.jpg)
Глава 5. Приступаем к проектированию системы учета. #ПобегИзExcel
.jpg)
Разберем на примере проектирование системы учета для предприятия.
Итак, в прошлых частях вы познакомились с предпринимателем Андреем и его проблемами с учетом. Давайте узнаем какой выход он нашел.
Андрей представил свою будущую систему учета вполне четко. Это веб-оболочка или сайт, расположенный на внутренних серверах компании. Со своего компьютера он через браузер или специальное веб-приложение в свою бизнес-систему интерактивный центр управления его мебельным производством.
Логин-пароль и перед ним открывается личный кабинет руководителя. Здесь собрано всё, что необходимо видеть руководителю производственной компании, чтобы держать руку на пульсе бизнеса: заказы, производство, склад, финансы.
Как в идеале может выглядеть решение?
Главная страница. Дашборд - всё на виду
На главной странице Андрей видит дашборд, где ключевые показатели его бизнеса собраны в одном окне:
- Финансы: доходы, расходы, чистая прибыль.
- Заказы: неоплаченные заказы, подтвержденные заказы, которые еще не в работе, сколько единиц мебели в производстве, сколько уже готово, сколько отправлено клиентам.
- Производство: количество выполненных изделий, загрузка каждого цеха, отставание от сроков.
- Склад: остатки материалов — древесины, фурнитуры, лаков и красок.
Каждый индикатор - это живая цифра. Если что-то пошло не так, система подсвечивает это красным. Андрей сразу видит, где возникла проблема и требуется его внимание.
Детали. Поиск причины проблемы
Каждый блок дашборда главной страницы позволяет посмотреть подробности, выяснить причины и своевременно вмешаться.
Андрей замечает, что на диаграмме по выполнению заказов появилась красная зона — один из заказов на набор столов и стульев задерживается уже третий день. Он кликает на этот показатель и проваливается в раздел "Производство".
Перед ним открывается таблица с задачами по каждому цеху:
- Цех деревообработки: распиловка и подготовка деталей.
- Цех сборки: сборка каркасов.
- Цех покраски: нанесение лака и финальная отделка.
На экране видно, что Цех покраски не успевает выполнить свою часть работы. Андрей кликает на этот участок и видит детализированный отчёт:
- Конкретная партия мебели задерживается.
- Ответственный за покраску — Иван Семёнов.
- Причина: закончился лак нужного оттенка.
Теперь Андрей видит, где именно произошёл сбой, и может быстро решить проблему: заказать новый лак или перераспределить задачи между другими сотрудниками.
Анализ склада причина проблемы
Андрей переключается на раздел «Склад» и видит остатки материалов. В отчёте сразу бросается в глаза: лак цвета «Орех» закончился ещё неделю назад. Заявка на него отправлена, но на складе поставщика его нет.
Система показывает:
- Когда был последний заказ на этот лак.
- Кто отвечал за его контроль.
- Почему новый заказ не был оформлен вовремя.
Андрей понимает, что проблема не в Иване — он просто не получил нужный материал для работы. Теперь он знает, что нужно улучшить: настроить автоматические уведомления о критических остатках материалов, чтобы подобное не повторялось, а также то, что нужно включиться в решение проблемы, связаться с поставщиком или найти альтернативу.
Финансы. Все под контролем
В разделе «Финансы», Андрей может отслеживать:
- Доходы и расходы по каждому заказу.
- Просроченные платежи от клиентов.
- Планируемые расходы на ближайший месяц.
В одном из отчётов подсвечивается просроченный платёж от крупного клиента. Андрей открывает карточку клиента и видит:
- Когда была отправлена продукция.
- Какие уведомления уже были отправлены клиенту.
- Кто из менеджеров отвечает за это взаимодействие.
Теперь он может связаться с ответственным менеджером и уточнить, почему оплата до сих пор не поступила и при необходимости подключить других специалистов или урегулировать вопрос самостоятельно.
