Глава 5. Приступаем к проектированию системы учета. #ПобегИзExcel

Разберем на примере проектирование системы учета для предприятия.

Итак, в прошлых частях вы познакомились с предпринимателем Андреем и его проблемами с учетом. Давайте узнаем какой выход он нашел.

Андрей представил свою будущую систему учета вполне четко. Это веб-оболочка или сайт, расположенный на внутренних серверах компании. Со своего компьютера он через браузер или специальное веб-приложение в свою бизнес-систему интерактивный центр управления его мебельным производством.

Логин-пароль и перед ним открывается личный кабинет руководителя. Здесь собрано всё, что необходимо видеть руководителю производственной компании, чтобы держать руку на пульсе бизнеса: заказы, производство, склад, финансы.

Как в идеале может выглядеть решение?

Главная страница. Дашборд - всё на виду

На главной странице Андрей видит дашборд, где ключевые показатели его бизнеса собраны в одном окне:

Финансы: доходы, расходы, чистая прибыль.
Заказы: неоплаченные заказы, подтвержденные заказы, которые еще не в работе, сколько единиц мебели в производстве, сколько уже готово, сколько отправлено клиентам.
Производство: количество выполненных изделий, загрузка каждого цеха, отставание от сроков.
Склад: остатки материалов — древесины, фурнитуры, лаков и красок.

Каждый индикатор - это живая цифра. Если что-то пошло не так, система подсвечивает это красным. Андрей сразу видит, где возникла проблема и требуется его внимание.

Детали. Поиск причины проблемы

Каждый блок дашборда главной страницы позволяет посмотреть подробности, выяснить причины и своевременно вмешаться.

Андрей замечает, что на диаграмме по выполнению заказов появилась красная зона — один из заказов на набор столов и стульев задерживается уже третий день. Он кликает на этот показатель и проваливается в раздел "Производство".

Перед ним открывается таблица с задачами по каждому цеху:

Цех деревообработки: распиловка и подготовка деталей.
Цех сборки: сборка каркасов.
Цех покраски: нанесение лака и финальная отделка.

На экране видно, что Цех покраски не успевает выполнить свою часть работы. Андрей кликает на этот участок и видит детализированный отчёт:

Конкретная партия мебели задерживается.
Ответственный за покраску — Иван Семёнов.
Причина: закончился лак нужного оттенка.

Теперь Андрей видит, где именно произошёл сбой, и может быстро решить проблему: заказать новый лак или перераспределить задачи между другими сотрудниками.

Анализ склада причина проблемы

Андрей переключается на раздел «Склад» и видит остатки материалов. В отчёте сразу бросается в глаза: лак цвета «Орех» закончился ещё неделю назад. Заявка на него отправлена, но на складе поставщика его нет.

Система показывает:

Когда был последний заказ на этот лак.
Кто отвечал за его контроль.
Почему новый заказ не был оформлен вовремя.

Андрей понимает, что проблема не в Иване — он просто не получил нужный материал для работы. Теперь он знает, что нужно улучшить: настроить автоматические уведомления о критических остатках материалов, чтобы подобное не повторялось, а также то, что нужно включиться в решение проблемы, связаться с поставщиком или найти альтернативу.

Финансы. Все под контролем

В разделе «Финансы», Андрей может отслеживать:

Доходы и расходы по каждому заказу.
Просроченные платежи от клиентов.
Планируемые расходы на ближайший месяц.

В одном из отчётов подсвечивается просроченный платёж от крупного клиента. Андрей открывает карточку клиента и видит:

Когда была отправлена продукция.
Какие уведомления уже были отправлены клиенту.
Кто из менеджеров отвечает за это взаимодействие.

Теперь он может связаться с ответственным менеджером и уточнить, почему оплата до сих пор не поступила и при необходимости подключить других специалистов или урегулировать вопрос самостоятельно.

Уведомления. Быть в курсе важных событий

Система также присылает Андрею внутренние уведомления, которые помогают ему быть в курсе всего:

"На складе критические остатки лака цвета «Орех». Срочно требуется пополнение!"
"Заказ №304 задерживается на этапе покраски."
"Клиент Иванов не оплатил счёт на сумму 120 000 руб."

Каждое уведомление ведёт к источнику проблемы. Теперь Андрей реагирует на сбои сразу, а не разбирает их через несколько дней, когда ущерб уже нанесён.

Личные кабинеты сотрудников. Порядок, дисциплина, разграничение зон ответственности

Андрей точно знает, что каждый сотрудник работает в своём личном кабинете и отвечает строго за свою зону ответственности:

Кладовщик видит состояние склада, регистрирует поступление древесины, фурнитуры, лаков и других материалов, а также кто, когда выписывал те или иные позиции. Так можно отследить движение продукции на предприятии.
Начальник цеха следит за загрузкой производства, распределяет задачи и контролирует сроки.
Бухгалтер (его мама) работает с отчётами по затратам и доходам, контролирует платежи и формирует отчёты для налоговой.
Менеджер по работе с клиентами фиксирует заказы и изменение их статуса, отправляет их в работу и следит за своевременной отгрузкой заказов.

