Личный кабинет для собственника бизнеса: какие отчёты нужны в первую очередь и как их настроить

Вы собственник бизнеса. Каждый день нужно принимать решения: дать скидку, нанять менеджера, поднять цены. Для этого нужны цифры. Но вместо цифр вы получаете от менеджеров «отчёт к вечеру» в Excel, который потом оказывается неверным. Вы теряете время, деньги и нервы.

В личном кабинете на Falcon Space вы можете настроить дашборд (панель управления), где будет отображаться всё, что нужно — в реальном времени, без участия менеджеров. Расскажу, какие отчёты реально полезны и как их быстро настроить.

Какие показатели нужны собственнику (а какие — нет)

Ошибка многих владельцев — хотеть «всё и сразу». 50 графиков на одной странице не помогают, а отвлекают. Для оперативного управления достаточно 5-7 ключевых показателей.

1. Выручка и валовая прибыль. Самое главное. Вы должны видеть выручку за сегодня, вчера, текущую неделю и месяц. Желательно в сравнении с прошлым периодом («+12% к прошлому вторнику»). Валовая прибыль = выручка минус себестоимость. Если себестоимость выросла, а выручка осталась — вы теряете деньги.

2. Количество новых заказов и новых клиентов. Если заказов много, а клиентов мало — старые клиенты стали заказывать чаще (хорошо). Если заказов мало, а клиентов много — конверсия упала (плохо).

3. Загрузка сотрудников (по отделам). У кого из менеджеров или мастеров больше всего заказов? Кто перегружен, а кто простаивает? Поможет перераспределить нагрузку до срывов сроков.

4. Просроченные задачи и заказы. Красная зона. Вы должны видеть этот список первым делом с утра.

5. Средний чек. Если средний чек растёт, а количество заказов падает — возможно, вы перегрели рынок.

6. Топ-5 клиентов и топ-5 товаров/услуг. На ком держится бизнес? Если топ-5 приносят 80% выручки — вы зависите от них. Риск.

7. Денежный поток (дебиторская задолженность). Кто и сколько должен компании? Если задолженность растёт — проблема.

Все эти отчёты можно сделать в личном кабинете Falcon Space. Данные обновляются автоматически из той же базы, где работают менеджеры.

Как это выглядит в реальном проекте (кейс нефтетрейдера)

В кейсе с нефтетрейдером дашборд директора включал:

• Крупные цифры: выручка за месяц (12,4 млн руб), себестоимость (10,1 млн), валовая прибыль (2,3 млн).
• График выручки по дням — видно, что пик во вторник и среду.
• Список просроченных отгрузок.
• Загрузку менеджеров по продажам (у одного 40 заказов, у другого 12 — перераспределили).
• Дебиторскую задолженность: общая сумма 890 000 руб, кто должен.
• Топ-3 клиента и топ-3 продукта.

Директор заходил в кабинет каждое утро на 10 минут и понимал, куда смотреть. Количество его «ручного управления» снизилось на 80%.

Из отзыва: «Мы стали видеть реальную прибыль по каждой сделке, а не общую среднюю. Менеджеры перестали спорить».

Как настроить дашборд в Falcon Space

Шаг 1. Определите перечень показателей. Возьмите 7 пунктов выше, уберите неактуальное, добавьте своё.

Шаг 2. Проверьте, есть ли эти данные в базе. Если вы ведёте учёт заказов, выручка есть. Если нет — добавьте сбор данных.

Шаг 3. Поручите SQL-специалисту написать запросы. Каждый отчёт — один SQL-запрос. Например, выручка за сегодня:

SELECT SUM(amount) FROM orders WHERE date = CURDATE()

Шаг 4. Создайте виджеты на странице дашборда. В админке: тип виджета (число, график, таблица), вставить SQL-запрос, настроить цвет. Виджет появится на странице.

Шаг 5. Настройте права доступа. Только роль «Директор» видит дашборд.

Всё занимает 2-3 часа работы технического человека. Если своего нет, мы сделаем базовый дашборд за 20-30 тыс. руб.

Почему не стоит использовать Excel для отчётов

Excel приводит к задержкам, ошибкам, разным версиям. Дашборд в личном кабинете обновляется автоматически. Вы можете посмотреть данные за любой день, неделю, месяц — они все в базе. И особенно удобно, когда вы в командировке: открыли телефон (адаптив есть) и видите, что выручка упала. Звоните и спрашиваете: «Что случилось?». Это может спасти бизнес.

Настройте свой первый дашборд уже на этой неделе. Вы удивитесь, как много свободного времени у вас появится.

Насколько полезной была статья?