Личный кабинет для поставщиков: как B2B компания автоматизировала закупки и перестала терять заказы

Одна из самых частых болей в B2B — это хаос с поставщиками. Менеджеры рассылают запросы по email, собирают КП в разных таблицах, теряют лучшие предложения. Клиенты жалуются, что «ваши поставщики долго отвечают», а конкуренты перехватывают заказ.

Мы решили эту проблему для компании, которая торгует винами Грузии. Им нужно было, чтобы несколько десятков местных виноделов сами загружали свою продукцию на сайт, а покупатели (рестораны и магазины) могли собирать корзину из разных поставщиков и оформлять единый заказ. Расскажу, как мы сделали личный кабинет поставщика и что из этого вышло.

Исходная ситуация: ад и Израиль без личного кабинета

До внедрения системы всё выглядело так:

• У каждого поставщика (винодельни) был свой прайс-лист в Excel.
• Менеджер агрегатора собирал эти файлы, объединял вручную, выкладывал на сайт через админку.
• Когда приходил заказ от клиента, менеджер должен был разбить его на части и отправить каждому поставщику отдельно.
• Поставщики присылали подтверждения, счета, статусы — тоже по email.
• Ошибки росли как снежный ком: то товара нет в наличии, то цена изменилась, то заказ отправили не тому виноделу.

Компания росла, поставщиков становилось больше 50, а менеджеров — всего 2. Стало очевидно, что без автоматизации они захлебнутся.

Как работает личный кабинет поставщика на нашей платформе

Мы сделали систему на базе Falcon Space, взяв за основу нашу CRM-заготовку для B2B. Вот какие возможности получили поставщики:

1. Самостоятельная загрузка товаров

Поставщик заходит в свой кабинет, нажимает «Добавить товар», заполняет поля (наименование, цена, остатки, характеристики, фото). Можно загружать и через Excel-шаблон — массово, за один раз. Товар попадает на модерацию администратору, а после одобрения — в общий каталог.

2. Управление остатками и ценами

Раньше поставщик менял цену — надо было писать менеджеру, ждать, пока тот обновит сайт. Теперь поставщик сам правит цену в кабинете, и она мгновенно отображается на витрине. Это сократило время реакции на рыночные изменения с 2-3 дней до 5 минут.

3. Просмотр заказов от покупателей

Когда покупатель оформляет корзину, система автоматически разбивает заказ на «субзаказы» по поставщикам. Каждый поставщик видит в своём кабинете только свою часть заказа, может подтвердить его или отклонить (если товара нет). Статус субзаказа автоматически влияет на статус основного заказа для покупателя.

4. Загрузка закрывающих документов

Поставщик прикрепляет счёт, накладную, акт — и они становятся доступны менеджеру и покупателю (через их кабинеты). Бухгалтерия больше не теряет документы в почте.

Важно: у поставщика нет доступа к данным других поставщиков. Он видит только свои товары, свои заказы, свои документы. Администратор платформы имеет полный контроль и может в любой момент посмотреть любой заказ, отредактировать любой товар, решить спорную ситуацию.

Какие результаты получили через 3 месяца после запуска

Проект был реализован за 2 месяца (первая версия) плюс 1 месяц на шлифовку и локализацию (потребовался перевод интерфейса на английский и данные каталога на два языка). Бюджет — около 800-900 тыс. рублей (лицензия + доработки + локализация).

Что изменилось:

• Ручная работа менеджеров сократилась на 80%. Больше не нужно собирать прайсы и разбирать заказы вручную. Менеджеры занимаются только сложными кейсами и развитием отношений с ключевыми поставщиками.
• Ошибки в заказах упали почти до нуля. Поставщик сам подтверждает наличие, а система не даёт оформить заказ на товар с нулевым остатком.
• Количество поставщиков выросло с 15 до 60. Стало легко подключать новых: регистрация, загрузка товаров, инструкция — всё онлайн.
• Клиенты стали возвращаться. Потому что видят актуальные цены и остатки, а заказы приходят вовремя.

