Кейс: CRM для автосервиса с учётом склада, зарплаты сотрудников и кешбэка клиентам

Автосервис — это не просто «поднять на подъёмник и заменить масло». Это цепочка: клиент записался, заказ принят, менеджер оценил, подобраны запчасти, мастер выполнил, кассир принял оплату, бухгалтер посчитал зарплату. Чем больше СТО, тем сложнее не запутаться. Особенно когда у вас несколько филиалов, десятки сотрудников и тысячи клиентов.

Один из наших заказчиков — сеть автосервисов «Кар-Сити» (название изменено). Они столкнулись с хаосом: запчасти терялись на складе, мастера забывали отмечать отработанные часы, бухгалтер вручную считал зарплату по Excel, клиенты жаловались на ошибки в чеках. Мы сделали для них CRM на Falcon Space с 6 ролями, складским учётом, автоматическим расчётом зарплаты и кешбэком. Расскажу, как это устроено.

Проблемы автосервиса до внедрения CRM

До автоматизации всё держалось на «человеческом факторе»:

• Заказы записывались в тетрадку или Excel. Часто терялись, забывались.
• Запчасти списывались со склада на бумаге, фактического учёта не было — регулярно обнаруживалась нехватка.
• Мастера работали по сдельной оплате, но никто не фиксировал точное время начала и окончания работ. Зарплату начисляли «на глаз».
• Клиенты не видели историю ремонтов, не знали, когда следующее ТО.
• Бухгалтер тратил 2 дня в конце месяца на расчёты.
• Директор не имел оперативной картины: сколько денег в кассе, какие долги, загруженность мастеров.

Требовалось решение, которое объединит все процессы в одном месте, даст прозрачность и автоматизирует рутину.

Архитектура CRM: 6 ролей и их возможности

Мы спроектировали систему на базе Falcon Space (лицензия + доработки). Основные роли:

• Директор — видит дашборды, отчёты, управляет сотрудниками.
• Менеджер — создаёт заказы, общается с клиентами, назначает мастеров.
• Мастер (исполнитель) — ведёт свои заказы, отмечает время работы.
• Кассир — принимает оплату, выбивает чеки, управляет кешбэком.
• Завскладом — управляет запчастями, остатками, закупками.
• Бухгалтер — начисляет зарплату, формирует отчёты для ФНС.

Плюс администратор системы (технический).

Все данные хранятся в единой базе MS SQL Server, разграничение прав — через роли и SQL-фильтры (каждый видит только то, что ему положено).

Личный кабинет менеджера (основной)

Менеджер — центр управления заказами. Он может:

• Создать новый заказ — выбрать клиента из базы (или добавить нового), указать автомобиль (марка, модель, госномер), описание проблемы, желаемую дату завершения.
• Подобрать запчасти — система показывает доступные остатки на складе. Если нет в наличии — можно заказать у поставщика (интеграция с 1С или Excel-прайс).
• Назначить мастера — из списка свободных на текущий день. Учитывается специализация (двигатель, электрика, кузов).
• Отслеживать статус — «Новый», «Запчасти заказаны», «Мастер назначен», «В работе», «Готов к выдаче», «Выполнен», «Оплачен».
• Общаться с клиентом — встроенный чат, привязанный к заказу.

Для менеджера также доступна канбан-доска (см. предыдущую статью) — визуальное отображение заказов по статусам.

Личный кабинет мастера

Мастер заходит и видит:

• Свои назначенные заказы на сегодня, завтра, неделю.
• Карточку заказа — описание проблемы, список запчастей, комментарий менеджера.
• Кнопка «Начать работу» — фиксирует время старта. «Завершить работу» — фиксирует время окончания. Система считает затраченные часы.
• Возможность добавить комментарий о выполненной работе, прикрепить фото.
• Уведомления о новых назначениях в Telegram или через PWA.

Зарплата мастера — сдельная (процент от стоимости работ). Система автоматически начисляет его в конце месяца.

Личный кабинет завскладом

• Управление номенклатурой запчастей — добавление, редактирование, цены закупки.
• Остатки на складе — таблица с текущим количеством, минимальным остатком (при достижении выдается предупреждение).
• Приход товара — при поступлении запчастей от поставщика завскладом увеличивает остатки.
• Списание товаров — при выдаче мастеру (автоматически при назначении заказа или вручную).
• Отчёт по оборачиваемости — какие запчасти заканчиваются, какие залежались.

Интеграция с 1С может обновлять остатки автоматически, но в этом проекте всё велось вручную — объём был небольшой.

Личный кабинет кассира

• Просмотр выполненных заказов, ожидающих оплаты.
• Приём оплаты — наличными, картой (через терминал или эквайринг, интегрированный с сайтом). При оплате система генерирует чек и отправляет клиенту на email/SMS.
• Кешбэк — для постоянных клиентов. Кассир может начислить бонусные баллы (например, 5% от суммы заказа). Клиент может использовать их для оплаты следующих услуг.
• Закрытие смены — формирование Z-отчёта (наличная выручка, безналичная, сумма кешбэка).