Каждый сотрудник видит только ту информацию, которая относится к его зоне ответственности. Никто не может случайно стереть важные данные, изменить отчёт или влезть в чужие задачи, что минимизирует количество ошибок, облегчает их поиск и корректировку.

Фокус на рост бизнеса

Андрей как руководитель видит целостную картину. В своём личном кабинете он может:

Оценить общее состояние бизнеса за день, неделю, месяц.
Быстро выявить узкие места и причины ошибок, задержек, возникающих регулярно или разово проблем.
Контролировать финансы и работу ключевых сотрудников.

Теперь он не тратит часы на поиски ошибок в таблицах, а принимает решения на основе актуальных данных в реальном времени. Это позволяет оперативно реагировать на ситуацию и принимать стратегически верные и своевременные шаги. способствующие росту бизнеса.

Стратегический взгляд

В своей системе Андрей наконец-то видит то, к чему стремился:

Прозрачность на всех уровнях бизнеса.
Контроль над каждым этапом производства мебели.
Оперативное устранение проблем.
Доступ к данным в один клик.

Он больше не зависит от таблиц и ручного контроля. Теперь у него есть единая бизнес-система, которая позволяет расти, не теряя контроль над деталями.

«Вот как это должно работать. Это не просто программа — это мой главный инструмент управления бизнесом. Время действовать!» подумал Андрей, закрывая ноутбук.

Таблица. Сравнение Excel и учетной системы

Аспект	Учетная система	Excel
Гибкость	Высокая, за счет настраиваемого интерфейса и дашбордов	Высокая, но требует ручной настройки таблиц
Хранение данных	Единая реляционная база данных (например, SQL Server)	Разбросанные файлы, плохо масштабируются
Индивидуальный доступ	Личный кабинет с персонализированными функциями	Все пользователи имеют одинаковый доступ
Интерфейс	Веб-интерфейс с дашбордами, формами и таблицами	Табличная структура с простым вводом данных
Доступность	Доступ с ПК, планшета и телефона	Доступен на устройствах с установленным Excel
Уведомления	Пуш-уведомления и внутренняя система уведомлений	Нет встроенной системы уведомлений
Интеграция с внешними системами	Легкая интеграция, может уменьшить ручной труд	Сложная или невозможная интеграция
Поддержка командной работы	Улучшенные возможности с персонализированными кабинеты	Ограниченное, сложно реализовать совместный доступ
Безопасность данных	Высокая, с разграничением доступа и логированием	Безопасность может быть компрометирована
Автоматизация процессов	Высокая, регулярные операции могут быть автоматизированы	Требует ручного вмешательства и контроля

Теперь он был уверен: его мебельное производство готово к новому этапу развития.

Проектирование кабинетов

Андрей сидел за своим компьютером, вдохновленный идеей создания собственной системы учета. Теперь, когда концепция была ясна, пришло время переходить к проектированию личных кабинетов и ролей для каждого сотрудника. Он решил, что начнёт описание кабинетов с переноса модели, представленной в уже существующих таблицах, а затем дополнит функциями и вспомогательными элементами.

Кабинет начальника цеха

Основная задача: контроль за производственными процессами, распределение задач, обеспечение своевременного выполнения заказов.

Основные поля и разделы:

Панель управления производством:

Заказы
Статус каждого заказа (выполнено, в процессе, задержка).
Приоритетность заказов (срочные, стандартные, VIP).
Запланированные даты начала и окончания работ по каждому заказу.
Планирование расхода материалов по каждому заказу.
Количество единиц на складе

Задачи для сотрудников цеха:

Список сотрудников
Должность
Список задач каждому сотруднику (например, покраска стола, сборка каркаса шкафа).
Сроки выполнения каждой задачи.
Статус выполнения задачи (в работе, завершено, задержка).
Комментарии к задачам.

График работы сотрудников:

Табель сотрудников (рабочие часы, переработки).
Плановая и фактическая загрузка цеха.
Отчеты по производительности сотрудников.

Журнал качества:

Замечания по качеству выполнения работ.
Фиксация брака и проблемных ситуаций.
Фотографии дефектов и бракованных изделий.

Внутренние уведомления:

О просрочках по задачам.
О необходимости пополнения материалов.
О завершении этапов производства.

Дополнительные инструменты:

Возможность пересмотреть приоритет задач.
Отчеты о выполненных работах за период.
Интерактивный график производственной активности.
Возможность оформить заказ материалов на склад.
Уведомление о сроках поставки материалов.
Уведомление о появлении заказанных материалов на складе по запросу к заказу.

