Личный кабинет фулфилмент-оператора: клиент видит остатки своих товаров и создаёт заявки на отгрузку

Фулфилмент — это когда вы храните товары клиентов на своём складе, а потом собираете и отправляете заказы. Клиент (обычно интернет-магазин) хочет знать: сколько у него товаров на складе, какие остатки, когда пришла новая партия, где заказ. Раньше клиенты присылали запросы на email, менеджеры вручную сверяли с 1С, отправляли таблицы. Долго, с ошибками, клиенты злились.

Мы сделали личный кабинет для фулфилмент-оператора Fulfillyou. Клиент (интернет-магазин) заходит и видит остатки своих товаров в реальном времени (данные из 1С). Может создать заявку на отгрузку, отслеживать статус, скачать документы. Ручная работа сократилась на 90%, клиенты счастливы. Расскажу, как это устроено.

Исходная проблема: бесконечные запросы «сколько остатков?»

У Fulfillyou — склад площадью 5000 кв.м, сотни клиентов (интернет-магазинов). У каждого клиента десятки или сотни товарных позиций. Раньше:

• Клиент писал в WhatsApp или на email: «Сделайте отгрузку 10 шт товара А, 20 шт товара Б».
• Менеджер проверял остатки в 1С (открывал карточку товара).
• Если остатки были — подтверждал отгрузку, передавал задание на склад.
• Если нет — сообщал клиенту, что товара нет, и предлагал альтернативы.

На один запрос уходило 5-10 минут. В день таких запросов — 20-30. Итого 3-5 часов менеджера. Клиенты были недовольны задержками, иногда успевали купить товар до того, как менеджер отвечал.

Кроме того, менеджеры ошибались в остатках (забывали обновить). Клиенты получали отказы после подтверждения.

Решение: личный кабинет + интеграция с 1С

Мы создали на Falcon Space личный кабинет для каждого клиента. Проект занял 4 месяца, бюджет — около 600 тыс. рублей. Главная фишка — интеграция с 1С в реальном времени (через Linked Server или API). Клиент видит актуальные остатки без участия менеджера.

Что видит клиент в личном кабинете:

• Таблицу своих товаров с колонками: артикул, название, остаток (шт), зарезервировано, доступно к отгрузке.
• Историю движений (приходы, отгрузки, возвраты).
• Форму создания заявки на отгрузку: выбрать товары из списка, указать количество, адрес доставки.
• Статус заявки: «Создана», «На складе комплектуется», «Передана в доставку», «Отправлена», «Доставлена».
• Историю всех заявок с возможностью повторить.
• Документы (счёт, накладную, акт) — скачать PDF.

Клиент может сам создать заявку, не дожидаясь ответа менеджера. Остатки видны онлайн — он не закажет то, чего нет на складе.

Что видит менеджер фулфилмент-оператора:

• Все заявки всех клиентов, отсортированные по статусу и дате.
• При поступлении новой заявки — уведомление (звук + в Telegram).
• Кнопка «Подтвердить заявку» (если остатки есть) или «Отклонить с комментарием».
• После подтверждения заявка автоматически отправляется на склад в систему управления складом (WMS).

Менеджер больше не отвечает на запросы «сколько остатков?» — клиент видит сам. Экономия времени — до 80%.

Как работают остатки в реальном времени:

Интеграция с 1С: на сервере настроен обмен данными (через Linked Server). При каждом изменении в 1С (пришёл товар, отгрузили, списали) таблица остатков в базе Falcon Space обновляется в течение 1-2 минут. Клиент видит актуальные цифры.

Если 1С недоступен, система показывает кешированные данные с пометкой «возможно устарели».

Дополнительные возможности, которые мы добавили

1. Автоматическое резервирование товаров. Клиент создал заявку — товары резервируются (уменьшается доступный остаток, но не списываются окончательно). Другие клиенты уже не смогут их заказать. Если заявка отменяется, резерв снимается. Это исключает двойные отгрузки.

2. Массовый импорт заявок (через Excel). Для клиентов, которые отгружают сотни позиций ежедневно, мы добавили возможность загрузить заявку Excel-файлом. Шаблон простой: артикул, количество. За 10 секунд загружаются 200 товаров.

3. Уведомления о скором заканчивании остатков. Система отслеживает, когда остаток товара падает ниже порогового значения (например, 5 штук), и отправляет клиенту уведомление: «Товар А почти закончился, пора заказывать новую партию». Это снижает риск дефицита.

4. Интеграция с почтовыми и курьерскими службами. После отгрузки система автоматически отправляет клиенту трек-номер на email и в личный кабинет.

Результаты через 4 месяца

Из отзыва заказчика (Fulfillyou) на Startpack: «Отличная отзывчивая команда. Проактивный подход. Быстрое погружение в контекст. Команда разработки платформы проактивно подошла к нашему проекту. За пару дней команда была уже в контексте нашего бизнеса. Очень быстро реагировали на наши запросы и по сей день очень активно поддерживают нас».

Цифры:

• Количество запросов клиентов по email/WhatsApp сократилось на 90% (остались только сложные вопросы).
• Время от создания заявки клиентом до её передачи на склад сократилось с 2 часов до 5 минут (менеджер не нужен).
• Количество ошибок в отгрузках (не тот товар, не то количество) снизилось на 95%.
• Клиенты стали чаще заказывать дополнительные услуги (маркировка, упаковка), потому что видят их в кабинете.
• Окупаемость проекта — 6 месяцев.

Руководитель фулфилмент-оператора отметил: «Теперь у нас нет клиентов, которые ушли из-за того, что мы долго отвечали. Личный кабинет — это минимальный стандарт для рынка».

Сколько стоит создание личного кабинета для вашего склада

Если у вас есть склад и клиенты, которым вы предоставляете услуги хранения и отгрузки:

• Лицензия Falcon Space — 150 000 руб.
• Базовый личный кабинет с остатками и заявками — 150-200 тыс. руб.
• Интеграция с 1С (или другой учётной системой) — 50-150 тыс. руб (в зависимости от сложности).
• Массовый импорт Excel, уведомления, отчёты — 50-100 тыс. руб.

Итого: 400-600 тыс. руб за 2-4 месяца. Окупаемость — от 6 до 12 месяцев за счёт сокращения ручного труда менеджеров и удержания клиентов.

Фулфилмент — конкурентный рынок. Личный кабинет уже стал стандартом. Если у вас его нет, клиенты уйдут к тому, у кого есть. Не откладывайте автоматизацию.

Насколько полезной была статья?