Личный кабинет для курсов: как школа боевых искусств Будосан автоматизировала запись и оплату тренировок

Когда детей в школе единоборств становится больше 100, учёт посещений и оплаты превращается в ад. Родители забывают записать ребёнка на завтра, тренеры не помнят, кто сколько должен, бухгалтерия в Excel путает фамилии. Так было и в академии «Будосан».

Мы сделали для них сайт с личными кабинетами, где родители сами записывают детей на тренировки, оплачивают абонементы, смотрят успеваемость, а тренеры ведут журнал посещаемости. Расскажу, как это устроено и какие результаты.

Проблема: бумажки, звонки, Excel

«Будосан» — академия боевых искусств (дзюдо, самбо, каратэ) с несколькими филиалами. До внедрения системы учёт был такой:

• Родители записывали детей на тренировку по телефону — администратор вносил в Excel.
• Оплата — наличными или переводом на карту, потом фиксация в другой таблице.
• Тренеры в конце месяца сдавали бумажные журналы посещаемости.
• Родители не видели прогресса ребёнка, не знали, сколько занятий осталось по абонементу.
• Постоянные ошибки: ребёнка записали не на ту группу, забыли отметить оплату, тренер не получил данные.

Руководство хотело автоматизировать процессы и дать родителям удобный онлайн-инструмент.

Решение: Falcon Service + доработки

Мы взяли за основу готовое решение Falcon Service (личные кабинеты для клиентов и сотрудников). Адаптировали его под школу единоборств. Проект занял 5 месяцев (первая версия — 3 месяца), бюджет около 350-400 тыс. рублей. Сейчас системой пользуются более 300 семей.

Вот как выглядят роли и их возможности.

Личный кабинет родителя (клиента)

• Профиль семьи — можно добавить нескольких детей, указать их даты рождения, разряды.
• Расписание — таблица тренировок по дням, группам, возрастам. Родитель выбирает группу, нажимает «Записать ребёнка».
• Онлайн-оплата — покупка абонемента (4, 8, 12 занятий) или разового занятия. Интеграция с Тинькофф Эквайринг. После оплаты счётчик занятий в кабинете увеличивается.
• Баланс занятий — сколько осталось занятий по абонементу, когда заканчивается.
• История посещений — отметки тренера (был/не был). Родитель видит, ходил ли ребёнок на прошлой неделе.
• Успеваемость — раздел, где тренер может выставить оценку по технике, написать комментарий.
• Уведомления — при записи, напоминании о тренировке за 2 часа, окончании абонемента приходят push/PWA или Telegram.

Личный кабинет тренера

• Список групп — какие группы ведёт тренер, сколько учеников.
• Журнал посещаемости — таблица на текущую тренировку: галочки напротив каждого ученика. Можно отметить опоздание, причину отсутствия.
• Личные карточки учеников — история посещений, заметки тренера, прогресс.
• Расписание — тренер видит свои занятия, может перенести или отменить (с уведомлением родителей).
• Связь с родителями — чат в рамках группы или личный.

Кабинет администратора (менеджера филиала)

• Управление группами и расписанием — создание, изменение, назначение тренеров.
• Работа с абонементами — ручное списание занятий (если пришёл без записи), заморозка абонемента (по болезни).
• Финансы — отчёт по оплатам за месяц, кому нужно продлить абонемент, кто должен.
• Запись родителей — если родитель не может сам (пожилые люди), администратор записывает через свой интерфейс.

Кабинет директора

• Дашборд с показателями: количество активных учеников, загрузка групп, выручка по филиалам, популярность тренеров.
• Может выгружать отчёты для налоговой.
• Назначает администраторов, смотрит логи действий.

Технические детали: учёт занятий и баланса

Ключевая логика — это списание занятий с абонемента при посещении. Хранимые процедуры считают остатки и блокируют запись, если занятий нет.

CREATE PROCEDURE [app].[mark_attendance]
    @student_id int,
    @schedule_id int,
    @attended bit
AS
BEGIN
    IF @attended = 1
    BEGIN
        -- Проверяем, есть ли занятия на балансе
        DECLARE @balance int;
        SELECT @balance = remaining_lessons FROM student_balances 
        WHERE student_id = @student_id AND is_active = 1;
        
        IF @balance <= 0
            SELECT 'error' AS result, 'Нет занятий на абонементе' AS message;
        ELSE
        BEGIN
            -- Списываем одно занятие
            UPDATE student_balances SET remaining_lessons = remaining_lessons - 1;
            
            -- Логируем посещение
            INSERT INTO attendance_log (student_id, schedule_id, date) VALUES (...);
        END
    END
END

Интеграция с Тинькофф Эквайринг: при нажатии «Оплатить» вызывается внешнее действие, которое создаёт платёжную ссылку. После успешной оплаты банк присылает вебхук, система обновляет баланс занятий родителя.

PWA-уведомления: родители получают напоминания о предстоящей тренировке за 2 часа. Это снизило количество пропусков на 30%.

Результаты через 6 месяцев

По отзывам заказчика и нашим наблюдениям:

• Количество пропусков без предупреждения сократилось на 40% (благодаря напоминаниям).
• Загрузка администратора по приёму платежей и записи снизилась на 70% — родители всё делают сами.
• Увеличилась лояльность родителей — они видят прогресс детей, могут скачать электронный дневник.
• Выручка выросла на 15-20% (родители стали чаще покупать абонементы онлайн, а не разовые занятия).
• Тренеры экономят 2-3 часа в неделю на бумажной отчётности.

Из отзыва на Startpack: «Платформа Falcon Space удачно занимает промежуточную нишу между коробочным, но негибким решением и функциональной, но дорогостоящей разработкой "под заказ". Грамотная команда разработчиков и чёткое выдерживание сроков проекта. Оптимальное решение для стартапа». Полный отзыв.

Что можно улучшить во второй очереди

После запуска MVP можно добавить:

• Личный кабинет ученика (для подростков) — своя учётная запись, расписание, домашние задания по ОФП.
• Тестирование и разряды — модуль для сдачи нормативов, автоматическое присвоение поясов/разрядов.
• Видеоуроки — загрузка видео тренировок для домашних занятий.
• Интеграция с умными браслетами — пульс, калории (для продвинутых школ).

Всё это делается как отдельные доработки, не ломая основную систему.

Сколько стоит такая система для вашей школы

Для секций, студий, школ искусств, спортивных клубов мы предлагаем:

• Лицензия Falcon Space — от 150 000 руб.
• Адаптация Falcon Service под вашу специфику — от 100 000 до 250 000 руб (в зависимости от сложности учёта, количества ролей, интеграций).
• Интеграция с платежным шлюзом — 30 000 — 50 000 руб.
• Настройка PWA и уведомлений — 20 000 руб.

Итого: 300 000 — 500 000 руб. Окупаемость за счёт снижения ручного труда, уменьшения пропусков и роста выручки — обычно 6-8 месяцев.

Мы также можем сделать систему в рассрочку на этапы. Первый этап — онлайн-расписание и запись (без оплаты) за 150 тыс. руб. Потом добавите оплату, потом отчёты.

P.S. У нас есть отдельная статья про создание личных кабинетов для школ и секций — читайте здесь. А также вы можете запросить демо нашего готового решения Falcon Service, адаптированного под образовательные учреждения.

Насколько полезной была статья?