Как мы сделали корпоративный портал для учёта проектов и задач сотрудников за месяц

Когда в компании 10 проектов, 5 сотрудников и куча задач, можно обойтись Excel или Trello. Но когда проектов 50, а сотрудников 20, начинается хаос: кто что делает, какие сроки, кто перегружен, а кто простаивает. Руководитель тратит полдня на сбор отчётов. Сотрудники забывают задачи.

Мы создали корпоративный портал для IT-компании (своего бизнеса) за месяц. Бюджет — 200 тыс. руб (лицензия + доработки). Сейчас на портале более 200 проектов, 1500 задач, 15 сотрудников видят свои задания. Расскажу, как повторить этот успех.

Что такое корпоративный портал и зачем он нужен

Корпоративный портал — это личный кабинет для каждого сотрудника, где он видит свои задачи, проекты, сроки, а руководитель — загрузку всей команды. Плюсы:

• Прозрачность. Руководитель видит, кто чем занят, не нужно проводить ежедневные планёрки.
• Контроль сроков. Задача просрочена — подсвечивается красным.
• Учёт времени. Сотрудники отмечают, сколько часов потратили на задачу.
• Связь с финансами. Бюджет проекта — видно, не превышен ли.
• Автоматические отчёты. Загруженность сотрудников, статусы проектов.

Мы использовали Falcon Space как основу и добавили модули «Проекты», «Задачи», «Учет времени».

Как устроен портал (роли и возможности)

Сотрудник (исполнитель)

• Видит список своих задач на сегодня/неделю, сгруппированных по проектам.
• Может менять статус задачи («В работе», «На проверке», «Готова»).
• Добавлять затраченное время (в часах) с комментарием.
• Прикреплять файлы (результаты работы).
• Получать уведомления о новых задачах (внутри портала и на email).

Руководитель проекта (менеджер)

• Создаёт проекты: название, сроки, бюджет (опционально).
• Добавляет задачи: описание, исполнитель, срок, приоритет.
• Контролирует выполнение: видит список всех задач по проекту, статусы, затраченное время.
• Может переназначить задачу.
• Получает уведомления о просроченных задачах.

Директор (администратор портала)

• Видит все проекты и задачи по всей компании.
• Аналитику: загрузка сотрудников (кто перегружен, у кого свободное время), соблюдение бюджетов.
• Может управлять сотрудниками (добавлять, блокировать, менять роли).
• Формировать отчёты для руководства.

Интеграция с финансами — бюджет проекта, фиксация расходов (зарплата, материалы). Система считает остаток бюджета и предупреждает о перерасходе.

Как мы настраивали портал за месяц

Мы использовали типовое решение Falcon Company (неопубликованное, но доступное для доработок). Оно уже имело базовую структуру: отделы, должности, проекты, задачи. Нам осталось:

• Адаптировать статусы задач под наши процессы (Новая, В работе, На проверке, Готова, Отменена).
• Добавить поле «Затраченное время» и автоматический расчёт переработок.
• Настроить уведомления (при создании задачи — письмо исполнителю, при просрочке — письмо руководителю).
• Добавить простой отчёт по загрузке сотрудников (гистограмма).

На всё ушло 2 недели работы одного SQL-разработчика. Ещё 2 недели — тестирование и обучение сотрудников.

Бюджет: лицензия Falcon Space (150 тыс. руб) + доработки (50 тыс. руб) = 200 тыс. руб. Для стороннего клиента — около 300 тыс. руб.

Результаты через 3 месяца использования

• Прозрачность: директор увидел, что менеджер Иванов перегружен (15 задач), а Петров простаивает (2 задачи). Перераспределили — сроки проектов сократились на 15%.
• Дисциплина: сотрудники стали ответственнее, потому что просрочки видны всем.
• Учёт времени: выяснили, что некоторые задачи занимают в 2 раза больше времени, чем планировалось. Пересмотрели оценку — стали точнее.
• Снижение бюрократии: ежедневные планёрки сократились с 1 часа до 15 минут.

Сотрудники сначала ворчали, но через месяц оценили: не нужно запоминать задачи, всё в одном месте, приходят напоминания.

Как внедрить такой портал в вашей компании

Если у вас уже есть Falcon Space, вы можете создать портал самостоятельно по документации за 2-3 недели. Если нет — мы сделаем под ключ за 1-1,5 месяца.

Что нужно от вас:

• Перечень отделов и сотрудников (роли).
• Типовые статусы задач (обычно 4-6).
• Желание провести обучение (1-2 часа).

Стоимость под ключ: от 300 до 500 тыс. руб в зависимости от сложности. Окупаемость: за счёт повышения эффективности (обычно 3-6 месяцев).

Корпоративный портал нужен, как только в компании появляется больше 5-7 сотрудников, работающих над проектами. Не ждите, пока хаос станет неуправляемым.

Насколько полезной была статья?