Прочитать позже

Разработка и внедрение IT-системы - проблемы и решения

Разработка и внедрение IT-системы - проблемы и решения

Прогрессивный руководитель видит решение в оптимизации бизнес-процессов: ускорить их, снизить количество операций, повысить эффективность работы сотрудников. С такой целью руководитель приходит за разработкой функционального сайта, где есть автоматизированное рабочее место пользователей с той или иной ролью. Но нужно быть морально готовым к тому, что процесс внедрения автоматизированных систем  будет небыстрым и даже болезненным.

При открытии нового бизнеса создание специфических программ не имеет смысла. Предприниматель собирает команду, которая неплохо работает на чем есть. Многие бизнес-процессы выполняются вручную или за счет доступных бесплатных инструментов. Но бизнес постепенно развивается и такое положение дел начинает мешать его росту, потому что работа делается медленно, требует лишних движений, абонплаты.

Прогрессивный руководитель видит решение в оптимизации бизнес-процессов: ускорить их, снизить количество операций, повысить эффективность работы сотрудников. С такой целью руководитель приходит за разработкой функционального сайта, где есть автоматизированное рабочее место пользователей с той или иной ролью. Когда в разработку вложены немалые средства, время и силы, хочется, чтобы коллеги начали пользоваться программой, оценили ее преимущества, поддержали и помогли, при необходимости, докрутить и допилить ее.

Ожидания и реальность редко совпадают. Руководитель должен быть морально готов к тому, что процесс внедрения автоматизированных систем  будет небыстрым и даже болезненным.

Процесс внедрения систем: с какой проблемой может столкнуться руководитель?

Парадокс: команда людей, с которыми начинаешь в сложных условиях вести бизнес и поднимаешь его с нуля, будет тормозить его развитие. Однажды, когда вы разработаете систему, в которой можно те же действия делать быстрее и легче, освобождая массу рабочего времени на другие важные вещи, эти люди будут ставить палки в колеса и саботировать ее внедрение, сводя на нет все ваши усилия. 

Одни будут работать по старинке, другие - выполнять двойную работу, а третьи в лепешку разобьются, чтобы доказать, что новый кабинет пользователя на сайте хуже работает, чем старый  и проверенный метод человеческого общения.  

Проблема №1. Саботаж

Саботаж — это игнорирование требований работать в новой системе. Обычно за ним стоит страх: «Теперь я не нужен — с моей работой справится машина. А меня теперь, как ненужную вещь, на свалку?»

Причиной саботажа могут быть, конечно, и личностные качества. Те, кто хорошо адаптируется к сложным условиям и привык прекрасно преодолевать препятствия, может растеряться  в условиях, когда не с кем бороться и все легко и спокойно.

Саботаж может возникнуть не сразу, а через время, когда автоматизированное рабочее место пользователей покажет свои слабые места, всплывут недоработки и ошибки. 

Справиться с этой проблемой можно только, если удастся правильно определить мотивы каждого саботажника. Как показывает практика, саботируют все, но у каждого свое видение проблемы.

Проблема №2. Неэффективная работа системы

При разработке системы кабинетов пользователей на сайте вы продумываете массу деталей и мелочей, чтобы добиться максимальной эффективности новой системы, но на практике выясняется, что автоматизированное рабочее место пользователя в системе менее эффективно, чем вы ожидали увидеть. Чаще всего причина в том, что юзеры недостаточно хорошо овладели функционалом системы. В таком случае, вам нужно разработать и провести обучающий практический тренинг по работе с системой для сотрудников. Совмещайте  ознакомительную теорию с решением практических задач от простого к сложному. Не лишним будет и короткое обучающее видео по модели «Как решить проблему».

При правильном подходе вы можете на примерах учебных задач продемонстрировать работу системы и ее возможности, методы взаимодействия с членами команды для достижения цели. Задания должны быть максимально близки к вашим рабочим реалиям, но в то же время раскрывать разные аспекты и возможности. Практическое освоение возможностей системы поможет сотрудникам по-новому взглянуть на ее возможности и оценить удобство работы в ней. Тогда процесс внедрения систем пойдет быстрее.

Однако причиной неэффективной работы системы могут быть и неучтенные важные процессы, без которых эффективность системы сводится на нет. В таком случае систему нужно доработать, предварительно собрав обратную связь от пользователей.

Проблема №3. В системе отрывочные данные, которым нельзя доверять

Хуже нерабочей системы может быть только система, в которой отрывочные данные и им нет доверия. Такая ситуация возникает при работе по двойным стандартам: по старой привычной системе с эпизодическим внесением данных в новую систему. При таком положении дел толку от нововведения нет ни на йоту - только лишняя работа сотрудников для отвода глаз. 

Отрывочные данные не могут продемонстрировать реальное положение дел, не дают отследить ошибки, отточить работу системы. Это пустая трата денег, инвестиции в никуда. Процесс внедрения замирает. Важно своевременно отследить и не допустить усугубления ситуации. В таком случае следует работать последовательно и жестко.

Способы решения: как стимулировать использовать кабинет пользователя на сайте

  1. Позаботьтесь о том, чтобы лишить юзеров возможности работать в обход. 

Да, первое время будет легкое неудобство и дискомфорт, но привычка формируется за 21 день. И уже через месяц все адаптируются к новой системе. Интерес и осознание упущенных возможностей - вот, что толкает нас войти в кабинет и насладиться всеми "плюшками" автоматизации процессов. 

  1. Разберитесь в причинах, почему юзеры не хотят пользоваться новой системой.