Из отзыва заказчика (публикация на Startpack): «Положительным моментом Falcon Space является гибкая настройка системы, надежность, цена и невысокая стоимость владения по сравнению с конкурентами, удобная административная панель, возможность создания личных кабинетов и витрин, интеграция с внешними системами. Отдельно хотел бы отметить команду разработчиков, всегда на связи, помогают во многих вопросах и очень ответственно подходят к своей работе». Полный текст.

Почему личный кабинет поставщика выгоднее, чем ERP-система за миллионы

Часто B2B-компании думают: «Нам нужна ERP для поставщиков, как у крупных ритейлеров». Но покупка SAP или 1С с модулями EDI — это миллионы рублей и годы внедрения. Для малого и среднего бизнеса достаточно веб-кабинета с базовыми функциями.

Наш подход даёт:

• Понятный интерфейс — поставщик не учится работать в сложной ERP, а просто заполняет формы на сайте.
• Доступ с любого устройства — через браузер, без установки ПО.
• Интеграцию с 1С — если надо, мы настроим обмен данными (остатки, заказы) между вашей 1С и кабинетами поставщиков.
• Низкий порог входа — вы можете подключить первых 5 поставщиков за месяц и 200 тыс. рублей, а потом масштабировать.

Пример из другого нашего кейса: фулфилмент-оператор Fulfillyou. У них клиенты (магазины) хранят товары на складе оператора. Мы сделали личный кабинет, где клиент видит остатки своих товаров (данные из 1С в реальном времени) и может создавать заявки на отгрузку. Всё без звонков менеджеру. Кейс фулфилмента.

Как это реализовать технически (для тех, кто хочет попробовать сам)

Вот схема, как мы создаём личный кабинет поставщика на Falcon Space:

1. Создаём роль «Поставщик» в административной панели.
2. Делаем таблицу «Товары» с полями: название, цена, остаток, характеристики, supplier_id (ссылка на поставщика).
3. Пишем SQL-процедуру для вывода товаров поставщика — фильтр по supplier_id = текущий пользователь.
4. Создаём страницу «Мои товары» в личном кабинете поставщика, привязываем процедуру — получаем таблицу с кнопками «Редактировать», «Удалить», «Добавить».
5. Настраиваем форму добавления товара с полями. При сохранении вызывается процедура INSERT с supplier_id = @username.
6. Аналогично делаем страницу «Заказы» с подтаблицей «Товары в заказе».

Вся работа — на чистом SQL и HTML. Написать такую процедуру может даже начинающий разработчик. Вот пример процедуры для списка товаров поставщика:

CREATE PROCEDURE [app].[supplier_products]
    @username nvarchar(100)
AS
BEGIN
    SELECT product_id, name, price, quantity
    FROM products
    WHERE supplier_id = @username
    ORDER BY name;
END

Добавляем в разметку страницы таблицу с вызовом этой процедуры — и готово. Всё остальное (пагинация, фильтры, редактирование в модальном окне) платформа берёт на себя.

Что дальше? Расширяйте функционал постепенно

Вы можете начать с базового кабинета для поставщиков, а потом добавить:

• автоматическое уведомление о новом заказе (Telegram/Email);
• рейтинг поставщиков на основе отзывов клиентов;
• генерацию счёт-фактур и других документов «одной кнопкой»;
• интеграцию с вашей 1С или складской системой.

Всё это делается через SQL-процедуры и внешние действия — без переписывания ядра платформы.

Если вы хотите автоматизировать работу с поставщиками в своём B2B-бизнесе, напишите нам. Пришлите описание вашей модели: сколько поставщиков, какие товары/услуги, как сейчас происходит заказ. Мы подготовим коммерческое предложение и концепцию за 2-3 дня. Цены на платформу и доработки.

P.S. Если вы сами умеете писать SQL и не боитесь HTML, вы можете купить только лицензию и сделать кабинет поставщика своими силами по нашей документации. Это сэкономит вам до 70% бюджета. Документация Falcon Space.

Насколько полезной была статья?