Уведомления. Быть в курсе важных событий
Система также присылает Андрею внутренние уведомления, которые помогают ему быть в курсе всего:
- "На складе критические остатки лака цвета «Орех». Срочно требуется пополнение!"
- "Заказ №304 задерживается на этапе покраски."
- "Клиент Иванов не оплатил счёт на сумму 120 000 руб."
Каждое уведомление ведёт к источнику проблемы. Теперь Андрей реагирует на сбои сразу, а не разбирает их через несколько дней, когда ущерб уже нанесён.
Личные кабинеты сотрудников. Порядок, дисциплина, разграничение зон ответственности
Андрей точно знает, что каждый сотрудник работает в своём личном кабинете и отвечает строго за свою зону ответственности:
- Кладовщик видит состояние склада, регистрирует поступление древесины, фурнитуры, лаков и других материалов, а также кто, когда выписывал те или иные позиции. Так можно отследить движение продукции на предприятии.
- Начальник цеха следит за загрузкой производства, распределяет задачи и контролирует сроки.
- Бухгалтер (его мама) работает с отчётами по затратам и доходам, контролирует платежи и формирует отчёты для налоговой.
- Менеджер по работе с клиентами фиксирует заказы и изменение их статуса, отправляет их в работу и следит за своевременной отгрузкой заказов.
Каждый сотрудник видит только ту информацию, которая относится к его зоне ответственности. Никто не может случайно стереть важные данные, изменить отчёт или влезть в чужие задачи, что минимизирует количество ошибок, облегчает их поиск и корректировку.
Фокус на рост бизнеса
Андрей как руководитель видит целостную картину. В своём личном кабинете он может:
- Оценить общее состояние бизнеса за день, неделю, месяц.
- Быстро выявить узкие места и причины ошибок, задержек, возникающих регулярно или разово проблем.
- Контролировать финансы и работу ключевых сотрудников.
Теперь он не тратит часы на поиски ошибок в таблицах, а принимает решения на основе актуальных данных в реальном времени. Это позволяет оперативно реагировать на ситуацию и принимать стратегически верные и своевременные шаги. способствующие росту бизнеса.
Стратегический взгляд
В своей системе Андрей наконец-то видит то, к чему стремился:
- Прозрачность на всех уровнях бизнеса.
- Контроль над каждым этапом производства мебели.
- Оперативное устранение проблем.
- Доступ к данным в один клик.
Он больше не зависит от таблиц и ручного контроля. Теперь у него есть единая бизнес-система, которая позволяет расти, не теряя контроль над деталями.
«Вот как это должно работать. Это не просто программа — это мой главный инструмент управления бизнесом. Время действовать!» подумал Андрей, закрывая ноутбук.
Таблица. Сравнение Excel и учетной системы
Аспект |
Учетная система |
Excel |
Гибкость |
Высокая, за счет настраиваемого интерфейса и дашбордов |
Высокая, но требует ручной настройки таблиц |
Хранение данных |
Единая реляционная база данных (например, SQL Server) |
Разбросанные файлы, плохо масштабируются |
Индивидуальный доступ |
Личный кабинет с персонализированными функциями |
Все пользователи имеют одинаковый доступ |
Интерфейс |
Веб-интерфейс с дашбордами, формами и таблицами |
Табличная структура с простым вводом данных |
Доступность |
Доступ с ПК, планшета и телефона |
Доступен на устройствах с установленным Excel |
Уведомления |
Пуш-уведомления и внутренняя система уведомлений |
Нет встроенной системы уведомлений |
Интеграция с внешними системами |
Легкая интеграция, может уменьшить ручной труд |
Сложная или невозможная интеграция |
Поддержка командной работы |
Улучшенные возможности с персонализированными кабинеты |
Ограниченное, сложно реализовать совместный доступ |
Безопасность данных |
Высокая, с разграничением доступа и логированием |
Безопасность может быть компрометирована |
Автоматизация процессов |
Высокая, регулярные операции могут быть автоматизированы |
Требует ручного вмешательства и контроля |
Теперь он был уверен: его мебельное производство готово к новому этапу развития.
