Личный кабинет для доставки из Италии: как клиент отслеживает груз, а бухгалтер видит платежи

Доставка из Италии — многоэтапный процесс: заказ, отправка, таможня, склад в Москве, доставка. Участники: клиент, менеджер, кладовщик в Италии, кладовщик в Москве, водитель, бухгалтер. Если общаться через мессенджеры и email, информация теряется, клиент звонит с вопросом «где посылка?», менеджер не знает.

Мы автоматизировали это для компании IZIT.ONLINE (доставка из Италии). Создали CRM с личными кабинетами для каждой роли. Результат: звонки от клиентов сократились на 70%, среднее время обработки заказа — с 5 до 2 дней. Расскажу, как устроено.

Участники и их задачи

• Клиент — хочет знать, где его товар, и получать документы.
• Менеджер — координирует цепочку.
• Кладовщик в Италии — принимает товары, готовит к отправке.
• Кладовщик в Москве — принимает груз после таможни, комплектует заказы.
• Водитель — доставляет клиенту.
• Бухгалтер — контролирует платежи.

Раньше менеджер был «почтальоном»: получал вопрос от клиента, звонил кладовщику, ждал ответ, звонил клиенту. Одна посылка — 10 звонков.

Личный кабинет клиента

Клиент видит список своих заказов с цветовыми статусами: зелёный (доставлен), синий (в пути), жёлтый (ожидает), красный (проблема). По каждому заказу — детали:

• Трек-номер.
• Статус на каждом этапе: «На складе в Италии» → «Отправлен» → «На таможне» → «На складе в Москве» → «Передан в доставку» → «Доставлен».
• История платежей, документы (инвойс, декларация, счёт).
• Кнопка «Повторить заказ».

Клиент не звонит менеджеру. Звонки сократились на 70%.

Личный кабинет менеджера

Менеджер видит все заказы, фильтрует по статусу. Действия:

• Создать заказ.
• Назначить кладовщика в Италии.
• Отслеживать этапы.
• При задержке — отправить уведомление клиенту.
• Сгенерировать счёт.

Личный кабинет кладовщика (Италия)

Кладовщик видит только заказы, ожидающие поступления. Может:

• Подтвердить получение товара (статус меняется).
• Ввести реальный вес и габариты.
• Создать коробку (объединить заказы).
• Загрузить фото товара.
• Передать заказ ТК — ввести трек-номер.

Личный кабинет кладовщика (Москва)

Подтверждает получение на складе, комплектует заказы, передаёт водителю.

Личный кабинет водителя (PWA)

Видит список заказов на день с адресами. Отмечает начало доставки, прибытие к клиенту (с геолокацией), завершение. Статус меняется на «Доставлен».

Личный кабинет бухгалтера

Видит неоплаченные заказы, поступления, себестоимость, комиссию. Может сформировать акт сверки с клиентом.

Результаты через 6 месяцев

Из отзыва руководителя (Startpack): «Просмотрев стандартные CRM, поняли, что они слишком шаблонные. Наткнулись на Falcon Space. Благодаря грамотной работе программистов за несколько месяцев сделали программу, которая на автомате закрывает почти все рутинные моменты. Всё что требовало контроля, теперь автоматически отображается и считается в статистике».

Цифры:

• Звонки от клиентов сократились на 70%.
• Время обработки заказа — с 5 до 2 дней.
• Повторные заказы выросли на 30%.
• Ошибки в таможенных документах — на 80% меньше.

Бюджет — 700 тыс. руб, окупился за 7 месяцев.

Сколько стоит такая CRM для вашей доставки

• Лицензия Falcon Space — 150 000 руб.
• Настройка ролей, статусов, карточек заказов — 150-250 тыс. руб.
• Интеграция с API ТК (трекинг) — 50-100 тыс. руб.
• PWA для водителей и кладовщиков — 30-50 тыс. руб.
• Обучение — 20-30 тыс. руб.

Итого: 400-600 тыс. руб за 2-3 месяца. Окупаемость — от 6 до 12 месяцев.

Если у вас служба доставки (неважно, из Италии или соседнего города), такая CRM превратит хаос в прозрачность. Клиенты будут благодарны, менеджеры — свободны.

Насколько полезной была статья?