Личный кабинет бухгалтера

• Начисление зарплаты — на основе отработанных часов и сдельных расценок. Система автоматически суммирует по каждому мастеру за месяц, бухгалтер только утверждает.
• Расчёт налогов и страховых взносов — помогает сформировать платёжки.
• Отчёты для директора — по выручке, себестоимости, валовой прибыли, дебиторской задолженности.
• Выгрузка в 1С Бухгалтерию (опционально) — через Excel или API.

Личный кабинет директора (дашборд)

• Ключевые показатели — выручка за день/неделю/месяц, средний чек, количество заказов.
• Загрузка мастеров — график, кто перегружен, у кого простои.
• Склад — остатки, дефицит, залежавшиеся позиции.
• Финансовый отчёт — доходы, расходы, зарплата, налоги.
• Рейтинг сотрудников — по количеству выполненных заказов, отзывам клиентов.

Директор может детализировать любой показатель (провалиться в список заказов).

Техническая реализация ключевых функций

Автоматический расчёт зарплаты мастера

В таблице `work_log` фиксируются время начала и окончания работ по заказу. Длительность вычисляется в минутах. Зарплата = (длительность / 60) * ставка_в_час.

CREATE PROCEDURE [app].[calculate_master_salary]
    @master_id int, @month int, @year int
AS
BEGIN
    SELECT SUM(DATEDIFF(minute, start_time, end_time) / 60.0 * hourly_rate) AS total_salary
    FROM work_log w
    JOIN masters m ON w.master_id = m.master_id
    WHERE w.master_id = @master_id 
      AND MONTH(w.date) = @month 
      AND YEAR(w.date) = @year
      AND w.status = 'completed';
END

В конце месяца бухгалтер запускает этот отчёт, утверждает и формирует платёжную ведомость.

Управление остатками склада

При создании заказа менеджер выбирает запчасти. Если их количество на складе достаточно, система резервирует их (уменьшает доступный остаток, но не списывает). После подтверждения выполнения заказа резерв превращается в списание. Это предотвращает ситуацию, когда один и тот же товар зарезервирован в двух заказах.

Поля в таблице `stock`:

• quantity_available — сколько физически есть.
• quantity_reserved — сколько зарезервировано под незавершённые заказы.
• quantity_ordered — сколько заказано у поставщика (скоро придёт).
• free_quantity = quantity_available - quantity_reserved — показывает менеджеру, сколько реально можно использовать.

Кешбэк для клиентов

У клиента есть баланс бонусов. При оплате кассир может списать до 100% бонусами (или частично). При начислении — добавляется строка в `bonus_transactions`.

CREATE PROCEDURE [app].[apply_bonus]
    @client_id int, @order_id int, @bonus_amount decimal(10,2)
AS
BEGIN
    DECLARE @current_balance decimal(10,2);
    SELECT @current_balance = bonus_balance FROM clients WHERE client_id = @client_id;
    IF @bonus_amount > @current_balance
        SELECT 'error' AS result, 'Недостаточно бонусов' AS message;
    ELSE
    BEGIN
        UPDATE clients SET bonus_balance = bonus_balance - @bonus_amount;
        UPDATE orders SET bonus_used = @bonus_amount WHERE order_id = @order_id;
        -- Логируем
        INSERT INTO bonus_transactions (client_id, order_id, amount, type) 
        VALUES (@client_id, @order_id, @bonus_amount, 'debit');
    END
END

Результаты через 6 месяцев

По словам директора компании (из отзыва на Startpack):

«Очень удобный интерфейс, большой функционал и быстро реагирующая техподдержка. Все работает исправно, большой выбор функционала, который за счёт удобного интерфейса лёгок в освоении. Техподдержка очень быстро отвечает и оперативно решает все возникшие проблемы и вопросы. Плюсы: удобство панели администратора, работа с товарами, роли пользователей, учётные возможности, гибкость настройки, поддержка».

Конкретные цифры:

• Время оформления заказа сократилось с 15 до 4 минут.
• Загрузка мастеров выросла на 25% (благодаря автоматическому распределению).
• Количество ошибок в начислении зарплаты снизилось до нуля.
• Складской учёт позволил сократить потери запчастей на 30% (перестали «теряться» масла и фильтры).
• Клиенты стали возвращаться чаще (кешбэк + история ремонтов) — повторные визиты выросли на 35%.

Бюджет проекта составил около 650 тыс. рублей (лицензия + доработки + интеграции). Окупился за 8 месяцев за счёт сокращения потерь и роста выручки.

Что можно улучшить во второй очереди

• Личный кабинет клиента (сейчас только менеджер общается с клиентом). Добавим историю ремонтов, онлайн-запись, кешбэк-баллы.
• Интеграция с автосканерами — автоматическое считывание ошибок с автомобиля и создание заказа.
• Мобильное приложение для мастеров (сейчас PWA, но можно сделать нативное).
• Чат-бот в Telegram для записи клиентов без звонка.

Если вы владеете автосервисом, СТО или сетью, и хотите навести порядок в учёте — напишите нам. Мы адаптируем эту CRM под ваши процессы. Стоимость — от 400 тыс. руб (базовый функционал) до 1 млн (с расширенной отчётностью и интеграциями).

Насколько полезной была статья?