Проектирование кабинетов
Андрей сидел за своим компьютером, вдохновленный идеей создания собственной системы учета. Теперь, когда концепция была ясна, пришло время переходить к проектированию личных кабинетов и ролей для каждого сотрудника. Он решил, что начнёт описание кабинетов с переноса модели, представленной в уже существующих таблицах, а затем дополнит функциями и вспомогательными элементами.
Кабинет начальника цеха
Основная задача: контроль за производственными процессами, распределение задач, обеспечение своевременного выполнения заказов.
Основные поля и разделы:
- Панель управления производством:
- Заказы
- Статус каждого заказа (выполнено, в процессе, задержка).
- Приоритетность заказов (срочные, стандартные, VIP).
- Запланированные даты начала и окончания работ по каждому заказу.
- Планирование расхода материалов по каждому заказу.
- Количество единиц на складе
- Задачи для сотрудников цеха:
- Список сотрудников
- Должность
- Список задач каждому сотруднику (например, покраска стола, сборка каркаса шкафа).
- Сроки выполнения каждой задачи.
- Статус выполнения задачи (в работе, завершено, задержка).
- Комментарии к задачам.
- График работы сотрудников:
- Табель сотрудников (рабочие часы, переработки).
- Плановая и фактическая загрузка цеха.
- Отчеты по производительности сотрудников.
- Журнал качества:
- Замечания по качеству выполнения работ.
- Фиксация брака и проблемных ситуаций.
- Фотографии дефектов и бракованных изделий.
- Внутренние уведомления:
- О просрочках по задачам.
- О необходимости пополнения материалов.
- О завершении этапов производства.
Дополнительные инструменты:
- Возможность пересмотреть приоритет задач.
- Отчеты о выполненных работах за период.
- Интерактивный график производственной активности.
- Возможность оформить заказ материалов на склад.
- Уведомление о сроках поставки материалов.
- Уведомление о появлении заказанных материалов на складе по запросу к заказу.
Кабинет менеджера по работе с клиентами
Основная задача: коммуникация с клиентами, контроль выполнения заказов, обеспечение качественного клиентского сервиса.
Основные поля и разделы:
- Список клиентов:
- ФИО клиента / название компании.
- Контактные данные (телефон, email).
- История взаимодействий (звонки, письма, встречи).
- Текущий статус клиента (новый, в работе, завершён, повторный).
- Заказы клиентов:
- Список текущих заказов с детализацией (наименование изделий, количество, стоимость).
- Статус выполнения заказа (в производстве, на складе, отправлено, завершено).
- Планируемая и фактическая дата отгрузки.
- Проблемы по заказу (например, задержка производства, нехватка материалов).
- Коммуникация:
- Журнал звонков и переписки с клиентом.
- Шаблоны писем и уведомлений (например, сообщение о готовности заказа).
- Возможность добавлять комментарии к заказам.
- Документы и оплата:
- Коммерческие предложения.
- Договоры.
- Счета и акты выполненных работ.
- Статус оплаты заказа (оплачено, частично оплачено, ожидает оплаты, отгружен/доставлен).
- Уведомления:
- О задержке по заказу.
- О завершении производства заказа.
- О поступлении оплаты от клиента.
Дополнительные инструменты:
- Быстрый доступ к карточке клиента.
- Инструменты для формирования отчётов по клиентской активности.
- Инеграция с мессенджерами и почтой.
Кабинет бухгалтера
Основная задача: финансовый учёт, контроль платежей, работа с документами.
Основные поля и разделы:
- Финансовые показатели:
- Доходы за период (день, неделя, месяц).
- Расходы (материалы, зарплаты, аренда).
- Чистая прибыль.
- Нераспределенные платежи.
- Счета и оплаты:
- Реестр выставленных счетов.
- Статус оплаты (оплачен, ожидает оплаты, просрочен).
- Журнал платежей (даты, суммы, контрагенты).
- Напоминания о сроках оплаты.
- Документооборот:
- Договора и акты.
- Накладные на поступление и отгрузку материалов и готовых изделий.
