Программа для контроля удаленных сотрудников. Организация дистанционной работы

Время чтения - 7 мин.

Дата публикации 15.10.2020 (обновлено 20.01.2023)

Программа для контроля удаленных сотрудников. Организация дистанционной работы

Все больше и больше компаний переходят на дистанционную работу, что требует качественного контроля удаленных сотрудников. Ситуация с пандемией 2020 форсировала этот процесс.

Почему мы работаем без офиса

У нас был прекрасный офис до мая 2020 года. В нем не было разработчиков, все они и раньше работали на удаленной основе. По большому счету, офис был нужен только для того, чтобы клиенту было спокойнее, что можно куда-то приехать и есть некое физическое воплощение компании.

Но по факту, для операционных процессов и рабочего процесса в целом, офис нам никогда не был нужен.

После введения режима самоизоляции, мы решили съехать с офиса из-за ограничений пользования офисом. В целом, эта ситуация подтолкнула нас к идее, что офис нам в принципе не нужен.

Преимущества удаленной работы для компании

Правильный контроль - контроль по результатам

Когда мы находимся в офисе, у нас возникает ложное чувство контроля сотрудников за компьютером, сидят за ПК, что-то делает...

Но контроль удаленных сотрудников должен быть по результатам. Дистанционное управление проектом очень эффективно, если все правильно организовать. Какая вам польза от его напряженного внешнего вида, если это не дает результата. В нашем случае результат - это выполнение задач, количество закрытых оценочных часов в очередном этапе проекта. Если человек закрывает задачи исправно и на должном уровне качества, мне совершенно неважно, где и как он это делает.

Учет рабочего времени исполнителей задач

8-часовой рабочий день - это не очень хороший юнит для учета работ. У нас время работы отслеживается отдельно по каждой задаче с включением таймера по задаче.

Можно для каждого разработчика восстановить картину дня: что и когда он делал. Можно отслеживать метрики, сколько человек работает в день, и как соотносятся его реальные часы и оценочные часы задач.

В случае учета "пришел-ушел-8 часов" человек от силы работает 5-6 часов, остальное время заполняется социальными сетями, сайтами и т.д.

Комфортное рабочее место для исполнителя

Крайне важно создать удобное рабочее место для человека, обремененного умственным трудом. Нельзя его загонять в гигантский шумный офис, где невозможно сосредоточиться.

Также важно, чтобы человек работал тогда, когда он продуктивен и хочет работать, а не по строгому расписанию. Человек сам решает, когда и как он будет работать.

Для нас важной является договоренность, что человек столько-то часов уделяет проектам в неделю, а дальше он самостоятельно распоряжается своим рабочим временем.

Снижение издержек на рабочие места

Офис и человек в офисе - это постоянные издержки. Если у вас возникает простой по проектам, эти издержки все равно будут с вами непрерывно.

Также следует помнить о временных издержках - людям надо тратить по часу в день, чтобы добраться в офис и из офиса. Это время они могли бы потратить на работу или отдых.

Широкие возможности поиска людей в других регионах

В моем городе не так просто найти ASP.NET разработчика. А если учитывать еще личные качества и другие дополнительные факторы, то задача становится невыполнимой.

В случае с удаленным взаимодействием, вы можете искать сотрудников на удаленке по всей стране. В случае, если у вас работа ведется на английском языке, искать можно по всему миру. Согласитесь, так гораздо проще найти подходящего человека.

Также важный момент - вы оцениваете человека не по внешности, вам неважно какой у него пол. Вам важны только его профессиональные качества. Если вам сдает работу красивая девушка, но делает это неаккуратно с кучей ошибок с запозданием, как вы будете поступать в офисе? А как при удаленном взаимодействии?

Быть ближе к клиенту

Парадоксально, но при удаленном взаимодействии, взаимодействие может быть более плотным. К примеру, мне вчера потенциальный заказчик, написал в 1:00 ночи, и мы согласовали вопрос по его проекту. В случае стандартной работы, он должен был бы дождаться рабочего дня. Но когда график ненормированный, то и люди "висят" онлайн практически всегда. Конечно, это не всегда работает, но в большинстве случаев, если приходит запрос, человек отвечает на него как увидит. Таким образом, дистанционное управление проектом даже быстрее.

