отчётов по клиентской активности.
  • Инеграция с мессенджерами и почтой.

Кабинет бухгалтера

Основная задача: финансовый учёт, контроль платежей, работа с документами.

Основные поля и разделы:

  1. Финансовые показатели:
  • Доходы за период (день, неделя, месяц).
  • Расходы (материалы, зарплаты, аренда).
  • Чистая прибыль.
  • Нераспределенные платежи.
  1. Счета и оплаты:
  • Реестр выставленных счетов.
  • Статус оплаты (оплачен, ожидает оплаты, просрочен).
  • Журнал платежей (даты, суммы, контрагенты).
  • Напоминания о сроках оплаты.
  1. Документооборот:
  • Договора и акты.
  • Накладные на поступление и отгрузку материалов и готовых изделий.
  • Налоговая отчётность.
  • Возможность выгружать отчёты в формате Excel, PDF.
  1. Зарплата сотрудников:
  • Расчёт заработной платы.
  • Учет авансов и премий.
  • Отчёты по начислениям и выплатам.
  1. Кредиторская и дебиторская задолженность:
  • Список контрагентов с просроченными обязательствами.
  • График платежей и погашений.
  • Оповещения о просрочках.
  1. Аналитические отчёты:
  • Динамика доходов и расходов.
  • Прогнозы по финансовым показателям.
  • Анализ рентабельности заказов.
  1. Уведомления:
  • О поступлении оплаты от клиента.
  • О предстоящих платежах по поставкам.
  • О завершении периода для подготовки налоговой отчётности.

Дополнительные инструменты:

  • Возможность выгрузки данных в сторонние бухгалтерские программы.
  • Инструменты для сверки с банком.
  • Автоматическая рассылка отчётов руководителю.

Кабинет сотрудника склада / начальника склада

Основная задача: учёт материалов, контроль складских остатков, своевременное пополнение запасов и подготовка комплектов для производства.

Основные поля и разделы:

  1. Состояние склада:
  • Список материалов (древесина, лак, фурнитура, ткани и прочее).
  • Текущие остатки материалов по категориям.
  • Критически низкие запасы (подсвечиваются красным).
  • Движение материалов (поступления, списания, перемещения).
  1. Приёмка материалов:
  • Поле для регистрации новых поступлений на склад.
  • Поставщик (название, контактные данные).
  • Дата поступления.
  • Количество и качество материалов.
  • Поле для добавления комментариев (например, «10% брака»).
  1. Отгрузка на производство:
  • Заявки от начальников цехов на материалы.
  • Список выданных материалов.
  • Ответственное лицо за приёмку на производстве.
  • Статус отгрузки (выдано/ожидает выдачи).
  1. Инвентаризация:
  • Журнал проверок остатков.
  • Результаты последней инвентаризации.
  • Наличие расхождений (подсветка проблемных позиций).
  • Поле для добавления комментариев.
  1. График поставок:
  • Плановые поставки от поставщиков.
  • Ожидаемая дата прибытия материалов.
  • Контакты ответственного менеджера поставщика.
  1. Уведомления:
  • О критических остатках на складе.
  • О задержках поставок.
  • О необходимости проведения инвентаризации.
  • О выполнении заявок на выдачу материалов.

Дополнительные инструменты:

  • Быстрый поиск материалов на складе.
  • Возможность выгружать отчёты по складу в Excel или PDF.
  • Фильтрация по категориям материалов.
  • Шаблоны заявок на пополнение запасов.

Кабинет руководителя

Основная задача: стратегическое управление бизнесом, анализ ключевых показателей, контроль эффективности сотрудников и оперативное принятие решений.

Основные поля и разделы:

  1. Дашборд ключевых показателей:
  • Финансовые показатели: доходы, расходы, чистая прибыль, динамика по месяцам.
  • Производство: количество выполненных заказов, просроченные задачи, загрузка цехов.
  • Склад: текущее состояние запасов, критически низкие материалы.
  • Клиенты: количество новых заказов, процент завершённых, просроченные оплаты.
  • Эффективность сотрудников: выполнение задач по каждому отделу и сотруднику.
  1. Финансовая аналитика:
  • График доходов и расходов.
  • План-факт анализ бюджета.
  • Динамика по прибыльности разных видов продукции.
  • Дебиторская и кредиторская задолженность.
  1. Производственные показатели:
  • Статус текущих заказов (выполненные, в работе, задержанные).
  • Производственная эффективность (процент брака, отставание по срокам).
  • Динамика выполнения производственных задач по цехам.
  • Нагрузка на цеха и сотрудников.
  1. Складская аналитика:
  • Остатки ключевых материалов.
  • Частота пополнения запасов.
  • Проблемные материалы (чаще всего заканчиваются, вызывают задержки).
  • История инвентаризаций и их результаты.
  1. Отчёты по сотрудникам:
  • Эффективность работы сотрудников по отделам.
  • Просроченные задачи и узкие места.
  • Индивидуальные достижения сотрудников (например, перевыполнение плана).
  • Вовлечённость и активность сотрудников в системе.
  1. Управление заказами:
  • Статус выполнения ключевых заказов.
  • Проблемные заказы (задержки, брак, жалобы клиентов).
  • История взаимодействия с клиентами.
  • Планируемые сроки завершения заказов.
  1. Уведомления:
  • О задержках по ключевым заказам.
  • О критических остатках на складе.
  • О проблемах на производстве.
  • О просроченных оплатах от клиентов.
  1. Коммуникация с командой:
  • Возможность отправлять уведомления начальникам цехов, менеджерам и сотрудникам склада.
  • Оперативные комментарии по проблемным задачам.
  • Прямые сообщения ключевым сотрудникам.
  1. Документооборот:
  • Доступ к ключевым отчётам и договорам.
  • Коммерческие предложения и счета для клиентов.
  • Отчёты для налоговой и контролирующих органов.
  1. Прогнозы и планирование:
  • Планирование объёмов производства на месяц и квартал.
  • Прогнозы по финансам на основе текущих данных.
  • Оценка рисков по основным показателям.

