Как мы автоматизировали учёт перепланировки помещений: 6 ролей, калькулятор, документооборот

Проектная организация «ПГСК» (перепланировка помещений под ключ) обратилась к нам с классической болью: заказов много, а система учёта — хаотичная. Партнёры присылают заявки в WhatsApp, менеджеры теряют документы, инженеры не знают, в каком порядке выполнять работу, а руководитель не понимает, где деньги.

Мы создали для них CRM на Falcon Space с 6 личными кабинетами, калькулятором стоимости и документооборотом. Проект занял 6 месяцев, бюджет первой версии — 700 тыс. рублей. Сейчас в системе более 300 выполненных заказов, и руководитель видит финансовую картину в реальном времени. Расскажу, как это работает и почему это выгодно для любой проектной компании.

Как работала перепланировка до CRM

У «ПГСК» были партнёры (физические лица, которые находили клиентов), менеджеры (вели заказы), инженеры (разрабатывали проекты), руководитель и администратор. До автоматизации:

• Партнёр звонил или писал менеджеру: «Клиент хочет перепланировку, вот адрес». Менеджер записывал в Excel, потом передавал инженеру устно.
• Инженер ехал на объект, делал обмеры, потом в офисе готовил проект в AutoCAD, затем отдавал менеджеру.
• Менеджер формировал коммерческое предложение (руками, в Word) и отправлял партнёру. Тот — клиенту.
• Если клиент соглашался, начиналось согласование. Документы терялись, инженеры дублировали работу.
• Руководитель раз в месяц просил отчёт: сколько заказов, сколько денег. Менеджеры собирали данные из разных Excel-файлов два дня.

Заказов было много, но прибыль таяла из-за неэффективности.

6 ролей и их задачи в новой системе

Мы автоматизировали каждый этап. В системе появились кабинеты для всех участников.

Личный кабинет партнёра
Партнёр (тот, кто приводит клиента) регистрируется в системе. После регистрации получает логин и пароль от администратора. В кабинете он может:

• Создать заявку на перепланировку: указать адрес, тип помещения, пожелания клиента, загрузить фото.
• Отслеживать статус: «Назначен инженер», «Проект готов», «На согласовании», «Готово». Все статусы обновляются автоматически.
• Скачать готовый проект (пакет документов) в PDF.
• Написать менеджеру в чате.

Партнёр не видит других заявок, только свои. Он перестал дёргать менеджера вопросами «где проект?» — всё видно в кабинете.

Личный кабинет менеджера
Менеджер — центр управления заявкой. Его задачи:

• Принять заявку от партнёра (или от прямого клиента, если звонит сам).
• Назначить инженера из списка (система показывает загрузку каждого инженера, чтобы не перегружать).
• Контролировать сроки: если инженер затягивает, менеджер получает предупреждение.
• Формировать коммерческое предложение и договор на основе шаблона (система подставляет данные из заявки).
• Отправлять документы партнёру на подпись.

Менеджер также видит график заявок и может перераспределять нагрузку между инженерами.

Личный кабинет инженера
Инженер (человек, который проектирует перепланировку) видит только назначенные на него заявки. У него есть:

• Список заявок со сроками (горят красным, если просрочены).
• Кнопка «Начать работу» (фиксирует время).
• Кнопка «Загрузить проект» (можно загрузить файлы DWG, PDF, сметы).
• Встроенный календарь выездов на объекты.
• Возможность оставить комментарий для менеджера («Не хватает данных», «Замер сделан»).

Инженер не видит цен и финансов — только техническую часть.

Личный кабинет руководителя
Руководитель («суперменеджер» в терминах системы) видит всё:

• Количество заявок по статусам (в работе, просрочено, завершено).
• Финансовый отчёт: выручка по партнёрам, по менеджерам, по инженерам.
• Загрузку сотрудников (у кого больше всего заявок).
• Средний чек и время выполнения заявки.
• Может выгрузить данные в Excel для бухгалтерии.

Руководитель также может управлять пользователями (добавлять/блокировать) и настраивать справочники (типы помещений, цены).

Личный кабинет администратора сайта
Администратор (технический пользователь) управляет системой: создаёт роли, правит права доступа, смотрит логи. В проекте «ПГСК» он же и был руководителем, поэтому роли частично объединены.

Дополнительно: калькулятор стоимости для клиента
Мы сделали публичный калькулятор на главной странице. Клиент (физическое лицо) вводит площадь, тип перепланировки (санузлы, несущие стены), этаж. Система выдаёт примерную цену. Это повысило конверсию в заявки на 25%.

Калькулятор подключён к CRM: если клиент оставляет заявку, она автоматически попадает менеджеру.

Документооборот: договоры, акты, проекты

«ПГСК» сильно выиграла от автоматической генерации документов. Раньше менеджер вручную составлял договор с партнёром, акт приёма-передачи проекта, смету. Теперь:

• При создании заявки система генерирует договор (на основе шаблона) и отправляет партнёру на почту.
• После завершения работ инженером система автоматически формирует акт для подписания.
• Все документы (сканы подписанных, готовые проекты) хранятся в карточке заказа. Ничего не теряется.

Система также ведёт учёт времени: сколько дней инженер потратил на заявку, сколько менеджер на согласование. Это помогло руководителю выявить узкие места и перераспределить задачи.

Результаты через 8 месяцев

По отзывам заказчика (цитата из их внутреннего опроса): «Мы скинули им свой текущий осмысленный процесс производства и наши фантазии. Процентов 10 наших влажных фантазий они сразу трезво отмели, еще примерно 10% отмели по соглашению сторон. Работа над техзаданием — это основная часть работы. ТЗ мы пилили совместно с сентября по декабрь 2024. С декабря 24 по февраль 25 шла работа по созданию системы и шлифовке. Без полного погружения ответственного представителя заказчика ничего хорошего не получится! Резюме — вообще ни разу не пожалели, что связались именно с Falcon Space».

Конкретные цифры:

• Время от заявки партнёра до выдачи готового проекта сократилось с 14 до 5 дней.
• Количество потерянных документов (договоров, актов) снизилось до нуля.
• Загрузка инженеров выровнялась (раньше одни работали в ночь, другие простаивали).
• Руководитель перестал тратить два дня на сбор отчётов — всё видит в дашборде за 5 минут.
• Выручка компании выросла на 30% за счёт ускорения обработки заявок (больше проектов за то же время).

Окупаемость CRM — 9 месяцев (с учётом стоимости разработки и лицензии). Дальше — чистая прибыль от повышения эффективности.

Почему эта модель подойдёт и вам

Если ваша компания работает по схеме «партнёр → менеджер → инженер» (или любой другой цепочке с несколькими ролями), такая CRM наведёт порядок. Неважно, проектируете вы перепланировки, делаете ремонты, разрабатываете дизайн-проекты — логика одна:

• Партнёр (физлицо или юрлицо) оставляет заявку.
• Менеджер обрабатывает и назначает исполнителя.
• Исполнитель выполняет и загружает результат.
• Все статусы и документы — в одном месте.

Бюджет такой системы для вашей организации: лицензия Falcon Space (150 тыс. руб) плюс доработки под ваши роли и документы (300-500 тыс. руб). Срок — 3-6 месяцев.

Насколько полезной была статья?