Кейс: автосервис Челябинска – CRM с учётом по 44-ФЗ и генерацией документов для контрагентов

Автосервис в Челябинске работал с двумя типами клиентов: физическими лицами и государственными учреждениями (больницы, школы). Для бюджетных организаций документы должны быть оформлены строго по 44-ФЗ: счета с ИКЗ, акты с особыми реквизитами, сметы. Для физиков — обычный заказ-наряд и чек. Раньше они вели два учёта (Excel для физиков, бумага для госзаказчиков). Менеджеры путались, бухгалтер переделывала документы по три раза.

Мы сделали единую CRM на Falcon Space, которая автоматически формирует разные комплекты документов в зависимости от типа клиента. Сделали за 2 месяца, бюджет — 350 тыс. руб. Расскажу, как это работает.

Особенности работы с госзаказчиками

Требования к документам по 44-ФЗ строгие:

• Счёт на оплату должен содержать ссылку на договор и номер закупки (ИКЗ).
• Акт выполненных работ подписывается с двух сторон и заверяется печатью (можно электронной).
• Смета должна быть утверждена отдельным документом.
• Сроки выставления документов регламентированы.

Физическим лицам достаточно заказ-наряда и чека. Клиент хотел, чтобы система сама определяла, какие документы генерировать.

Как мы настроили систему

Добавили «профиль клиента»:

• Физическое лицо — минимальный набор полей (ФИО, телефон, авто). При создании заказа генерируется только заказ-наряд и чек (PDF).
• Государственное учреждение — обязательные поля: ИНН, КПП, юридический адрес, ссылка на контракт, номер ИКЗ. При создании заказа система дополнительно генерирует счёт с обязательными реквизитами и акт с двумя подписями.

Тип клиента выбирается один раз в карточке. Дальше система сама подставляет нужные шаблоны. Менеджер нажимает «Сформировать документы» и получает готовый PDF.

Акты по 44-ФЗ — двухстадийное подписание: акт генерируется, менеджер проверяет, отправляет клиенту на подпись через email. Клиент подписывает, загружает обратно в кабинет.

Автоматическое формирование сметы. Для госзаказчиков добавили кнопку «Сформировать смету». Система берёт перечень работ из справочника (цены на нормо-час), перечень запчастей (цены из прайса), суммирует и выдаёт PDF. Раньше смету готовили в Excel — 2-3 часа. Теперь — 2 минуты.

Бухгалтер перестал ошибаться. Раньше бухгалтер вручную заполнял счета для госзаказчиков (ИКЗ, ссылка на контракт, КПП). Теперь поля подставляются автоматически. Ошибок стало в 5 раз меньше, время на один счёт — с 15 минут до 2 минут.

Система ведёт журнал выставленных счетов и напоминает, если акт не подписан в течение 3 дней после завершения работ.

Результаты через 4 месяца

Из отзыва директора автосервиса (устно): «Благодаря разделению на физиков и госзаказчиков мы перестали путаться в документах. Бухгалтер больше не переделывает счета по три раза. Госзаказчики довольны — всё чётко, по закону».

Цифры:

• Время выставления счета госзаказчику сократилось с 1 дня до 10 минут.
• Количество ошибок в документах снизилось на 95%.
• Повторные заказы от госзаказчиков выросли на 25%.
• Экономия времени бухгалтера — 20 часов в месяц.

Окупаемость — 5 месяцев.

Сколько стоит такое решение для вашего СТО

• Лицензия Falcon Space — 150 000 руб.
• Настройка типов клиентов и шаблонов документов — 80-120 тыс. руб.
• Обучение сотрудников — 15-20 тыс. руб.
• Интеграция с 1С (если нужна) — 50-100 тыс. руб.

Итого: 300-400 тыс. руб за 1-2 месяца. Окупаемость — 4-6 месяцев.

Если вы работаете с госзаказчиками или крупными корпорациями со сложными требованиями к документам, такая система обязательна. Не платите штрафы за ошибки в документах.

Насколько полезной была статья?