- Налоговая отчётность.
- Возможность выгружать отчёты в формате Excel, PDF.
- Зарплата сотрудников:
- Расчёт заработной платы.
- Учет авансов и премий.
- Отчёты по начислениям и выплатам.
- Кредиторская и дебиторская задолженность:
- Список контрагентов с просроченными обязательствами.
- График платежей и погашений.
- Оповещения о просрочках.
- Аналитические отчёты:
- Динамика доходов и расходов.
- Прогнозы по финансовым показателям.
- Анализ рентабельности заказов.
- Уведомления:
- О поступлении оплаты от клиента.
- О предстоящих платежах по поставкам.
- О завершении периода для подготовки налоговой отчётности.
Дополнительные инструменты:
- Возможность выгрузки данных в сторонние бухгалтерские программы.
- Инструменты для сверки с банком.
- Автоматическая рассылка отчётов руководителю.
Кабинет сотрудника склада / начальника склада
Основная задача: учёт материалов, контроль складских остатков, своевременное пополнение запасов и подготовка комплектов для производства.
Основные поля и разделы:
- Состояние склада:
- Список материалов (древесина, лак, фурнитура, ткани и прочее).
- Текущие остатки материалов по категориям.
- Критически низкие запасы (подсвечиваются красным).
- Движение материалов (поступления, списания, перемещения).
- Приёмка материалов:
- Поле для регистрации новых поступлений на склад.
- Поставщик (название, контактные данные).
- Дата поступления.
- Количество и качество материалов.
- Поле для добавления комментариев (например, «10% брака»).
- Отгрузка на производство:
- Заявки от начальников цехов на материалы.
- Список выданных материалов.
- Ответственное лицо за приёмку на производстве.
- Статус отгрузки (выдано/ожидает выдачи).
- Инвентаризация:
- Журнал проверок остатков.
- Результаты последней инвентаризации.
- Наличие расхождений (подсветка проблемных позиций).
- Поле для добавления комментариев.
- График поставок:
- Плановые поставки от поставщиков.
- Ожидаемая дата прибытия материалов.
- Контакты ответственного менеджера поставщика.
- Уведомления:
- О критических остатках на складе.
- О задержках поставок.
- О необходимости проведения инвентаризации.
- О выполнении заявок на выдачу материалов.
Дополнительные инструменты:
- Быстрый поиск материалов на складе.
- Возможность выгружать отчёты по складу в Excel или PDF.
- Фильтрация по категориям материалов.
- Шаблоны заявок на пополнение запасов.
Кабинет руководителя
Основная задача: стратегическое управление бизнесом, анализ ключевых показателей, контроль эффективности сотрудников и оперативное принятие решений.
Основные поля и разделы:
- Дашборд ключевых показателей:
- Финансовые показатели: доходы, расходы, чистая прибыль, динамика по месяцам.
- Производство: количество выполненных заказов, просроченные задачи, загрузка цехов.
- Склад: текущее состояние запасов, критически низкие материалы.
- Клиенты: количество новых заказов, процент завершённых, просроченные оплаты.
- Эффективность сотрудников: выполнение задач по каждому отделу и сотруднику.
- Финансовая аналитика:
- График доходов и расходов.
- План-факт анализ бюджета.
- Динамика по прибыльности разных видов продукции.
- Дебиторская и кредиторская задолженность.
- Производственные показатели:
- Статус текущих заказов (выполненные, в работе, задержанные).
- Производственная эффективность (процент брака, отставание по срокам).
- Динамика выполнения производственных задач по цехам.
- Нагрузка на цеха и сотрудников.
- Складская аналитика:
- Остатки ключевых материалов.
- Частота пополнения запасов.
- Проблемные материалы (чаще всего заканчиваются, вызывают задержки).
- История инвентаризаций и их результаты.
- Отчёты по сотрудникам:
- Эффективность работы сотрудников по отделам.
- Просроченные задачи и узкие места.
- Индивидуальные достижения сотрудников (например, перевыполнение плана).