Дополнительные инструменты:

  • Возможность выгрузки данных в Excel, PDF, 1С.
  • Интерактивные графики и отчёты.
  • Инструмент для создания персонализированных аналитических отчётов.
  • Возможность быстро назначать задачи сотрудникам.

Сбор обратной связи от сотрудников

Создав эти простые макеты в Excel, Андрей решил показать их своей команде для получения обратной связи. Он пригласил кладовщика, начальника склада и бухгалтера и менеджера по работе с клиентами, чтобы обсудить, насколько удобно было бы работать в таких личных кабинетах.

Сначала они были немного удивлены тем, что Андрей снова использовал Excel, но, увидев, как удобно структурированы данные, быстро включились в процесс. Кладовщик предложил добавить отдельное поле для комментариев, где он мог бы отмечать не только фактические поступления, но и замечания по качеству материалов. Начальник склада высказался за возможность видеть статистику по поставщикам: кто чаще задерживает поставки и кто предоставляет лучшие условия. Бухгалтер предложил упростить интерфейс своего кабинета — слишком много цифр может сбить с толку, и лучше оставить только ключевые показатели.

Андрей внимательно слушал, записывал все предложения и понимал, что проектирование — это живой процесс. Ему предстояло не только настроить систему под свои нужды, но и учесть, как с ней будут работать люди. Однако, полученная обратная связь лишь усилила его уверенность в том, что система с личными кабинетами — это правильный путь.

Визуализация будущей системы

После сбора обратной связи, Андрей снова вернулся к своим наброскам. Теперь он видел, что каждое рабочее место должно быть не просто набором данных, а удобным инструментом, с которым сотрудники смогут эффективно работать каждый день.

Дашборды — теперь он мог добавить ключевые графики и метрики на главные страницы кабинетов, чтобы пользователи сразу видели текущее состояние дел.

Уведомления — он решил встроить функцию внутренних уведомлений, чтобы система автоматически оповещала сотрудников о критических ситуациях.

Простота интерфейса каждый кабинет должен быть максимально простым и понятным, без лишних функций, только то, что нужно для выполнения задач.

Андрей понял, что этот этап проектирования был важным шагом. Он уже видел, как сотрудники начнут работать в своих личных кабинетах, как ошибки сократятся, а производительность вырастет. В ближайшее время ему предстояло обсудить всё это с разработчиками и начать воплощение своей системы в жизнь.

Заключение

Создавая макеты кабинетов в Excel, Андрей не просто наметил структуру будущей системы — он начал думать, как каждый сотрудник будет взаимодействовать с ней. Теперь он был уверен, что своя система — это не просто способ автоматизировать процессы, но и инструмент, который позволит его бизнесу расти без лишних сбоев и хаоса.
Читайте в следующей главе о выборе системы.

Насколько полезной была статья?

Смотреть демо

F-CRM + Site
Сайт для компании в виде лендингов + встроенная CRM для обработки заказов на услуги.
Falcon Auction Площадка услуг
Заказ услуг исполнителей через площадку.
Falcon Service Кабинеты для клиентов
Обслуживание заказов клиентов через личный кабинет на сайте
Акция

15% скидка на создание ТЗ для учетных систем

Для учетных систем действует скидка 15% на создание технического задания на проект.

Действует до 1 июня 2025

Подать заявку

Как узнать бюджет/сроки своего проекта?

1. Создать концепцию проекта в личном кабинете

Шаблон концепции

2. Отправить нам документ концепции

Отправка идет через личный кабинет менеджеру.

3. Мы подготовим первичное КП с детализацией

Пример КП

Выгода от использования Falcon Space

В 2-3 раза экономнее и быстрее, чем заказная разработка
Более гибкая, чем коробочные решения и облачные сервисы
Используйте готовые решения и изменяйте под свои потребности
Нужна бесплатная консультация?
Планируете делать веб-проект?
Если видео Youtube плохо грузится, то попробуйте найти видео в ВК видео на канале Falcon Space
Сайт использует Cookie. Правила конфиденциальности OK
Подождите...