Кабинет менеджера по работе с клиентами

Основная задача: коммуникация с клиентами, контроль выполнения заказов, обеспечение качественного клиентского сервиса.

Основные поля и разделы:

Список клиентов:

ФИО клиента / название компании.
Контактные данные (телефон, email).
История взаимодействий (звонки, письма, встречи).
Текущий статус клиента (новый, в работе, завершён, повторный).

Заказы клиентов:

Список текущих заказов с детализацией (наименование изделий, количество, стоимость).
Статус выполнения заказа (в производстве, на складе, отправлено, завершено).
Планируемая и фактическая дата отгрузки.
Проблемы по заказу (например, задержка производства, нехватка материалов).

Коммуникация:

Журнал звонков и переписки с клиентом.
Шаблоны писем и уведомлений (например, сообщение о готовности заказа).
Возможность добавлять комментарии к заказам.

Документы и оплата:

Коммерческие предложения.
Договоры.
Счета и акты выполненных работ.
Статус оплаты заказа (оплачено, частично оплачено, ожидает оплаты, отгружен/доставлен).

Уведомления:

О задержке по заказу.
О завершении производства заказа.
О поступлении оплаты от клиента.

Дополнительные инструменты:

Быстрый доступ к карточке клиента.
Инструменты для формирования отчётов по клиентской активности.
Инеграция с мессенджерами и почтой.

Кабинет бухгалтера

Основная задача: финансовый учёт, контроль платежей, работа с документами.

Основные поля и разделы:

Финансовые показатели:

Доходы за период (день, неделя, месяц).
Расходы (материалы, зарплаты, аренда).
Чистая прибыль.
Нераспределенные платежи.

Счета и оплаты:

Реестр выставленных счетов.
Статус оплаты (оплачен, ожидает оплаты, просрочен).
Журнал платежей (даты, суммы, контрагенты).
Напоминания о сроках оплаты.

Документооборот:

Договора и акты.
Накладные на поступление и отгрузку материалов и готовых изделий.
Налоговая отчётность.
Возможность выгружать отчёты в формате Excel, PDF.

Зарплата сотрудников:

Расчёт заработной платы.
Учет авансов и премий.
Отчёты по начислениям и выплатам.

Кредиторская и дебиторская задолженность:

Список контрагентов с просроченными обязательствами.
График платежей и погашений.
Оповещения о просрочках.

Аналитические отчёты:

Динамика доходов и расходов.
Прогнозы по финансовым показателям.
Анализ рентабельности заказов.

Уведомления:

О поступлении оплаты от клиента.
О предстоящих платежах по поставкам.
О завершении периода для подготовки налоговой отчётности.

Дополнительные инструменты:

Возможность выгрузки данных в сторонние бухгалтерские программы.
Инструменты для сверки с банком.
Автоматическая рассылка отчётов руководителю.

Кабинет сотрудника склада / начальника склада

Основная задача: учёт материалов, контроль складских остатков, своевременное пополнение запасов и подготовка комплектов для производства.

Основные поля и разделы:

Состояние склада:

Список материалов (древесина, лак, фурнитура, ткани и прочее).
Текущие остатки материалов по категориям.
Критически низкие запасы (подсвечиваются красным).
Движение материалов (поступления, списания, перемещения).

Приёмка материалов:

Поле для регистрации новых поступлений на склад.
Поставщик (название, контактные данные).
Дата поступления.
Количество и качество материалов.
Поле для добавления комментариев (например, «10% брака»).

Отгрузка на производство:

Заявки от начальников цехов на материалы.
Список выданных материалов.
Ответственное лицо за приёмку на производстве.
Статус отгрузки (выдано/ожидает выдачи).

Инвентаризация:

Журнал проверок остатков.
Результаты последней инвентаризации.
Наличие расхождений (подсветка проблемных позиций).
Поле для добавления комментариев.

График поставок:

Плановые поставки от поставщиков.
Ожидаемая дата прибытия материалов.
Контакты ответственного менеджера поставщика.

Уведомления:

О критических остатках на складе.
О задержках поставок.
О необходимости проведения инвентаризации.
О выполнении заявок на выдачу материалов.

Дополнительные инструменты:

Быстрый поиск материалов на складе.
Возможность выгружать отчёты по складу в Excel или PDF.
Фильтрация по категориям материалов.
Шаблоны заявок на пополнение запасов.

Кабинет руководителя

Основная задача: стратегическое управление бизнесом, анализ ключевых показателей, контроль эффективности сотрудников и оперативное принятие решений.