- Вовлечённость и активность сотрудников в системе.
- Управление заказами:
- Статус выполнения ключевых заказов.
- Проблемные заказы (задержки, брак, жалобы клиентов).
- История взаимодействия с клиентами.
- Планируемые сроки завершения заказов.
- Уведомления:
- О задержках по ключевым заказам.
- О критических остатках на складе.
- О проблемах на производстве.
- О просроченных оплатах от клиентов.
- Коммуникация с командой:
- Возможность отправлять уведомления начальникам цехов, менеджерам и сотрудникам склада.
- Оперативные комментарии по проблемным задачам.
- Прямые сообщения ключевым сотрудникам.
- Документооборот:
- Доступ к ключевым отчётам и договорам.
- Коммерческие предложения и счета для клиентов.
- Отчёты для налоговой и контролирующих органов.
- Прогнозы и планирование:
- Планирование объёмов производства на месяц и квартал.
- Прогнозы по финансам на основе текущих данных.
- Оценка рисков по основным показателям.
Дополнительные инструменты:
- Возможность выгрузки данных в Excel, PDF, 1С.
- Интерактивные графики и отчёты.
- Инструмент для создания персонализированных аналитических отчётов.
- Возможность быстро назначать задачи сотрудникам.
Сбор обратной связи от сотрудников
Создав эти простые макеты в Excel, Андрей решил показать их своей команде для получения обратной связи. Он пригласил кладовщика, начальника склада и бухгалтера и менеджера по работе с клиентами, чтобы обсудить, насколько удобно было бы работать в таких личных кабинетах.
Сначала они были немного удивлены тем, что Андрей снова использовал Excel, но, увидев, как удобно структурированы данные, быстро включились в процесс. Кладовщик предложил добавить отдельное поле для комментариев, где он мог бы отмечать не только фактические поступления, но и замечания по качеству материалов. Начальник склада высказался за возможность видеть статистику по поставщикам: кто чаще задерживает поставки и кто предоставляет лучшие условия. Бухгалтер предложил упростить интерфейс своего кабинета — слишком много цифр может сбить с толку, и лучше оставить только ключевые показатели.
Андрей внимательно слушал, записывал все предложения и понимал, что проектирование — это живой процесс. Ему предстояло не только настроить систему под свои нужды, но и учесть, как с ней будут работать люди. Однако, полученная обратная связь лишь усилила его уверенность в том, что система с личными кабинетами — это правильный путь.
Визуализация будущей системы
После сбора обратной связи, Андрей снова вернулся к своим наброскам. Теперь он видел, что каждое рабочее место должно быть не просто набором данных, а удобным инструментом, с которым сотрудники смогут эффективно работать каждый день.
Дашборды — теперь он мог добавить ключевые графики и метрики на главные страницы кабинетов, чтобы пользователи сразу видели текущее состояние дел.
Уведомления — он решил встроить функцию внутренних уведомлений, чтобы система автоматически оповещала сотрудников о критических ситуациях.
Простота интерфейса каждый кабинет должен быть максимально простым и понятным, без лишних функций, только то, что нужно для выполнения задач.
Андрей понял, что этот этап проектирования был важным шагом. Он уже видел, как сотрудники начнут работать в своих личных кабинетах, как ошибки сократятся, а производительность вырастет. В ближайшее время ему предстояло обсудить всё это с разработчиками и начать воплощение своей системы в жизнь.
Заключение
Создавая макеты кабинетов в Excel, Андрей не просто наметил структуру будущей системы — он начал думать, как каждый сотрудник будет взаимодействовать с ней. Теперь он был уверен, что своя система — это не просто способ автоматизировать процессы, но и инструмент, который позволит его бизнесу расти без лишних сбоев и хаоса.
Читайте в следующей главе о выборе системы.
- Шаг 1. Создать концепт проекта
- Шаг 2. Получить оценку бюджета (КП)
- Шаг 3. Заключить договор
- Шаг 4. Создать совместно техническое задание
- Шаг 5. Поэтапная реализация проекта