Как создать CRM в Excel? Пример учета в Excel для малого бизнеса

Разберем какому бизнесу подходит Excel и конкретный кейс-пример, а в каком случае необходима будет CRM система.

CRM-система представляет собой программное обеспечение, направленное на эффективное управление взаимоотношениями с клиентами и контроль над всеми этапами продаж. Это мощный инструмент для автоматизации и улучшения бизнес-процессов компании.

Кому подойдет CRM таблица в Excel

Excel как CRM-система — идеальное решение для начинающих предпринимателей и малого бизнеса. Давайте разберем, кому именно подойдет такой формат управления клиентской базой и бизнес-процессами.

Целевая аудитория:

Фрилансеры
Стартапы
Малые предприятия (до 15 сотрудников)
Бизнес с редким потоком заказов (1-3 раза в неделю, хотя и тут все зависит от объемов выкупа и количества номенклатуры товаров)
Организации с длительным циклом продаж

Преимущества Excel для малого бизнеса:

Бесплатное использование
Простота освоения без дополнительного обучения
Гибкая настройка под конкретные задачи
Возможность создания собственных вкладок и форм
Легкая систематизация данных вручную

Практический пример использования: Представьте, что вы владелец небольшого магазина с ограниченным ассортиментом. У вас небольшая номенклатура товара, который вы закупаете пару раз в месяц. Вы лично контролируете продажи и курируете несколько человек сотрудников.

Функционал CRM в Excel для вашего кейса:

Вкладка “Каталог” для учета товаров
Отслеживание остатков и дат поставок
Ведение клиентской базы
Контроль статусов заказов
Простая аналитика продаж

Конкретные сценарии применения:

Ведение списка товаров с категориями и остатками
Учет контактов клиентов для информирования о поступлении товаров
Отслеживание истории продаж
Планирование закупок на основе анализа спроса
Контроль выполнения заказов

Excel-CRM особенно эффективна на начальных этапах развития бизнеса, когда объемы информации не требуют сложного автоматизированного решения, а гибкость и простота использования выходят на первый план.

Создание CRM-системы в Excel: пошаговая инструкция

CRM-система в Excel в зависимости от поставленных задач бывает простой и сложной. Обычно, объекты, которые требуют учета, это товары, клиенты, заказы, сотрудники (если их более 5ти).
Рассмотрим, как создать CRM в Excel на примере небольшой пиццерии.

Шаг 1. Формирование клиентской базы

Создайте таблицу, в которой будут основные сведения о клиентах: уникальный номер, ФИО, контактные данные, название приобретённого товара или услуги, свободное поле для комментариев о покупателе, а также даты первого и последнего заказа. Включайте в список только тех, кто уже совершил покупку. Людей, которые просто интересовались заказом пиццы и не заказали в базу не добавляйте.

С помощью такой таблицы легко сортировать клиентов по любому параметру — например, узнать, какую пиццу чаще всего заказывают.

Это базовый вариант таблицы. Если нужно больше информации, можно добавить дополнительные столбцы — например, источник, откуда пришёл клиент, статус активности (отвечает ли клиент на сообщения), дату для напоминания о себе. Однако не стоит перегружать таблицу лишними деталями.

В Excel можно настроить автоматические связи между ячейками. Например, система может выделять красным дату напоминания для всех активных клиентов, если с момента последнего заказа прошло несколько месяцев.

Шаг 2. Создайте каталог продукции

Назовите новый лист «Каталог» и занесите туда подробные данные о товарах и услугах. Это позволит менеджеру оперативно проверять наличие позиций, уточнять сроки поставки, стоимость и мгновенно отвечать клиентам.

Для пиццерии таблица должна содержать колонки:

Название пиццы
Стоимость пиццы
Есть ли в наличии

Такой подход упростит работу с разными типами позиций и даст понимание, когда какие ингредиенты/готовые наборы следует заказать

Шаг 3. Организуйте учёт заказов и продаж

Создайте отдельные вкладки для каждого типа операций: просто звонок, заказ, заказ на доставку, отмененный заказ. Так вы сможете проанализировать активность клиентов и финансовых показателей добавьте категории.

Добавьте столбец выручка, для анализа популярности товара. Такой формат позволит анализировать, какие позиции чаще покупают, как меняется спрос в зависимости от сезона, и оценивать рентабельность каждой категории.
Добавьте фильтры по датам и категориям — это упростит поиск нужных данных. Для визуализации используйте графики или сводные таблицы.

Шаг 4. Настройте аналитику данных

После создания структуры таблицы выделите диапазон данных и нажмите Ctrl+T, чтобы преобразовать его в «умную таблицу». Это позволит применять фильтры для быстрой сортировки по любому параметру (например, по товарам или датам).

Пример анализа:
Подключив срез «Дата» к сводной таблице, вы увидите, как менялась прибыльность отдельных позиций. Например, пицца с морепродуктами может быть популярна летом, а 4 сыра зимой.

Excel-аналитика заменяет базовые функции CRM: вы можете отслеживать KPI, рентабельность товаров и активность клиентов. Однако все настройки (срезы, формулы, графики) требуют ручного обновления при изменении исходных данных.

Для автоматизации процессов можно добавить макросы или связать таблицы через Power Query, но это потребует продвинутых навыков работы с Excel.

Кому будет мало Excel таблиц

Ограничения Excel как CRM-системы

Excel не подходит для:

Среднего и крупного бизнеса
Компаний с быстрорастущей клиентской базой
Бизнеса с множеством каналов коммуникации

Основные проблемы при масштабировании:

Ручной ввод данных требует значительных временных затрат
Параллельная работа сотрудников затруднена:

Конфликты при одновременном редактировании
Риск потери данных
Отсутствие разграничения доступа

Альтернативные решения:

Google Sheets - решает проблему параллельной работы, но имеет свои ограничения:

Более ограниченный функционал
Зависимость от интернет-соединения
Меньшая производительность

Признаки необходимости перехода на полноценную CRM:

Стремительный рост клиентской базы
Увеличение количества запросов
Распределение каналов коммуникации (соцсети, мессенджеры, формы на сайте)
Сотрудники не успевают обрабатывать заявки
Расширение штата менеджеров
Необходимость контроля качества работы персонала

Ключевые недостатки Excel при масштабировании:

Отсутствие автоматизации процессов
Сложность в построении многоуровневой аналитики
Проблемы с безопасностью данных
Отсутствие интеграции с другими сервисами
Ограниченные возможности для контроля работы сотрудников
Сложность в создании комплексных отчетов

Заключение

Выбор между CRM и Excel делать вам. Мы постарались проанализировать плюсы и минусы обоих вариантов и показали пример кейса учета в Excel на примере небольшой компании (пиццерии).

Если вы склоняетесь в пользу CRM, но не знаете какую выбрать, рекомендуем вам посмотреть эту статью.

Если вы в поиске CRM для своей компании, посмотрите готовое решение F-CRM + Site - сайт компании в виде лендингов со встроенной CRM для обработки заказов.

Теги: система учета (9)