.jpg)
Страница-источник на сайте falconspace.ru
.jpg "Глава 4. Как может выглядеть система автоматизации учета предприятия? #ПобегИзExcel")
Итак, в прошлых частях вы познакомились с предпринимателем Андреем и его проблемами с учетом. Давайте узнаем какой выход он нашел.
Итак, Андрей увидел прототип своей будущей системы учета в виде веб-сервиса с личными кабинетами. Он связался с менеджером, задал все интересующие вопросы и остался доволен беседой. Ему предложили описать видение того, как все могло бы быть в его представлении.
Концепт будущей системы - важный этап подготовки к работе. Он позволяет разработчикам увидеть целостную картину, что нужно заказчику.
Разрозненные мысли Андрея с инсайтами и идеями нужно было зафиксировать и оформить в понятное описание. Это только на первый взгляд казалось простой задачей. Бизнесмен очень быстро осознал, что очень слабо представляет, как все должно выглядеть. Но он не сдался и начал фиксировать все свои идеи хаотично. Это заняло больше недели. Затем он начал свои идеи систематизировать по блокам.
Структурированные мысли стали скелетом для написания связной концепции от цели и идеи системы до описания ее основных и второстепенных функций.
Текущая система учёта больше не справляется с потребностями его растущего бизнеса. Таблицы, которые раньше помогали ему контролировать процесс, теперь стали причиной задержек, ошибок и путаницы. Андрей начал описание концепции с тех проблем, которые были для него самыми болезненными и острыми. Он описывал проблему, которая существует и описывал то, как он видит идеальное решение.
Он брал крупную проблему, затем разбивал ее на микропроблемы и все описывал. Работа была сложная, но увлекательная. Такое упражнение по декомпозиции крупных проблем помогло Андрею глубже вникнуть в ситуацию и обратить внимание на моменты., которые он оставлял без внимания.
Вот несколько ключевых направлений, которые он рассматривал:
Чем больше процессов можно автоматизировать, тем меньше вероятность человеческих ошибок. Например, вместо того чтобы вручную вносить данные о поступлениях материалов на склад, можно было бы интегрировать систему с поставщиками и маркетплейсами, чтобы данные обновлялись автоматически. Также можно было бы настроить автоматическую проверку складских остатков и отправку уведомлений о необходимости пополнения.
Создание накладных, заполнение типовых документов, подготовка типовых договоров с ручным вводом занимает время. Автоматизация заполнения документов и вывод их на печать сэкономила бы сотрудникам до 2 часов рабочего времени. А значит и обработка заказов ускорилась бы. Вместо 10 заказов в день они могли бы обрабатывать 15 и более.
Автоматизация могла бы существенно снизить нагрузку на сотрудников, а Андрею позволила бы сосредоточиться на более стратегических задачах.
Плюсы:
Минусы:
Это могло бы упростить работу с партнёрами и маркетплейсами. Например, если система напрямую подключена к маркетплейсам, то заказы автоматически будут попадать в систему учёта, а информация о поставках будет обновляться в реальном времени. Такой подход сократит необходимость вручную переносить данные и снизит риск ошибок. В то же время одна и та же складская позиция не будет попадать на маркетплейс и в интернет-магазин, что избавит от путаницы и сбоев в поставках
Кроме того, интеграция могла бы быть полезной и для финансового учёта. Все данные о доходах, расходах и выполненных заказах автоматически синхронизировались бы с бухгалтерской системой, что упростило бы работу бухгалтера.
Плюсы:
Минусы:
Андрей всё чаще замечал, что его сотрудники забывают или неправильно заполняют данные, что приводило к проблемам с заказами и производством. Чтобы улучшить ситуацию, он решил рассмотреть систему внутренних уведомлений и контроля. Такая система будет автоматически сообщать о проблемах: например, если на складе заканчиваются материалы или производство задерживается. Это дало бы возможность реагировать на проблемы до того, как они станут критическими.
Уведомления могли бы отправляться не только ему, но и ответственным сотрудникам, чтобы каждый вовремя получал нужную информацию и не допускал сбоев в работе.
Плюсы:
Минусы:
Одной из ключевых проблем Андрея было то, что каждый сотрудник мог вносить изменения в общие таблицы, что часто приводило к ошибкам и путанице. Андрей понимал, что нужно установить чёткие зоны ответственности, чтобы каждый сотрудник отвечал только за свою часть данных.
Идея с личными кабинетами ему давно нравилась и приобретала все более четкие очертания. Каждый сотрудник мог бы работать в своём личном кабинете, имея доступ только к тем данным и функциям, которые ему необходимы. Например, кладовщик видит только информацию о состоянии склада и поступлениях материалов, начальник производства — только данные о производственных заданиях, а бухгалтер — информацию о финансовых операциях.
Такая система не только улучшила бы контроль над работой, но и снизила бы вероятность человеческих ошибок. Более того, ограниченные права доступа помогли бы защитить конфиденциальные данные компании.
Плюсы:
Минусы:
Андрей также задумался о том, что одним из важнейших элементов успешного управления бизнесом является прозрачность и доступ к аналитике. Он хотел бы видеть все ключевые показатели на одном экране: финансовые результаты, выполнение производственных планов, запасы на складе, показатели продаж и так далее. Для этого можно было бы создать дашборды, которые показывали бы реальное состояние дел в режиме реального времени.
Особенно привлекательно выглядела идея автоматизации создания квартального и годового отчета и отчета в налоговую. Ведь эти виды работы всегда отнимали массу времени и сил.
Андрей представлял себе, как он заходит в личный кабинет и сразу видит, где есть проблемы — например, задержка с выполнением заказа или критические остатки материалов на складе. Это позволило бы не только быстрее реагировать на проблемы, но и принимать более взвешенные решения на основе объективных данных.
Плюсы:
Минусы:
Андрей понимал, что для укрепления своей бизнес-системы необходимо комплексное решение. Простое исправление ошибок больше не работало — нужно было вводить автоматизацию, улучшать контроль за сотрудниками, разграничивать зоны ответственности и обеспечивать прозрачность данных. После рассмотрения всех вариантов он пришёл к выводу, что разграничение зон ответственности через личные кабинеты — один из ключевых шагов, который позволит ему повысить точность и снизить риски.
Андрей представил несколько примеров экранов своей системы:
Каждый аспект его бизнеса был бы покрыт одной системой. И самое главное — больше никаких разрозненных таблиц и путаницы с доступами. Одна база данных с чётким разграничением прав.
О проектировании личных кабинетов читайте в следующей главе.
.png)