У этого есть и обратная сторона в случае, когда люди начинают злоупотреблять этой доступностью (садятся на уши, пишут по малейшему поводу в любое время, требуют быстрой обратной связи).

Как организовать контроль удаленной работы сотрудников

Рабочее место программиста - это ноутбук с выходом в интернет и чашка кофе. По большому счету, человек может работать практически везде. Может дома или в кафе, может на даче или в парке, может в коворкинге. Он должен работать там, где ему комфортно.

Ключевое взаимодействие происходит по скайпу и телеграму. При этом мы не используем видеосвязь совсем. Фокус коммуникации на человеке. Я не требую ни от кого, чтобы он включал видеокамеру. Иначе человеку нужно будет об этом думать, готовиться, думать, что у него будет на фоне. Я хочу, чтобы люди думали о задачах, а не о том, как они выглядят на видео.

Контроль происходит ежедневный по результатам задач. Весь учет ведется в нашей внутренней системе (раньше это была Ruden AS, теперь Falcon AS). Проекты, этапы, задачи, таймлог (время в задачах) - вот основной стержень нашей системы мониторинга. Эта система мониторинга поможет руководителю наблюдать за рабочим процессом. Отчеты формируются автоматически, что дает доступ к важной информации о работе команды. Такой удаленный мониторинг позволяет видеть выполнение задач без сложностей.

Ключевой момент - это оцифровка любых результатов работы. Любая полезная деятельность должна иметь некие цифровые параметры, по которым можно контролировать ход процесса.

Важный аспект - документооборот. Все документы мы фиксируем в нашей учетной системе. Обмен документами с контрагентами происходит через почту РФ. Для ускорения этих процессов используются сканы документов с пересылкой по электронной почты (данное действие юридически значимо, т.к. используемые почтовые адреса указаны в договоре).

Электронно-цифровую подпись мы не используем, т.к. у большинства наших контрагентов нет ЭЦП.

Как сделать первые шаги по организации дистанционной работы

Самое простое - прототипное решение. Попробуйте перевести самого толкового человека на удаленный формат работы на 2 дня в неделю.

Заведите простую таблицу на Google Disk, где он будет вести учет рабочего времени. Через несколько дней или недель оцените результаты его работы (желательно, конечно, на основе каких-то метрик эффективности, а не на глазок).

Если есть позитивные сдвиги - то расширяйте это направление:

увеличьте количество дней на удаленке для этого человека
пробуйте других работников переводить частично на удаленку
пробуйте улучшать цифровой контроль (через Google Disk или другие приложения)

Также хорошей идеей будет автоматизация процессов в виде создание многопользовательской внутренней системы, обслуживающей ваши бизнес-процессы. У каждого человека в системе есть свой личный кабинет, в котором он реализует свои обязанности в вашей бизнес-системе. Наша платформа Falcon Space позволяет создавать такие системы с последующим постепенным развитием по мере изменения ваших потребностей. Это бесплатное решение станет наибольшей эффективности для руководителя, позволяя иметь доступ к данным всей команды в одном месте. Проверка работников осуществляется через отчеты, которые система формирует автоматически. С помощью выбранного инструмента можно использовать определенной сложности фильтры для получения нужного среза информации. Эти инструменты помогут организовать работу в определенной мере, создав условия для продуктивной работы без офиса. При необходимости всегда можно наблюдать за активностью.

Читайте статью Создание личных кабинетов для клиентов и сотрудников

Заключение

Не всем компаниям нужен офис. Нерационально держать офис просто "для того, чтобы был". Конечно, есть профессии и должности, которые должны сидеть в офисе с 9 до 18. Но для тех, чьи результаты вы можете контролировать удаленно, нет особых доводов в пользу офиса.