Личные беседы, голосования, опросы, поощрение выражения аргументированного мнения. Приучите сотрудников вылавливать баги и ошибки и сообщать о них, чтобы их исправить. Пусть улучшение работы системы станет общим делом и вызывает заинтересованность каждого. Система поощрений и понимание, что результат зависит от усилий каждого.

  1. Изучите, к какому способу сейчас прибегают ваши потенциальные пользователи. 

Выясните, чем этот способ лучше предлагаемого вами, что в нем привлекает пользователей. Возможно, что-то действительно, стоит внедрить в новую систему. Рассматривайте  предпочтения пользователей как подсказку и возможность улучшить новую систему.

  1. Не пытайтесь переделать юзера — следуйте за ним.

Узнайте о его проблемах и желаниях, чего ему не хватает и что бы он хотел улучшить. Делайте знакомым и понятным для него интерфейс, чтобы переход был менее болезненным. Мелкие приятные и знакомые “фишечки” из старой жизни в новой системе могут стать триггерами и крючками для лучшего контакта с новыми пользователями. 

Как вариант, разрешите всем недовольным ругать систему с аргументацией. Так вы сможете вычислить и устранить все, что мешает нормально работать.

  1. Расскажите о новой системе пользователю через выгоды.

Не ставьте пользователей перед фактом. Вовлекайте их и готовьте благодатную почву еще на этапе разработки системы. Советуйтесь, анонсируйте, делитесь закулисьем, спорами и сомнениями, идеями и открытиями. И рассказывайте о том, как внедрение автоматизированных систем поможет улучшить результаты, упростить процессы, облегчить жизнь и повысить эффективность. Продемонстрируйте, что пользоваться системой очень легко. Донесите мысль, что  переход на новую систему нужен, в первую очередь, самому пользователю. Он должен в это поверить. Это могут быть короткие видеоролики, понятные схемы, реклама с историями, реальные истории успеха. Ну и, конечно, обучение. Оно тоже может быть в разных форматах: обучение у более опытных коллег, тренинги, мастер-классы, игровые программы. Главная цель всего этого — влюбить в новую систему, показать ее возможности и улучшения и заставить поверить, что это очень просто. Такая подготовка почвы станет благоприятной для быстрого внедрения системы.

  1. Радикальный метод — заменить главных саботажников на новичков. 

Новичкам всегда проще принять нововведения, потому что им не с чем сравнивать. Поэтому они быстрее и легче включаются в процесс внедрения систем, нежели люди с устоявшимися понятиями. Да, жалко и жестко, но в бизнесе нет места сентенциям: либо вы находите подход и помогаете старожилам адаптироваться к новой системе, либо, если товарищи мешают развитию бизнеса, — убрать их с дороги и заменить на свежую кровь, открытую к инновациям.  

  1. Лучший способ борьбы с проблемой — ее профилактика. 

Хорошо, когда каждый чувствует себя сопричастным к внедрению новой системы. В таком случае саботажа не будет, внедрение пройдет сравнительно легко. Пока идет разработка все успевают созреть и захотеть уже попробовать работу в новой системе. Ведь каждый опишет свои бизнес-процессы в упрощенной форме и будет ждать улучшений, а не того, что шефа блажь посетила, а нам страдать теперь.

Заключение

Проблема внедрения новой системы есть. Признайте ее, озвучьте и постарайтесь найти первопричины. Не нужно делать вид, что ее не существует, и игнорировать. Это только усугубит ситуацию и бороться с ним будет проблематично.

Замеряйте метрики использования. Это объективные данные, факты, на основе которых можно строить гипотезы о реальных причинах недовольства и неприятия новой системы. Так вы сможете своевременно отличить саботаж от “замыливания глаз” необъективными данными.  

Выработайте план и действуйте последовательно. Не форсируйте события и не рассчитывайте, что все радостно и безропотно примут автоматизированное рабочее место пользователя. Это стресс, и людям надо время, чтобы разобраться и понять, что это за зверь. Помогите им пройти этот путь с наименьшими потерями.

Насколько полезной была статья?

Смотреть демо

F-CRM + Site
Сайт для компании в виде лендингов + встроенная CRM для обработки заказов на услуги.
Falcon Auction Площадка услуг
Заказ услуг исполнителей через площадку.
Falcon Service Кабинеты для клиентов
Обслуживание заказов клиентов через личный кабинет на сайте

Как узнать бюджет/сроки своего проекта?

1. Создать концепцию проекта в личном кабинете

Шаблон концепции

2. Отправить нам документ концепции

Отправка идет через личный кабинет менеджеру.

3. Мы подготовим первичное КП с детализацией

Пример КП

Выгода от использования Falcon Space

В 2-3 раза экономнее и быстрее, чем заказная разработка
Более гибкая, чем коробочные решения и облачные сервисы
Используйте готовые решения и изменяйте под свои потребности

Если вам нравятся наши статьи, то пожалуйста подпишитесь на наш канал в Telegram - Falcon Space.
В нем мы будем публиковать обновления по статьям и другие материалы касательно нашей платформы.

Нужна бесплатная консультация?
Получить оценку проекта
Создайте концепцию проекта на основе нашего шаблона и получите оценку проекта в виде КП.
Демо-сайт решений
Базисные решения, которые можно гибко адаптировать под себя: менять внешний вид, бизнес-логику и даже структуру базы данных.
Прогрессивный руководитель видит решение в оптимизации бизнес-процессов: ускорить их, снизить количество операций, повысить эффективность работы сотрудников. С такой целью руководи...
Сайт использует Cookie. Правила конфиденциальности OK