Основные поля и разделы:

Дашборд ключевых показателей:

Финансовые показатели: доходы, расходы, чистая прибыль, динамика по месяцам.
Производство: количество выполненных заказов, просроченные задачи, загрузка цехов.
Склад: текущее состояние запасов, критически низкие материалы.
Клиенты: количество новых заказов, процент завершённых, просроченные оплаты.
Эффективность сотрудников: выполнение задач по каждому отделу и сотруднику.

Финансовая аналитика:

График доходов и расходов.
План-факт анализ бюджета.
Динамика по прибыльности разных видов продукции.
Дебиторская и кредиторская задолженность.

Производственные показатели:

Статус текущих заказов (выполненные, в работе, задержанные).
Производственная эффективность (процент брака, отставание по срокам).
Динамика выполнения производственных задач по цехам.
Нагрузка на цеха и сотрудников.

Складская аналитика:

Остатки ключевых материалов.
Частота пополнения запасов.
Проблемные материалы (чаще всего заканчиваются, вызывают задержки).
История инвентаризаций и их результаты.

Отчёты по сотрудникам:

Эффективность работы сотрудников по отделам.
Просроченные задачи и узкие места.
Индивидуальные достижения сотрудников (например, перевыполнение плана).
Вовлечённость и активность сотрудников в системе.

Управление заказами:

Статус выполнения ключевых заказов.
Проблемные заказы (задержки, брак, жалобы клиентов).
История взаимодействия с клиентами.
Планируемые сроки завершения заказов.

Уведомления:

О задержках по ключевым заказам.
О критических остатках на складе.
О проблемах на производстве.
О просроченных оплатах от клиентов.

Коммуникация с командой:

Возможность отправлять уведомления начальникам цехов, менеджерам и сотрудникам склада.
Оперативные комментарии по проблемным задачам.
Прямые сообщения ключевым сотрудникам.

Документооборот:

Доступ к ключевым отчётам и договорам.
Коммерческие предложения и счета для клиентов.
Отчёты для налоговой и контролирующих органов.

Прогнозы и планирование:

Планирование объёмов производства на месяц и квартал.
Прогнозы по финансам на основе текущих данных.
Оценка рисков по основным показателям.

Дополнительные инструменты:

Возможность выгрузки данных в Excel, PDF, 1С.
Интерактивные графики и отчёты.
Инструмент для создания персонализированных аналитических отчётов.
Возможность быстро назначать задачи сотрудникам.

Сбор обратной связи от сотрудников

Создав эти простые макеты в Excel, Андрей решил показать их своей команде для получения обратной связи. Он пригласил кладовщика, начальника склада и бухгалтера и менеджера по работе с клиентами, чтобы обсудить, насколько удобно было бы работать в таких личных кабинетах.

Сначала они были немного удивлены тем, что Андрей снова использовал Excel, но, увидев, как удобно структурированы данные, быстро включились в процесс. Кладовщик предложил добавить отдельное поле для комментариев, где он мог бы отмечать не только фактические поступления, но и замечания по качеству материалов. Начальник склада высказался за возможность видеть статистику по поставщикам: кто чаще задерживает поставки и кто предоставляет лучшие условия. Бухгалтер предложил упростить интерфейс своего кабинета — слишком много цифр может сбить с толку, и лучше оставить только ключевые показатели.

Андрей внимательно слушал, записывал все предложения и понимал, что проектирование — это живой процесс. Ему предстояло не только настроить систему под свои нужды, но и учесть, как с ней будут работать люди. Однако, полученная обратная связь лишь усилила его уверенность в том, что система с личными кабинетами — это правильный путь.

Визуализация будущей системы

После сбора обратной связи, Андрей снова вернулся к своим наброскам. Теперь он видел, что каждое рабочее место должно быть не просто набором данных, а удобным инструментом, с которым сотрудники смогут эффективно работать каждый день.

Дашборды — теперь он мог добавить ключевые графики и метрики на главные страницы кабинетов, чтобы пользователи сразу видели текущее состояние дел.

Уведомления — он решил встроить функцию внутренних уведомлений, чтобы система автоматически оповещала сотрудников о критических ситуациях.

Простота интерфейса каждый кабинет должен быть максимально простым и понятным, без лишних функций, только то, что нужно для выполнения задач.

Андрей понял, что этот этап проектирования был важным шагом. Он уже видел, как сотрудники начнут работать в своих личных кабинетах, как ошибки сократятся, а производительность вырастет. В ближайшее время ему предстояло обсудить всё это с разработчиками и начать воплощение своей системы в жизнь.

Заключение

Создавая макеты кабинетов в Excel, Андрей не просто наметил структуру будущей системы — он начал думать, как каждый сотрудник будет взаимодействовать с ней. Теперь он был уверен, что своя система — это не просто способ автоматизировать процессы, но и инструмент, который позволит его бизнесу расти без лишних сбоев и хаоса.
Читайте в следующей главе о выборе системы.

Теги: от Excel к CRM (8)